Spotkanie bezpośrednie czy spotkania w sieci?

Przeczytaj także: Grzeczna i skuteczna komunikacja w pracy

Kiedy kontaktować się przez e-mail?

Poczta elektroniczna tym różni się od EMS, że nie ma charakteru mediacyjnego (wiadomość jest przekazywana bezpośrednio na komputer innego uczestnika) i jest asynchroniczna (ludzie odpowiadają, kiedy jest im wygodnie).

Zalety:
W swoim najlepszym wydaniu spotkania e-mailowe mogą:

1. zwiększyć udział uczestników, ponieważ każdy odpowiada zgodnie ze swoimi możliwościami i nie jest potrzebne tworzenie harmonogramów,
2. przyśpieszać podsumowanie ze względu na szybkość przepływu informacji w sieci,
3. ograniczać czas przekazywania dokumentów,
4. umożliwić przeprowadzenie szybkiej dyskusji i rozwiązanie wielu mało istotnych lub niejasnych kwestii czy problemów,
5. ułatwiać komunikację dzięki potocznemu stylowi pisania oraz
6. usprawnić komunikację na różnych szczeblach hierarchii.

Wady:
W swoim złym wydaniu spotkania e-mailowe mogą:

1. ograniczać interakcje między uczestnikami,
2. swoją treścią przedstawiać zachowania pozbawione zahamowań lub nieodpowiedzialne, w najgorszym wypadku destrukcyjne, uznawane za obraźliwe,
3. być zbyt swobodne,
4. zawierać błędy gramatyczne i, co ważniejsze, mogą być pozbawione, z punktu widzenia czytelników, logicznej struktury w postaci nagłówków i akapitów,
5. skutkować spóźnioną odpowiedzią lub brakiem odpowiedzi albo
6. utrudniać synchronizację z innymi spotkaniami.

Kiedy wykorzystywać przekaz TV i technologie internetowe?

Zalety:
Przekazywanie informacji wielu odbiorcom znajdującym się w różnych miejscach.

Wady:
Zazwyczaj wideo jest jednostronne, audio zaś bywa dwustronne.

Kiedy korzystać z telefonicznych połączeń konferencyjnych?

Zalety:
Analogiczne do wideokonferencji. Ponadto połączenia konferencyjne pozwalają na szybszą odpowiedź, niewymagającą czasochłonnych ustawień sprzętu, a także wykorzystują urządzenia ogólnie dostępne, co nie jest regułą w przypadku EMS i wideokonferencji; z tego względu są uważane za skuteczne w sytuacjach, w których wygłaszane opinie są wystarczającą reakcją.

Wady:
Podobne jak w przypadku wideokonferencji: brak komunikacji pozawerbalnej utrudnia interaktywność; nie wiadomo, kto będzie kolejno zabierał głos. Ponadto brak tekstu czy ilustracji utrudnia przekazanie wielu szczegółowych informacji.




Więcej informacji i konkretnych wskazówek znajdziesz w przewodniku biznesowym „Organizacja spotkań” (Wolters Kluwer Polska, Warszawa 2009). Autorzy książki, M. Munter i M. Netzley, udzielają praktycznych rad dotyczących organizowania konstruktywnych i ciekawych spotkań. Przykłady oraz gotowe do wykorzystania techniki przedstawiono w zwięzły i przystępny sposób. Publikacja jest dostępna w wielu księgarniach internetowych m.in. w www.profinfo.pl.