E-mail pod kontrolą

Przeczytaj także: Firmy szpiegują pracowników

Z badania, którym objęto duże i średnie przedsiębiorstwa w regionie EMEA*, wynika, że ponad połowa firm (56%) regularnie monitoruje wiadomości e-mail swoich pracowników, a jeszcze więcej (61%) archiwizuje centralnie wszystkie przesyłki poczty elektronicznej. W Polsce aż 67% przedsiębiorstw regularnie monitoruje pocztę elektroniczną swoich pracowników i 7 na 10 firm (70%) archiwizuje wszystkie przesyłki. Jednocześnie ponad jedna trzecia firm (36%) aktywnie monitoruje komunikację w systemie IM, a znaczna ich większość (68%) wydała jasne wytyczne dla pracowników, dotyczące używania poczty elektronicznej oraz systemu IM.

Są to działania niepopularne wśród tych pracowników, których sposób korzystania z poczty elektronicznej i systemu IM może budzić zastrzeżenia, jednak wprowadzenie nowych przepisów dotyczących odpowiedzialności przedsiębiorstw, takich jak ustawa Sarbanes-Oxley, skłoniło wiele firm do zrewidowania reguł postępowania związanych z komunikacją elektroniczną [1]. Dotyczy to w szczególności firm z branż, w których działalność jest w wysokim stopniu regulowana przepisami, np. usługi finansowe. Za nieprzestrzeganie wymagań związanych z kontrolą komunikacji grożą im wysokie kary.

Zdaniem firmy Hitachi Data Systems wprowadzenie bardziej rygorystycznych, efektywniejszych systemów zarządzania pocztą elektroniczną jest również kluczem do zmniejszenia kosztów pamięci masowej niezbędnej do obsługi szybko rosnącej liczby wiadomości. Niedawne badania przeprowadzone przez specjalistów w dziedzinie przechowywania danych wykazały, że wiadomości poczty elektronicznej (wraz z załącznikami) mogą zajmować ponad 40% pamięci masowej przedsiębiorstwa. Badania te wskazują jednak także na znaczne różnice pomiędzy firmami oraz różnymi częściami regionu.

Na przykład wśród firm, które obecnie nie monitorują używania poczty elektronicznej i systemu IM, około 60% nie było w stanie określić terminu wprowadzenia takiej kontroli.