Cele i zarządzanie przez cele

Przeczytaj także: System zarządzania przez cele

Realistic – REALNE

Nie jest możliwe osiągnięcie celu, który wymaga zasobów większych niż są w posiadaniu firmy. Jeśli na przykład firma przez ostatnie 6 lat osiągała wzrost sprzedaży na poziomie 3% rocznie, to postawienie celu wzrostu sprzedaży w następnym roku o 30% bez zaangażowania większych zasobów (finansowych, ludzkich, infrastrukturalnych) do działu sprzedaży spowoduje tylko demotywację pracowników. Cel musi być możliwy do osiągnięcia. Ważne jest znalezienie złotego środka między ambitnością i realnością wyznaczanych celów.

Timeable – OKREŚLONE W CZASIE

Do celu musi zostać przyporządkowany konkretny czas jego realizacji. Przyjęcie terminu wykonania (deadline’u) silnie motywuje do działania, eliminując czynności, które nie prowadzą do niego bezpośrednio. Czas przeznaczony na realizację celu nie powinien być zbyt długi, ponadto winien być skorelowany z czasem realizacji innych działań równoległych.

Przeszkody stojące przed realizacją celów

Oczywiście samo poprawne wyznaczenie celów to dopiero początek. Jak pisze Władysław Grzeszczyk “Niektórzy tak bardzo pamiętają o celu, do którego zmierzają – iż zapomnieli o ruszeniu z miejsca.”. Właśnie brak konkretnych, praktycznych działań jest podstawowym problemem w osiągnięciu założonych celów. Cel nie może być pozostawiony sam sobie, bo stanie się pustym marzeniem.

Podstawowym problemem wielu osób skonfrontowanych z celami jest nieumiejętność „przełożenia” celu na działania, dlatego tak ważne jest wspomniane kaskadowanie celów i zbudowanie planu działań dla realizacji celu.

Przeszkodą w osiągnięciu celu są też pojawiające się zmiany. Sposób osiągnięcia celu, jaki wydawał się najprostszy i najszybszy, czasem musi zostać zmieniony, bo życie weryfikuje plany i rozwój wydarzeń. Niezauważanie zmian i brak elastyczności może niebezpiecznie przedłużyć realizację celu. Biorąc pod uwagę ilość zmian, jaka następuje w świecie, cenna wydaje się rada, żeby proces planowania przeprowadzać szybko, od razu przechodząc do realizacji, monitorowania i korygowania w trakcie.

Inną z przeszkód możemy być wreszcie my sami. Brak wytrwałości, pojawiające się wątpliwości, poszukiwanie wymówek – to wszystko skutecznie sprawia, że zamiast przybliżać się do celu, drepczemy w miejscu lub w kółko.

Istnieje też szereg mogących wystąpić przeszkód natury biznesowo-organizacyjnej. Niektóre z nich to:

• niskie zaangażowanie pracowników w realizację powierzonych celów ze względu na niedostateczną komunikację i wyjaśnienie celu
• konflikty wynikające z nieprecyzyjnego określenia zakresów uprawnień i odpowiedzialności poszczególnych osób
• brak wsparcia w realizacji danego celu ze strony przełożonego
• brak akceptacji przez podwładnego celu, jaki ma zrealizować
• nieefektywne śledzenie stopnia realizacji założonych celów, lub całkowity jego brak

Między innymi po to, by pokonać opisane powyżej przeszkody, stworzona została koncepcja zarządzania przez cele.

Zarządzanie przez cele

Koncepcja zarządzania przez cele (ZPC) jest systematycznym podejściem do planowania, kontrolowania i oceniania efektów działań, realizowanym poprzez wspólne ustalanie celów strategicznych, kaskadowanie ich w dół organizacji, planowanie realizacji oraz ocenę zaawansowania na podstawie wyników.

ZPC opiera się na wprowadzeniu pracowników niższego szczebla w system zarządzania. Biorą oni udział w ustaleniu celów, jakie mają osiągnąć. Wymaga to dużego zaufania ze strony podwładnych, ale korzyści są wymierne – odciążenie menedżerów i zwiększenie motywacji oraz zaangażowania pracowników. ZPC zamiast na sprawowaniu ścisłej kontroli pracowników, skupia się na motywowaniu z wykorzystaniem sprawdzonego narzędzia, jakim są cele.

Określane są one wspólnie przez pracownika i jego przełożonego – indywidualnie dla każdego pracownika, na każdym szczeblu zarządzania. Bezpośrednie uczestnictwo w tym procesie pomaga pracownikowi zrozumieć, czego dokładnie oczekuje się od niego, a także określić najlepszy sposób do osiągnięcia założonego celu. O ile samo określenie celu jest wspólną decyzją przełożonego i podwładnego, o tyle decyzja na temat sposobów jego realizacji leży głównie w gestii podwładnego.