Budżetowanie projektów - rodzaje i cechy

Przeczytaj także: Koncepcje zarządzania

Ostatnią z klasyfikacji jest podział ze względu na przygotowanie budżetu do kontroli wykonania. Tradycyjnie dla projektów opracowuje się tzw. budżety statyczne. Pozycje w nich zawarte określane są kwotowo. Ich wartość w fazie kontrolnej jest bazą porównawczą dla wielkości faktycznych oraz podstawą do analizy odchyleń prowadzonej niezależnie od tego czy faktyczny przebieg projektu jest zgodny z planem. Ten istotny aspekt kontrolny budżetu projektu – analizowanie tempa realizacji projektu – jest uwzględniony w budżetach elastycznych. Budżet elastyczny projektu to budżet, w którym poszczególne pozycje opisuje się formułą uwzględniającą stopień realizacji projektu. Dane zawarte w tym budżecie mogą być łatwo przeliczane dla różnych zmian w harmonogramie projektu. Podstawą kontroli wykonania budżetu elastycznego są dane przeliczone dla takiego stopnia wykonania projektu, jaki został faktyczne osiągnięty.

Niezależnie od szczegółowych rozwiązań w zakresie budżetowania projektów, ogromny potencjał zastosowania tego instrumentu rachunkowości zarządczej i controllingu postrzegany jest przede wszystkim z perspektywy możliwości oddziaływania na wykonawców projektu. Budżetowanie zatem może odgrywać następującą rolę:

1. wspomaga planowanie – konieczność przygotowania budżetu i przedstawienia do zatwierdzenia wymusza staranne zaplanowanie przebiegu projektu i przeanalizowania, jak różne możliwe warianty będą wpływały na wyniki organizacji – stwarza tym samym podstawy do wskazania wariantu najkorzystniejszego;
2. zapewnia lepszą koordynację projektu – prawidłowe sporządzenie budżetu projektu wymusza koordynację jego przebiegu z innymi planowanymi przedsięwzięciami;
3. poprawia komunikację – sporządzanie budżetu projektu wymaga pozyskiwania informacji o różnych wariantach przebiegu projektu, ograniczeniach, zasobach, cenach tych zasobów itp., a tym samym wpływa na poprawę wymiany informacji pomiędzy wykonawcami a otoczeniem;
4. oddziałuje motywacyjnie na wykonawców – zatwierdzony budżet projektu może stanowić pewne ograniczenie w jego realizacji, to zaś pozytywnie oddziałuje na zaangażowanie (szczególnie osób odpowiedzialnych za projekt), tj. zachęca do lepszej i bardziej efektywnej pracy;
5. ułatwia kontrolę realizacji planów – dane zawarte w budżecie projektu stanowią odpowiednią bazę informacyjną do jego monitoringu, pozwalają wskazać na ew. nieprawidłowości (odchylenia od budżetu), a tym samym umożliwiają podejmowanie działań zapobiegawczych i korygujących;
6. stwarza podstawę do oceny wykonawców – informacja o tym, czy projekt został zrealizowany w ramach przyznanego budżetu, ma istotny wpływ na ocenę pracy osób bezpośrednio zatrudnionych, a szczególnie kierownika projektu.

Dzięki tej różnorodnej roli budżetowanie jest centralnym instrumentem systemu rachunkowości zarządczej i controllingu projektów – instrumentem, za pomocą którego można nie tylko aktywnie kształtować efektywność projektu, ale również monitorować jego przebieg i zapewniać dotrzymanie przyjętych wielkości docelowych.




Więcej wskazówek i porad na temat zarządzania projektami pod kątem finansowym znajdziesz w książce „Zarządzanie wartością projektów” Moniki Łady i Aliny Kozarkiewicz (Wydawnictwo C.H. Beck, 2010).