Firmowe biuletyny elektroniczne

Przeczytaj także: E-mail marketing: 8 kroków do efektywnej kampanii powitalnej

Dane nadawcy biuletynu
Dystrybuowana przesyłka powinna zawierać informację dotyczącą nadawcy. Zaleca się zamieścić w celach marketingowych dane firmy takie jak: nazwa firmy, imię, nazwisko i e-mail osoby reprezentującej firmę, adres siedziby oraz numer telefonu. Badania ankietowe wykazały jednak, że informacje te dla odbiorcy mają charakter drugorzędny.

Streszczenia publikacji z odnośnikami do pełnych tekstów na stronie
Biuletyny powinny zawierać jedynie streszczenia artykułów i odsyłać czytelnika do pełnych wersji na stronę WWW. Forma taka sprowokuje odbiorcę do odwiedzin firmowego serwisu oraz jego eksplorację. Osoby ankietowane w 53% deklarują chęć otrzymywania pełnych wersji publikacji w biuletynach, jednak z punktu widzenia firmy taktyka ta byłaby niekorzystna.

Zamieszczenie pełnej oferty
W przeciwieństwie do artykułów, opisy produktów i usług powinno publikować się w całości - bez odsyłaczy na stronę WWW. Pozwoli to odbiorcy na swobodną analizę oferty, zaś dla firmy stanowić będzie działanie wartościowe pod względem ekonomicznym.

Stosowanie oszczędnej grafiki
Firma, która dystrybuuje elektroniczne foldery do skrzynek subskrybentów powinna uwzględnić fakt, iż większość odbiorców korzysta z nadal kosztownych połączeń modemowych. W związku z tym autor biuletynu powinien zadbać o zastosowanie oszczędnej grafiki. Wszystkie elementy graficzne powinny być poddane wysokiej kompresji, co pozwoli przesyłce nadać oszczędne parametry. Zaleca się, aby pojemność formatowanego biuletynu nie przekroczyła 50 KB. Niedopuszczalne jest powszechnie stosowane odwoływanie do komponentów graficznych on-line. W praktyce powoduje to, że każda próba przeczytania wiadomości wymaga połączenia się z Siecią.
Respondenci wykazali w badaniach, iż preferują częste rozprowadzanie niewielkich przesyłek niż rzadsze dostarczanie większych przesyłek.

Cykliczny tryb wysyłania przesyłek
Generalnie, wysyłanie newsletterów powinno odbywać się w sytuacji kiedy firma planuje zaprezentować subskrybentowi nowe zasoby. Jednak w przypadku rzetelnie prowadzonych serwisów, sukcesywnie wzbogacanych o nowe komponenty, rozprowadzanie biuletynów powinno odbywać się w sposób cykliczny. Opinie uczestników badań wykazały iż dystrybucja biuletynu powinna mieć miejsce raz na tydzień (48%), raz na dwa tygodnie (31%), raz na miesiąc (18%), w innych odstępach czasu (2%) oraz rzadziej niż raz na miesiąc (1%).

Wysyłka biuletynów powinna odbywać się w poniedziałki
Kierowanie elektronicznych magazynów do prenumeratorów powinno odbywać się najlepiej w poniedziałki. Logicznym uzasadnieniem przyjętego terminu jest fakt, iż znaczna część odbiorców uczyni to w pracy. Ponadto w pierwszym dniu tygodnia odbiorcy chętnie szczegółowo analizują zawartość poczty. W przeciwieństwie do piątków kiedy to pracownicy pospiesznie opuszczają miejsce pracy, zaś przeglądanie skrzynki pocztowej przekładają do przyszłego tygodnia. Przedstawione konkluzje są wynikiem przeprowadzonego wywiadu pośród odbiorców firmowych biuletynów.

Stosowanie polskich znaków
Styl i forma komponowanych biuletynów powinny być czytelne i zrozumiałe dla odbiorcy. Stąd nie należy unikać stosowania polskich znaków. Ich brak może zniekształcić postać przekazu, a ponadto świadczy o braku profesjonalnego podejścia firmy do działań marketingowych. Wśród użytkowników Internetu prowadzone są kontrowersyjne polemiki dotyczące wykorzystywania polskich liter. Uzasadnieniem ich stosowania jest przyjęcie standardu ISO - 8859-2.

Pole umożliwiające złożenie rezygnacji z subskrypcji
Struktura biuletynu powinna umożliwiać odbiorcy wyrejestrowanie się z prenumeraty. W tym celu należy zaimplementować w magazynie elektronicznym opcję prostej rezygnacji z otrzymywania kolejnych przesyłek.

Możliwie bezpośrednie zwracanie się do odbiorcy
W miarę możliwości należy stosować bardziej zaawansowane aplikacje do rozsyłania biuletynów, które automatycznie generują zwroty grzecznościowe uwzględniając płeć osoby i odmianę imienia, np. "Szanowny Panie Krzysztofie". Spowoduje to, że odbiorca poczuje się wyróżniony. Preferencje respondentów badań ankietowych dotyczących biuletynów wykazały, że milej widziane jest bezpośrednie zwracanie się do odbiorcy niż anonimowe traktowanie.

Biuletyny elektroniczne stanowią efektywny oraz mało kosztowny rodzaj promocji. Umożliwiają sprawny przepływ informacji wykorzystując interaktywne techniki. Pozwalają na szybkie dotarcie z obszerną partią treści do odbiorcy. Swoistym fenomenem jest fakt, iż możliwa jest natychmiastowa weryfikacja skuteczności dedykowanego biuletynu. Obraz penetracji poszczególnych zasobów w serwisie przedstawić mogą szczegółowe statystyki. Stanowią one sprawne narzędzie pomiaru efektywności dystrybuowanych magazynów elektronicznych co w rezultacie daje możliwość szybkiej reakcji na oczekiwania odbiorców.

Biuletyny elektroniczne to silne narzędzia umożliwiające kształtowanie pozytywnego wizerunku firmy w cennych grupach docelowych. Globalnym ich atutem jest fakt, że stwarzają wielkie szanse i możliwości firmom, które pragną jak najefektywniej wykorzystać potencjał Internetu.