Cele i zarządzanie przez cele

Przeczytaj także: System zarządzania przez cele

Esencją ZPC oprócz wspólnego ustalania celów pracownika jest ciągłe wspieranie go informacja zwrotną oraz śledzenie postępów w zakresie realizacji założonego celu. Proces zarządzania przez cele obejmuje cztery, powtarzające się cyklicznie fazy. W zależności od specyfiki firmy, cały cykl waha się od 3 miesięcy do całego roku:

1. Zdefiniowanie celów strategicznych organizacji – dokonywane przez najwyższy szczebel zarządzania w firmie
2. Zdefiniowanie celów jednostek biznesowych oraz pracowników spójnych z celami strategicznymi – dokonywane wspólnie przez pracownika oraz jego przełożonego
3. Ciągłe monitorowanie działań i postępu w zakresie realizacji celu – z zapewnieniem ciągłego wsparcia oraz bieżącej informacji zwrotnej – dokonywane przez przełożonego
4. Ewaluacja wyników – wspólna ocena stopnia realizacji postawionego celu dla wyciągnięcia wniosków, dokonania korekt i dopasowania dalszych planów.

Kaskadowanie celów

Głównym wyzwaniem przedsiębiorstwa mającego wypracowaną i wspólną strategię rozwoju, jest przełożenie jej na konkretne działania operacyjne. W przypadku ZPC – wyzwanie polega na przełożeniu celów strategicznych na cele pojedynczych pracowników. Proces ten nazywa się kaskadowaniem celów.

Pierwszym z problemów, jakie mogą pojawić się podczas kaskadowania, jest różne rozumienie celów strategicznych przez poszczególnych przedstawicieli kadry zarządzającej oraz pracowników. W takim wypadku należy ponownie sprecyzować je i uszczegółowić. W sytuacji różnic w rozumieniu niemożliwe jest zachowanie spójności.

Kolejny problem związany jest z rozmowami przełożonych z podwładnymi, podczas których mają wspólnie ustalać cele. Często przełożonemu trudno jest traktować na równi ze swoimi pomysły i potrzeby podwładnego. Sytuacja taka ma miejsce szczególnie w organizacjach, które przed wdrożeniem ZPC charakteryzowały się “tradycyjnym” podejściem do zarządzania, w którym kierownik decyduje o wszystkim, a pracownicy sprowadzeni są do roli wykonawców jego polecenia.

Aby zapobiec problemowi braku spójności między celami nadrzędnymi a celami poszczególnych osób, często przeprowadzane są warsztaty, mające wyjaśnić wszelkie niejasności, a przede nauczyć metodologii kaskadowania i uzgadniania.

Wspieranie realizacji celów pracowników

Pomimo, że działając z wykorzystaniem ZPC przełożeni mają mniejszy bezpośredni wpływ na pracę swojego podwładnego, to mają obowiązek do wykonywania szeregu działań, które wspierają pracownika w osiągnięciu celu. Najważniejsze z nich to:

• monitorowanie postępów pracownika w trakcie realizacji celu oraz ocenianie efektów pracy
• docenianie małych sukcesów
• zapewnianie ciągłej informacji zwrotnej
• wsparcie bezpośrednie poprzez różnorodne formy rozwojowe (np. Coaching, instruktaż, szkolenie)
• ocenianie stopnia realizacji zamierzeń
• motywowanie do działania
• w razie potrzeby – doprecyzowanie celu

Wdrożenie ZPC

To, w jaki sposób wdrożyć ZPC, w dużej mierze zostało już opisane powyżej. Szczególnie pomocne jest wykorzystanie czterech kroków składających się na proces ZPC. Podążając według nich, pierwszym działaniem, jakie należy podjąć, jest opracowanie przez kadrę zarządzającą wspólnej strategii rozwojowej przedsiębiorstwa wraz z określeniem celów strategicznych.

Aby nauczyć się współokreślać cele w zespole „przełożony–podwładny”, dobrym rozwiązaniem może być przeprowadzenie symulacji zespołowej czy warsztatów z wykorzystaniem konsultanta-trenera zewnętrznego.

Zarządzanie przez cele często wymaga zmian w kulturze działania przedsiębiorstwa – silnej zmianie podlega charakter relacji między przełożonym oraz podwładnym, przeobrażenia wymagają system oceniania i system motywacyjny. Aby przeprowadzić te zmiany, konieczne jest pełne zaangażowanie najwyższego kierownictwa.