Komunikacja z mediami w zarządzaniu kryzysowym

Przeczytaj także: Spółki giełdowe a komunikacja z mediami

Ktoś w końcu wpadnie na pomysł, że te działania bardziej potrzebne będą ratowanym niż dziennikarzom. Poza tym w obiektach typu hotel, restauracja łatwiej będzie zabezpieczyć dostęp do energii elektrycznej, jedzenia i napojów (wyraźnie wykluczamy możliwość spożywania alkoholu). Należy media poinformować o terminie konferencji prasowych, które muszą być przestrzegane bardzo rygorystycznie. Dzięki temu instytucja będzie mogła przedstawić własną wersję wydarzeń oraz skorygować błędne informacje, które w międzyczasie ukazały się w mediach. Najlepszym czasem przy organizacji dwóch spotkań dziennie byłyby godziny: 10.30 i 15.30. Pozwoli to im odpowiednio przygotować materiał, który będzie emitowany przez ich serwisy informacyjne.

Konferencja pasowa

Po znalezieniu miejsca na centrum prasowe przystąpić musimy do zorganizowania konferencji prasowych. Nie jest to łatwe zadanie. Osoby, które pierwszy raz przygotowują tego typu spotkanie, na samą myśl o wrogo nastawionych dziennikarzach w dużej liczbie a na dodatek w jednym miejscu, „doznają uszczerbku na zdrowiu”. Pół biedy, kiedy kończy się to wizytą w miejscu odosobnionym, gorzej, kiedy trzeba skorzystać z pomocy lekarza kardiologa. Ale i na to jest sposób. Trzeba być perfekcyjnie przygotowanym do spotkania z mediami. Byłoby również wskazane odpowiednie przeszkolenie w tym zakresie. Centrum informacji prasowych powinno być odpowiednio wyposażone w niezbędne akcesoria i pomieszczenia dodatkowe takie, jak:

• obowiązkowo dwa wejścia do pomieszczenia, gdzie realizowana jest konferencja, jedno dla kierownictwa, drugie dla mediów,
• zewnętrzne linie telefoniczne przewodowe (w dobie komórek może to relikt, ale dziennikarze potrafią liczyć),
• faksy na wszelki wypadek choć większość z nich wysyła wiadomości za pomocą poczty elektronicznej,
• wspomniane wcześniej pakiety informacyjne o firmie w formie folderów oraz możliwość ich ściągnięcia ze strony internetowej instytucji pod zakładką dla prasy,
• plan miejsca zdarzenia przedstawić możemy w formie papierowej w dużym formacie, a instytucje bardziej rozwinięte technologicznie mogą wykorzystać do tego celu wielkoformatowe ekrany monitorów, telewizorów,
• inne materiały wizualizujące miejsce tragedii w formie filmu, zdjęć z miejsca zdarzenia, które przybliżą wyjaśnienie zdarzenia również z możliwością ich przekazania, przegrania,
• odpowiednia ilość napojów gorących i zimnych (tylko bezalkoholowe),
• dostęp do toalet,
• odpowiednie środki kontroli i sprawdzania osób, ze względu na bezpieczeństwo szczególnie wtedy, kiedy organizujemy konferencję w budynku firmy, wtedy należy również określić zasięg poruszania się po obiekcie, instytucji.

Przy organizacji i realizowaniu konferencji należy zwrócić uwagę na następujące wskazówki:

1. Określić czas trwania konferencji, z reguły nie powinien on przekraczać 30 minut. Przygotować wcześniej plan czasowy – minutowy na poszczególne wystąpienia z uwzględnieniem czasu na pytania dziennikarzy. Uzasadnić to należy obowiązkami kierownictwa uczestniczącego w konferencji przy neutralizacji sytuacji kryzysowej. Konferencję zakończyć zgodnie z czasem określonym na początku spotkania.
2. Przewodniczyć spotkaniu powinien w miarę możliwości najwyższy rangą członek kierownictwa instytucji, rozpoczynając spotkanie od przekazania aktualnego, sprawdzonego komunikatu. Unikać korzystania z większej liczby kierowników, gdyż w takim gronie łatwo o przekazanie informacji niesprawdzonej, nieuzgodnionej w ferworze ataku dziennikarzy. Osoba, która przewodniczy spotkaniu, powinna się cechować zdolnościami komunikowania się z ludźmi oraz chłodnym rozumem. Przedstawiciel kierownictwa, który na co dzień szybciej mówi, niż myśli, musi być bezwzględnie wyeliminowany ze spotkań. Poprawki, sprostowania są bardzo kosztowne.
3. Podsumowaniem konferencji powinno być oświadczenie prasowe, komunikat odczytany na początku spotkania. Można go wydrukować i powielić, aby opuszczający spotkanie mogli je wziąć przed opuszczeniem sali, można również podać adres strony internetowej, pod którym oświadczenie jest do ściągnięcia.
4. Przed rozpoczęciem spotkania należy odpowiednio ustawić kamery telewizyjne, na końcu sali. Jeśli będą usytuowane w pobliżu stołu prezydialnego, wywołają onieśmielenie kierownictwa, które na co dzień w telewizji nie występuje, oraz czasami niekontrolowane zachowania w postaci wypowiedzi np. „Pozdrawiam żonę i dzieci, jestem zdrów”. Dodatkowo ustawienie kamer przy stole prezydialnym zasłania rozmówcę dziennikarzom piszącym oraz doprowadza do scysji między operatorami kamer mają złe ujęcia, np. zamiast twarzy w obiektywie tylko lewe ucho.
5. Konferencję należy zakończyć przypomnieniem czasu i ewentualnie miejsca (jeśli jest taka potrzeba i możliwości) następnego spotkania. W kontekście powyższego należy sobie uświadomić, że nie zawsze konferencje prasowe dobrze wyglądają w telewizji. Na wizji mogą się znaleźć obrazy, które mogą świadczyć o złej jej organizacji, tłoku, przepychanek słownych. W związku z tym lepiej zorganizować je indywidualnie, ale zaznaczyć, że materiał nagrany na taśmie filmowej lub magnetofonowej (radiowcy) powinien być udostępniony innym stacjom telewizyjnym i radiowym. Powinny one uzgodnić między sobą, kto przeprowadzi wywiad i który zespół to nagra. Nagranie zorganizować bezpośrednio po spotkaniu prasowym, wtedy można sprostować błędy, które nieświadomie popełnił ktoś z kierownictwa bądź pracowników.