Praca hybrydowa a wyniki biznesowe. Dlaczego 50% firm traci efektywność i jak temu zapobiec?

Przeczytaj także: Kryzys zaangażowania w polskich firmach. Co trzeci pracownik przychodzi do pracy z przymusu

Praca hybrydowa sama w sobie nie jest ani receptą na sukces, ani źródłem problemów. Stała się po prostu nowym standardem organizacji pracy, który – w zależności od tego, jak został zaprojektowany i wdrożony – może realnie wspierać efektywność firm albo stopniowo ją osłabiać. 94% firm uczestniczących w cyklicznych badaniach „Hybrid and Beyond” realizowanych przez Colliers Define funkcjonuje w trybie pracy hybrydowej, a nawet co druga organizacja doświadcza dziś symptomów chorób hybrydowych.

Spadek efektywności zespołowej, osłabienie zaangażowania lub pogorszenie przepływu informacji to tylko niektóre z objawów i jednocześnie wyzwań, które pojawiły się po wdrożeniu modelu hybrydowego. Tam, gdzie hybryda została wprowadzona bez redefinicji procesów, ról liderów i środowiska pracy, zaczęły ujawniać się charakterystyczne problemy, które dziś coraz częściej obserwują zarówno zarządy, zespoły HR, jak i sami pracownicy.

Jak wynika z badania Colliers, 51% respondentów jest zdania, że praca zdalna miała negatywny wpływ na przepływ informacji na poziomie operacyjnym, 37% firm nie ma zdefiniowanych kluczowych kanałów komunikacji, 44% nie ma wdrożonych zasad zapewniających odpowiednią higienę spotkań hybrydowych, a 66% nie wprowadziło praktyk i reguł związanych z komunikacją asynchroniczną.

Analiza wyników badania „Hybrid and Beyond” pokazuje, że trudności w organizacjach pracujących hybrydowo nie występują incydentalnie. Mają tendencję do pojawiania się pakietami, tworząc zestawy symptomów przypominających choroby organizacyjne.

Zidentyfikowaliśmy trzy takie zjawiska, którym nadaliśmy nazwy jednostkek chorobowych: apatioza organizacyjna, dur efektywnościowy oraz rozprosz złośliwy. W kolejnym etapie przeanalizowaliśmy różne obszary funkcjonowania, porównując działania podejmowane przez firmy wykazujące symptomy tych chorób z praktykami stosowanymi w organizacjach, w których takie objawy nie występują. Dzięki temu mogliśmy wskazać dobre praktyki pracy hybrydowej – mówi Dorota Osiecka, Partner, Colliers Define.

Eksperci Colliers podkreślają, że każda z tych chorób jest w istocie zestawem zaostrzonych problemów, które często istniały już wcześniej w czasach powszechnej pracy stacjonarnej w biurze. Hybryda je spotęgowała lub wyostrzyła ich widoczność.

Gdy zaangażowanie pracowników słabnie, czyli apatioza organizacyjna

Apatioza organizacyjna rozwija się powoli, często niezauważenie. Zespoły formalnie funkcjonują, zadania są realizowane, ale zanika poczucie wspólnoty, a zaangażowanie pracowników słabnie. W organizacjach dotkniętych apatiozą pojawiają się trudności w bieżącym zarządzaniu zespołami, maleje inicjatywa oddolna.

Analiza praktyk firm, które skutecznie unikają tego zjawiska, pokazuje, że kluczowe znaczenie ma aktywne zarządzanie informacją o dostępności pracowników oraz świadome tworzenie okazji do spotkań na żywo. W 57 proc. organizacji wolnych od symptomów apatiozy pracownicy dokładnie wiedzą, kto i kiedy pracuje zdalnie, a kto jest obecny w biurze. Natomiast w firmach dotkniętych tym problemem odsetek ten spada do 26 proc.

Równie istotna okazuje się także promocja zdrowych nawyków, na przykład poprzez zajęcia sportowe czy realizowane w biurze programy fitness. Aż 75 proc. organizacji niewykazujących oznak apatiozy promuje zdrowe nawyki i inicjatywy sprzyjające nieformalnym interakcjom, podczas gdy wśród firm zmagających się z apatiozą robi to jedynie 48 proc. Biuro w takich organizacjach pełni rolę przestrzeni budowania relacji i energii zespołowej, a nie wyłącznie miejsca realizacji zadań – mówi Karolina Dudek, Associate Director, People & Places Advisory, Colliers Define.

Rozprosz złośliwy – izolacja zespołów wpływa na efektywność organizacji

Rozprosz złośliwy nie atakuje pojedynczych pracowników, lecz interakcje między nimi. W konsekwencji firma przestaje funkcjonować jak spójny ekosystem i zaczyna przypominać archipelag oddzielonych od siebie wysepek. Choroba ta uszkadza procesy, których skuteczne działanie opiera się właśnie na sieci powiązań organizacyjnych.

Typowe objawy rozproszu obejmują pogorszenie przepływu informacji w organizacji, problemy w zakresie szkoleń i rozwoju pracowników, osłabienie współpracy między zespołami oraz erozję kultury organizacyjnej. Szczególnie dotkliwe są konsekwencje dla procesów rozwojowych i współpracy międzydziałowej, gdzie brak wspólnej wizji i ograniczona wymiana wiedzy utrudniają realizację strategicznych celów.

Badania pokazują, że odporność na rozprosz jest w dużej mierze zależna od roli liderów. To oni odpowiadają za utrzymanie spójności celów organizacyjnych i za to, aby zespoły rozproszone – w tym hybrydowe – nie działały w izolacji. Organizacje skutecznie przeciwdziałające temu zjawisku inwestują w rozwój kompetencji menedżerskich w zakresie zarządzania zespołami elastycznymi. 57% firm wolnych od symptomów rozproszu zapewnia liderom systemowe wsparcie w tym obszarze, podczas gdy w organizacjach z objawami rozproszu odsetek ten wynosi jedynie 34% – wyjaśnia Grzegorz Rajca, Associate Director, People & Places Advisory, Colliers Define.

Równie ważne są regularne spotkania i sesje zespołowe – 72% firm wolnych od symptomów rozproszu regularnie je organizuje, w przeciwieństwie do 51% firm, które nie kładą na ten aspekt nacisku i borykają się z objawami rozproszu.

Prostą i skuteczną profilaktyką rozproszu jest również zapewnienie odpowiedniej ilości czasu na spotkania i interakcje. Spotkania indywidualne, interaktywne sesje zespołowe realizowane w biurze, a nawet zarezerwowana na stałe przestrzeń w kalendarzu na telekonferencję, podczas której omawiamy kluczowe sukcesy i wyzwania minionego tygodnia – te proste działania mogą stanowić skuteczną szczepionkę na rozprosz złośliwy.

Podstępny wróg produktywności, czyli dur efektywnościowy

Najtrudniejszym do zdiagnozowania problemem jest dur efektywnościowy. Pojawia się rzadziej, ale jego skutki są szczególnie dotkliwe. W organizacjach borykających się z tym zjawiskiem pracownicy często utrzymują wysoką efektywność indywidualną, podczas gdy efektywność zespołowa i wyniki całej firmy zaczynają spadać. Intensywna komunikacja, nadmiar spotkań, mikrozarządzanie i przebodźcowanie informacyjne tworzą iluzję produktywności, pod którą kryje się realna utrata synergii.

Analiza danych wskazuje, że jednym z istotnych czynników ograniczających ryzyko duru jest odpowiednio zaprojektowane środowisko pracy. Organizacje odporne na to zjawisko częściej dostosowały swoje biura do realiów hybrydowych (58%), redukując niewykorzystane stanowiska, wprowadzając współdzielenie biurek (65%). Zaś wśród organizacji wykazujących symptomy duru odsetek ten wynosi kolejno 39% oraz 44%.

Leczyć czy zapobiegać?

Choroby nie są nieuniknionym kosztem pracy hybrydowej. Można im skutecznie zapobiegać, pod warunkiem, że hybryda jest traktowana jako świadomie zaprojektowany model operacyjny, a nie kompromis między biurem a pracą zdalną. Firmy, które dziś radzą sobie najlepiej, inwestują w rozwój kompetencji liderów, dbają o jakość relacji i komunikacji, a także o środowisko pracy dopasowane do nowej rzeczywistości. To właśnie te elementy stanowią swoistą szczepionkę, pozwalającą organizacjom utrzymać tempo w pełnym wyzwań świecie pracy hybrydowej.