-
Podwójne akta osobowe pracowników
... te same akta osobowe? Umowy sporządzamy w 3 jednobrzmiących egzemplarzach ( dla jednostki macierzystej, oddziału, pracownika) Czy są szczególne zasady dotyczące tworzenia takich „podwójnych” akt osobowych? Odpowiedź: Pracodawca w sytuacji opisanej w pytaniu może prowadzić akta osobowe pracowników w 2 jednostkach, przy czym jedne akta będą miały ...
-
Akta osobowe pracowników a kontrola PIP
... pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Często pojawia się pytanie, czy pracodawca, który zatrudnia jedną osobę, zobowiązany jest prowadzić akta osobowe. Otóż wyżej wymienione rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej nakłada obowiązek prowadzenia akt osobowych na wszystkich pracodawców niezależnie od ilości zatrudnionych ...
-
Przejęcie zakładu a akta osobowe pracowników
... zostali przejęci, ma obowiązek przekazać nowemu pracodawcy nie tylko akta osobowe, ale także pozostałą dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy tych pracowników, np. dokumentację dotyczącą rozliczenia składek na ZUS czy podatku dochodowego. 2. Przekazać akta = udostępnić je nowemu pracodawcy Powyższy obowiązek należy rozumieć w ten ...
-
Akta osobowe pracownika
... ? Jak pracodawca powinien prowadzić dokumentację w swoim zakładzie pracy? Akta osobowe pracownika stanowią zbiór najważniejszych dokumentów, pism i oświadczeń związanych ze stosunkiem pracy określonego pracownika. Zazwyczaj jest to gruba teczka opatrzona nazwą „Akta osobowe” oraz imieniem i nazwiskiem pracownika. Kwestie dotyczące prowadzenia akt ...
-
Jak prowadzić akta osobowe pracownika?
... dwa dni wolne od pracy w ciągu roku kalendarzowego. Prowadzenie akt osobowych Wszystkie dokumenty pracownika należy przechowywać w jego teczce osobowej. Akta osobowe powinny składać się z trzech części (§ 6 ust. 2 rozporządzenia). W części A należy umieścić dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a więc np. kwestionariusz ...
-
Inne nazwisko na dyplomie a akta osobowe pracownika
... powinien przedstawić do wglądu pracodawcy, natomiast pracodawca może sporządzić ich kopię. Pracodawca ma obowiązek założyć i prowadzić akt osobowe dla każdego pracownika. Akta osobowe w części A obejmują dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a więc także dokumenty związane z danymi osobowymi pracownika i wykształceniem ...
-
Umowa o pracę nakładczą a akta osobowe pracownika
... stosuje się natomiast art. 94 pkt 9a K.p., zgodnie z którym pracodawca jest zobowiązany prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. O obowiązku zakładania akt osobowych nie wspomina również rozporządzenie RM w sprawie uprawnień pracowniczych osób wykonujących pracę nakładczą. Z powyższego wynika ...
-
Akta osobowe pracownika a informacje o zajęciu komorniczym
Czy zajęcia komornicze pracowników powinny być wpięte w akta osobowe pracownika? Nie ma przepisów regulujących tę kwestię. W związku z tym zaleca się, aby dokumenty dotyczące zajęć komorniczych pracowników istniejących w trakcie stosunku ...
-
Akta osobowe sprzed lat. Gdzie ich szukać?
... też organy założycielskie, czyli urzędy wojewódzkie albo organy nadrzędne, czyli konkretne ministerstwa. Zdecydowanie w najlepszym położeniu są ci, którym potrzebne są akta osobowe od pracodawcy, który nadal istnieje. Wtedy powinien wystawić byłemu pracownikowi zaświadczenie o zatrudnieniu, ale też o osiąganych zarobkach. Jeśli jednak zakładu już ...
-
Akta osobowe: dostęp a ochrona danych pracownika
... . 37 ustawy- dysponować pisemnym upoważnieniem wystawionym przez administratora danych (pracodawcę). W gestii pracodawcy leży natomiast sporządzenie ewidencji osób upoważnionych do wglądu w akta (art. 39 ust. 1 ustawy). Pracowników, posiadających dostęp do akt osobowych, obowiązuje tajemnica, która obejmuje nie tylko same dane, ale również ...
-
Zmiana trybu rozwiązania umowy a akta osobowe pracownika
Formalnie nie ma przeszkód, aby w okresie wypowiedzenia strony zdecydowały o zmianie trybu rozwiązania umowy o pracę i postanowiły, że umowa rozwiąże się na mocy porozumienia stron. W takim przypadku, co do zasady, odwołanie oświadczenia o wypowiedzeniu umowy o pracę jest skuteczne, jeśli dotrze do drugiej strony jednocześnie z oświadczeniem o ...
-
Konsultacje ze związkami zawodowymi a akta osobowe
Przepisy rozporządzenia w sprawie prowadzenia dokumentacji pracowniczej zobowiązują pracodawcę do zakładania i prowadzenia oddzielne dla każdego pracownika akt osobowych. Pisma dotyczące konsultacji ze związkami zawodowymi zamiaru wypowiedzenia pracownikowi stosunku pracy powinna być przechowywane w części B akt osobowych. Pytanie: Czy pisma dot. ...
-
Elektroniczne akta pracownicze
... .01.2019 r. pracodawca ma natomiast możliwość podjęcia decyzji, że przejście na elektroniczną formę dokumentacji personalnej będą podlegały tylko akta osobowe obecnie zatrudnionych pracowników. Natomiast akta osobowe byłych pracowników, których stosunek pracy zakończył się przed 01.01.2019 r. mogą pozostać w formie papierowej. Drugą, najważniejszą ...
-
Dokumentacja pracownicza a ponowne zatrudnienie
... spraw służbowych poza firmą (§ 4 rozporządzenia). A,B,C Ustawodawca wymaga, aby akta osobowe zatrudnionych były zorganizowane w trzech częściach: A- dokumenty związane z ... pozwalałaby na usunięcie notatki na ten temat. Należy też pamiętać, że akta osobowe, niezależnie od tego, ile razy pracownik zasilał szeregi firmy, muszą pozostawać w zgodzie ...
-
Wniosek o emeryturę a brak szczegółowego świadectwa pracy
... na podstawie postępowania wyjaśniającego na tę okoliczność, np. przesłuchania świadków? Odpowiedź: W takiej sytuacji należy w pierwszej kolejności ustalić, gdzie znajdują się akta osobowe. Prawdopodobnie są one zdeponowane w archiwum państwowym (baza archiwum państwowego znajduje się pod adresem: http://ewidencja.archiwa.gov.pl/index.php ). Po ...
-
Przechowywanie akt osobowych pracownika
... przechowywanych w formie papierowej. Pracodawca musi zastosować takie środki techniczne i organizacyjne, aby zabezpieczyć akta, może więc korzystać z wszelkich rozwiązań zapewniających wykonanie tego zadania. Teczki zawierające akta osobowe powinny być przechowywane w zamykanych szafach, do których dostęp będą mieć tylko wyznaczeni pracownicy ...
-
Rekrutacja a ochrona danych osobowych i prywatności
... naprawdę rekruci mogą umieścić w swoich dokumentach aplikacyjnych wszystko, wiec należy objąć te dokumenty szczególną ochroną, co najmniej taką, jaką zabezpieczamy akta osobowe naszych pracowników. Usuwanie / anonimizowanie W zakresie niszczenia dokumentów aplikacyjnych w wersji elektronicznej sprawa jest dość prosta. Po prostu usuwamy dokumenty ...
-
Atak hakerski na dział HR. Jak się zabezpieczyć?
... z wynagrodzeniami do wypłaty albo zaginione akta osobowe. Dzisiaj, czarnych scenariuszy, na które powinien być przygotowany każdy dział HR jest zdecydowanie więcej ... uniknąć nerwowego zastanawiania się, jakie dane osobowe tak naprawdę są objęte atakiem. Trzeba też wiedzieć, czyje dane osobowe są przechowywane na zaatakowanym serwerze – czy tylko ...
-
Obowiązki pracodawcy: konsekwencje naruszenia
... pracowników oraz wyników ich pracy; prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników; przechowywać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem; wpływać na kształtowanie w zakładzie pracy zasad współżycia ...
-
Zatrudnianie pracowników: wszystko, co trzeba wiedzieć
... pracy, obecności w pracy, listę płac, imienną listę wypłacanego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Dokumentacja związana ze stosunkiem pracy i akta osobowe powinny być prowadzone i przechowywane w warunkach zapobiegających ich uszkodzeniu lub zniszczeniu. Pracodawca powinien również zapewnić ochronę przed ich udostępnieniem osobom ...
-
Jakie zmiany w prawie od 1 stycznia 2019?
... czyli potwierdzenia zgodności cyfrowego odwzorowania z dokumentem papierowym. Akta osobowe zostały rozszerzone o dodatkową część „D”, która wprowadzona została z myślą o dokumentacji związaną z odpowiedzialnością porządkową pracownika. Od 1 stycznia 2019 r. akta osobowe pracownika składają się z 4 części A,B, C, D i obejmują: Część A wszelkie ...
-
Wynagrodzenie pracownika: obowiązki pracodawcy i ewidencja księgowa
... pracowników oraz wyników ich pracy; prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników; przechowywać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem; wpływać na kształtowanie w zakładzie pracy zasad współżycia ...
-
Smartfony a udostępnianie danych
... smartfonach w niedużych organizacjach wymaga większej uwagi. Organizacje, które przetwarzają dane osobowe na urządzeniach mobilnych powinny odpowiedzieć sobie na pytanie, co stanie ... na zasadach kiedy, jak i pod jakimi warunkami można przetwarzać dane osobowe - podkreśla Leszek Kępa. Cena postępu technologicznego Czy ceną postępu technologicznego ...
-
Dokumentacja pracownicza: nowe obowiązki dot. archiwizacji
... archiwizacji dokumentacji pracowniczej w Kodeksie pracy: Dodano kolejny obowiązek pracodawcy, którym jest przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem (art. 94 ust. 9b kp). Rozszerzono liczbę przypadków, kiedy pracodawca będzie podlegał ...
-
Wyższe kary dla pracodawców
... danych Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Pracodawca ma także (zgodnie ze znowelizowanym Kodeksem Pracy) obowiązek przechowywać dokumentację związaną ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w taki sposób, aby nie uległy one uszkodzeniu lub zniszczeniu. Nie przestrzeganie tego przepisu grozi sankcją karną.
-
PIP skontroluje placówki handlowe
... braki w prowadzeniu ewidencji czasu pracy, a w jednej czwartej placówek pracownicy nie otrzymywali należnych urlopów. Natomiast w 51 proc. hipermarketów w sposób niedokładny prowadzono akta osobowe zatrudnionych. Kontrole inspekcji pracy ujawniły także, iż w 24 proc. badanych sklepów nie przestrzegano pięciodniowego tygodnia pracy, a w 20 proc. nie ...
-
Archiwizacja dokumentacji pracowniczej - przepisy
... przepisach przewidujących następstwo prawne nowego pracodawcy w stosunkach pracy nawiązanych przez poprzedniego pracodawcę, dotychczasowy pracodawca jest obowiązany przekazać akta osobowe pracownika oraz pozostałą dokumentację w sprawach związanych z jego stosunkiem pracy pracodawcy przejmującemu tego pracownika. Warunki przechowywania dokumentacji ...
-
Praca na więcej niż jeden etat
... umowy i innych (art. 29 K. p.). Pracodawca jest zobowiązany również do prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Może zatem założyć oddzielne akta osobowe pracownika (czyli założyć drugą teczkę akt pracowniczych), aby łatwiejsze było rozdzielenie praw i obowiązków dla każdej ze stron wynikających z każdego ze ...
-
Dokumentacja pracownicza: teczka bez donosów
... o pracę, kopia wydanego pracownikowi świadectwa pracy oraz potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym. Akta osobowe pracownika składają się więc wyłącznie z dokumentów związanych z przebiegiem pracy w danej firmie. Nie ma mowy, aby wśród nich znalazło się miejsce ...
-
ZUS: obsługa klientów przez Internet i telefon
... o niezaleganiu w opłacaniu składek, czy też uzyskać informacje zapisane na indywidualnym koncie w ZUS. Zanim udzielone zostaną jakiekolwiek informacje, weryfikowane będą dane osobowe osoby dzwoniącej. Platforma Usług Elektronicznych usprawni również obsługę klienta na miejscu, w samym Zakładzie. Każda z 320 placówek ZUS zostanie bowiem wyposażona ...
-
Błędy w dokumentacji pracowniczej a niższa emerytura
... z art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy, w myśl którego pracodawca jest obowiązany w szczególności prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. Szczegółowe kwestie związane z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej określa wydane na podstawie art. 2981 Kodeksu pracy, rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki ...
-
Pierwsza praca: co warto wiedzieć?
... danym stanowisku. Przydatne linki: - Kodeks pracy Młodego pracownika nie powinno również zdziwić, że pracodawca prowadzi ewidencję jego czasu pracy oraz akta osobowe, w których zawarte będą wszystkie najważniejsze dokumenty dotyczące zatrudnionego i zawartego z nim stosunku pracy. Obowiązkiem pracodawcy jest ponadto zgłoszenie pracownika do ...
-
Zbiory danych osobowych w działalności przedsiębiorców
... Zbiorem danych będzie więc zarówno ogólnodostępny Krajowy Rejestr Karny, jak i akta pracownicze prowadzone indywidualnie przez każdego przedsiębiorcę, dla zatrudnionych u niego osób. ... roszczeniami cywilnoprawnymi osób, których dane osobowe przetwarzamy. Równocześnie, im większą wagę zyskują dane osobowe w Unijnym ustawodawstwie, tym większe ...
-
Kadry i płace po nowemu. Zmiany w HR w 2018 roku
... każdego przedsiębiorstwa, bez względu na skalę działalności, która przetwarza dane osobowe klientów, kontrahentów czy pracowników. Każda organizacja musi wdrożyć systemy adekwatne ... dodaje Cezary Karolczyk. Akta pracownicze przechowywane 10 lat Z końcem 2017 roku Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy, dzięki któremu akta pracownicze będzie można ...
-
Ochrona danych osobowych – absolutne minimum
... odpowiednich procedur (np. wymóg zamykania na klucz szaf, w których przechowywane są akta pracownicze). Dodatkowo, do przetwarzania danych, stosownie do treści przepisu art ... posiadanie aktualnej Polityki Bezpieczeństwa Informacji, a w przypadku, gdy dane osobowe są przetwarzane w systemie informatycznym (dziś, w praktyce zawsze), również ...