Spotkanie bezpośrednie czy spotkania w sieci?

Przeczytaj także: Grzeczna i skuteczna komunikacja w pracy

Kiedy organizować wideokonferencję?

Wideokonferencje, po zainstalowaniu małych kamer, mogą być transmitowane na dużym ekranie w specjalnym pomieszczeniu konferencyjnym lub na ekranach telewizorów znajdujących się w kilku pomieszczeniach bądź na laptopach uczestników spotkania. Uczestnicy wideokonferencji widzą i słyszą się wzajemnie, dodatkowo mogą przeglądać dokumenty za pośrednictwem kamer dokumentacyjnych i zapoznawać się z uwagami zapisanymi na „żywych tablicach”.

Zalety:
Zdecyduj się na organizowanie wideokonferencji, gdy:

1. uczestnicy są w różnych miejscach, a zależy ci na jednoczesnym kontakcie ze wszystkimi osobami,
2. chcesz zaoszczędzić na kosztach i na czasie podróży,
3. zamierzasz zarejestrować przebieg spotkania z myślą o przyszłości lub dalszej dystrybucji,
4. zależy ci na tym, by uczestnicy widzieli się wzajemnie, a nie tylko słyszeli czy śledzili przebieg na ekranach komputerów.

Wady:
Zrezygnuj z organizowania wideokonferencji, gdy:

1. chcesz ustalić wzajemne relacje między uczestnikami, wideokonferencje okazują się mniej skuteczne od spotkań bezpośrednich,
2. nie ma potrzeby poczucie bliskości i kontaktu interpersonalnego;
3. mniej osób bierze udział w dyskusji i wypowiedzi są dłuższe niż w czasie spotkań bezpośrednich, wreszcie
4. mogą one zajmować wiele czasu i być kosztowne.

Kiedy korzystać z EMS?

W systemie spotkań w sieci (EMS – Electronic Meeting Support – Elektroniczny System Wsparcia Spotkania) uczestnicy piszą do siebie na oddzielnych komputerach. EMS ma charakter mediacyjny (wykorzystuje wypróbowane rozwiązania techniczne) i zazwyczaj synchroniczny (wszyscy biorą jednocześnie udział w dyskusji).

Zalety:
Zdecyduj się na spotkanie w sieci, kiedy:

1. chcesz w krótkim czasie zebrać wiele pomysłów i propozycji alternatywnych rozwiązań;
2. dopuszczasz możliwość anonimowego udziału w spotkaniu, który może przynieść bardziej szczere odpowiedzi, wyrównać status uczestników,
3. zależy ci na włączeniu maksymalnej liczby osób do dyskusji, ponieważ każdy może wypowiadać się jednocześnie, dzięki czemu nieśmiali uczestnicy chętniej zabierają głos, a gadatliwi mają mniejszą szansę na zdominowanie dyskusji,
4. chcesz otrzymać protokół natychmiast po zakończeniu spotkania.

Wady: spotkanie w sieci:

1. nie zastąpi spotkania bezpośredniego, zwłaszcza wtedy, gdy powstają grupy, a ty starasz się zbudować ich wzajemne zaufanie i więzi emocjonalne,
2. może pogorszyć dynamikę grupy i zmniejszyć zaufanie, a także prowadzić do powstania konfliktów,
3. może utrudniać wypracowanie porozumienia, ponieważ jest więcej pomysłów i mogą wystąpić trudności z oceną znaczenia wkładu innych członków do proponowanych rozwiązań,
4. może pochłonąć sporo czasu na przygotowania.