Cyfryzacja mikrofirm w Polsce. Dlaczego tylko co 3. korzysta z AI, CRM i e-fakturowania?

Przeczytaj także: Gen AI awansuje z pomocnika na współpracownika. Są korzyści i jest ryzyko

W mikrofirmach technologia nie jest strategią, tylko prostym rachunkiem: ile czasu odzyskam, ile to będzie kosztować i kiedy zobaczę efekt. Dlatego większość mikroprzedsiębiorców nie wdraża nowych rozwiązań.

Ci, którzy to zrobili, dostrzegają zarówno zalety, jak i wady swojej decyzji – takie wnioski płyną z badania „Dojrzałość technologiczna mikrofirm”, zrealizowanego przez IMAS International na zlecenie firmy faktoringowej NFG. Wynika z niego, że zaledwie 31 proc. najmniejszych firm korzysta z zaawansowanych rozwiązań, takich jak sztuczna inteligencja, systemy CRM czy e-fakturowanie. Co druga używa jedynie podstawowych narzędzi, a co szósta nie używa ich wcale.

Brak potrzeby, wysokie koszty i zyski w przyszłości

W opinii technologicznych sceptyków przeważają argumenty o braku przydatności cyfrowych rozwiązań. Na pytanie, dlaczego nie wdrożyli takich innowacji, 47 proc. respondentów wskazuje odpowiedź: „nowe technologie nie są nam potrzebne w codziennych pracach”. Na kolejnych miejscach pojawiają się wysokie koszty wdrożenia (27 proc.) i dostępu/abonamentów (21 proc.).

Dalej są: długi czas zwrotu z inwestycji (16 proc.), wydatki na szkolenia dla pracowników (12 proc.), bezpieczeństwo/RODO (12 proc.) oraz brak zaufanego partnera IT (11 proc.).

Nie znaczy to jednak, że mikrofirmy boją się technologii. One zwyczajnie nie chcą ponosić kosztów niepewnego zwrotu i ryzyka organizacyjnego. Bo choć najczęściej oficjalnie wskazywanym powodem jest brak potrzeby, to za kulisami dużą rolę odgrywają wydatki związane z samym wdrożeniem i szkoleniem dla pracowników – komentuje Emanuel Nowak, ekspert firmy faktoringowej NFG i serwisu Fakturatka.pl.

Podobne argumenty od przedstawicieli MŚP słyszeli w 2024 roku autorzy badania ”Advancing The Digital Transformation of Polish Enterprises” (Wzmocnienie cyfrowej transformacji polskich przedsiębiorstw). Projekt Ministerstwa Rozwoju i Technologii i KPMG ujawnił, że większość firm, które nie chcą wprowadzać takich rozwiązań, tłumaczyła to właśnie brakiem identyfikowanej potrzeby, a jako przeszkodę wymieniała brak środków finansowych.

Widoczne korzyści: automatyzacja i analityka

W gąszczu barier i wymówek funkcjonują jednak przedsiębiorcy, którzy odważnie podążają drogą cyfryzacji. To garstka 31 proc. mikrofirm, które postanowiły wdrożyć innowacyjne rozwiązania, a dziś dostrzegają zalety tej decyzji.

Główną korzyścią, jaką wskazuje 41 procent przedsiębiorców, którzy dokonali wdrożenia, jest automatyzacja powtarzalnych zadań i oszczędność czasu. Tuż za nią znajdują się: ułatwienie analizy danych i podejmowania decyzji oraz „twarda” ekonomia, czyli optymalizacja kosztów i budżetowanie. Ale tylko co dziesiąty przedsiębiorca przyznaje, że cyfryzacja jest dla niego elementem przewagi konkurencyjnej – wymienia Emanuel Nowak.

Przedsiębiorców spytano, jak oceniają poziom korzystania z nowoczesnych technologii w swojej firmie na tle innych firm na rynku działających w tej samej branży. Tylko niecałe 11 proc. z nich przyznało, że przodują pod tym względem na tle konkurencji. Dwie trzecie deklaruje, że korzysta z narzędzi cyfrowych na wielu polach, ale wciąż dostrzega możliwość dalszego rozwoju. Z kolei 24 proc. odstaje cyfrowo od swoich konkurentów.

Ciemne strony: „technologia wystawia nam rachunek”

Ale wdrożenie w mikrofirmie zaawansowanych narzędzi rzadko kiedy kończy się na jednym zakupie. Najczęściej wskazywanym skutkiem ubocznym jest konieczność ponoszenia dalszych inwestycji finansowych i czasowych (29 proc.). Na drugim miejscu pojawiają się nowe obowiązki (26 proc.), w tym kwestie zabezpieczeń (co de facto też wiąże się z kosztami), zaś nieco dalej – ryzyko błędu (19 proc.).

Pytanie, które stawiają sobie mikroprzedsiębiorcy, brzmi: „czy to się opłaciło?”. 22 proc mikrofirm przyznaje, że wciąż czeka na efekty. 17 proc. ubolewa, że wdrożone technologie nie przyniosły nowych klientów, a w 16 proc. wdrożeń koszty inwestycji nie zwróciły się.

Wiadomo, że na efekty trzeba trochę poczekać, a samą technologię warto rozpatrywać w kategorii inwestycji, nie kosztów. Musimy jednak zrozumieć logikę mikrofirmy: jeśli wydatki są dziś, a zysk ma nastąpić w bliżej nieokreślonej przyszłości, to entuzjazm szybko stygnie.

Najbardziej demotywujące nie są błędy, na które wskazuje prawie co piąty przedsiębiorca, ile właśnie rozjazd czasowy: inwestuję dziś, dokładam kolejne moduły, a efektu biznesowego nie widać. To klasyczny problem wdrożeń w małych firmach – dodaje ekspert NFG.

Cyfryzacja mikroprzedsiębiorstw jest procesem stopniowym, a decyzje o wdrożeniu nowych rozwiązań wynikają z pragmatycznego podejścia do biznesu. Przyszłość należy jednak do tych, którzy w technologii nie będą szukać oszczędności, ale sposobu na budowanie przewagi biznesowej i rozwoju.
O badaniu:
Ogólnopolskie badanie „Dojrzałość technologiczna mikrofirm” zostało zrealizowane przez IMAS International na zlecenie firmy faktoringowej NFG, w październiku 2025 r., na próbie N=507 mikrofirm, techniką CAWI.