Komunikacja z mediami w zarządzaniu kryzysowym

Przeczytaj także: Spółki giełdowe a komunikacja z mediami

Kto za tym jest winny za opublikowanie krzywdzących opinii, refleksji, opisów zdarzeń? Dziennikarze? Nie – w pierwszej kolejności MY. Pod tym pojęciem należy podpisać osoby odpowiedzialne za kontakt z dziennikarzami w imieniu firmy, Wydziału Zarządzania Kryzysowego czy Centrum Zarządzania Kryzysowego, które są odpowiedzialne za neutralizację negatywnego zjawiska. Niekiedy MY staramy się przypodobać mediom, niekiedy powiemy coś pochopnie, czego potem żałujemy. Na spotkanie z mediami, tak jak to czynią strony podpisujące najważniejszą w swym życiu umowę, trzeba się przygotować.

Po zakończeniu akcji ratunkowej na terenie Targów Katowickich jedna ze studentek kierunku zarządzanie kryzysowego chciała wesprzeć swą pracę licencjacką opiniami lekarzy uczestniczących w tym zdarzeniu. W tym celu udała się do dyrektora wojewódzkiego Pogotowia Ratunkowego z prośbą o zgodę na zrealizowanie praktyki, w ramach której chciała z lekarzami porozmawiać. Odpowiedź była jednoznaczna. „Zabraniam, ponieważ ze względu na przeżycia związane z realizacją zadań ratowniczych na terenie targów, lekarze objęci są obecnie opieką psychologów”.

Ponoć każdy lekarz zalicza przedmiot „medycyna katastrof” w ramach którego powinien być przygotowany do uczestnictwa w dużych tragediach. Swego czasu wojsko organizowało duże ćwiczenia, którego częścią składową była duża liczba manekinów w różnych pozach wzmocniona nieczystościami z ubojni zwierząt. Taki lekarz po ćwiczeniu (wszyscy absolwenci szkół medycznych musieli odbyć szkolenie) był uodporniony na widok nie do przyjęcia dla normalnego człowieka, ale również na specyficzny zapach, który jest częścią składową każdej dużej tragedii. W zamian za to dyrektor pogotowia przydzielił ją do składu osobowego karetki, która jeździła do dzieci z podwyższoną temperaturą.

Do spotkań z mediami też należy się przygotować. Jak? Na pewno nie pięć minut po katastrofie, ale teraz, zaraz, już.

Media w sytuacjach kryzysowych

Niektórzy często stosują powiedzenie „Czas to pieniądz”. Powiedzenie to jest rzeczywiście prawdziwe, ale niestety przez wielu lekceważone. Szczególnie dotyczy to urzędników. W zarządzaniu kryzysowym najważniejszą rolę odgrywają 24 pierwsze godziny po zdarzeniu. Nie dysponujemy wtedy dokładnymi danymi związanymi ze zdarzeniem. Nie posiadając konkretów z miejsca wypadku, musimy, chcąc nie chcąc, spotkać się z mediami, bo to się im należy. Brak kontaktu spowoduje domysły oraz ich rozpowszechnienie, które nie znajdą później odzwierciedlenia w rzeczywistości. Tę lukę informacyjną należy czymś zapełnić.

Należy przygotować jak najpełniejszą informację np. o firmie, jego strukturze, zasobach, technologiach, urządzeniach, które są w niej wykorzystywane. Daje nam to odskocznię czasową, w ramach której zbieramy i sprawdzamy informacje o zdarzeniu, nim one zostaną opublikowane, ale również podpowiada dziennikarzom, że traktujemy ich bardzo poważnie i zależy nam na dobrej współpracy z nimi. Piszący dziennikarze najprawdopodobniej niewiele wiedzą na temat firmy, wydziału, ewentualnych środkach produkcji, związkach chemicznych wykorzystywanych w procesie produkcyjnym, jakie one mogą spowodować szkody dla zdrowia lub życia obecnych w rejonie tragedii. Przygotowanie takich materiałów i ich udostępnienie umożliwi im przygotowanie artykułu bądź materiału radiowo-telewizyjnego.

Materiały te muszą być cały czas dostępne, muszą zawierać aktualne informacje związane np. z charakterem zakładu. Co powinny zawierać:

• krótką informację, charakterystykę instytucji,
• zbiór fotografii o instytucji,
• dane dotyczące pracowników, ich liczba,
• czasokres funkcjonowania w branży,
• nazwiska członków zarządu oraz ważniejszych współpracowników,
• obowiązujące zasady bezpieczeństwa i procedury wewnętrzne obowiązujące w instytucji,
• numer telefonu biura prasowego instytucji do kontaktu z mediami.

Określone powyżej pakiety informacji muszą być dostępne w siedzibie głównej instytucji oraz na miejscu zdarzenia. Tam zapewne też dotrą media, o ile jest to teren otwarty. Kiedy spełnimy te warunki, mamy szansę na przejęcie inicjatywy.

Centrum prasowe

Kolejnym naszym przedsięwzięciem powinno być powołanie centrum prasowego. Nie zawsze będziemy w sytuacji uprzywilejowanej, mogąc wykorzystać na ten cel budynki biurowe. Należy w swych przewidywaniach uwzględnić możliwość skorzystania np. z sali konferencyjnej, szkoleniowej usytuowanego w pobliżu tragedii hotelu bądź obiektu we władaniu władz samorządowych. Inne firmy posiadające swe siedziby w okolicy miejsca zdarzenia będą się starały nie utożsamiać z tragedią, a nieuniknioną częścią transmisji będzie w tym przypadku logo, nazwa firmy, później przez nieświadomych skojarzona z tragedią. Ostatecznością będzie przygotowanie namiotu lub odpowiedniego zadaszenia, ale wiąże się to z dodatkowymi kosztami, działaniami logistycznymi.