Tylko nie nudź

To niestety nie jedyny przypadek. Wielu przedsiębiorców ma zatrważającą umiejętność braku dochodzenia do konluzji - niektórzy gotowi są zanudzić cały kraj. Szkoda, bo większość zwykle ma coś ciekawego do przekazania. Połączenie nudnych slajdów z lichym wystąpieniem unicestwi każdy przekaz zanim zdążysz powiedzieć "Leszek Miller".

W ciągu kilku najbliższych lat każdy będzie miał szansę na swoje "5 minut sławy". Komunikacja będzie jeszcze szybsza, bardziej skrótowa i skompresowana do łatwych w konsumpcji "kawałków". Pomyśl tylko o odbiorze informacji TVP przez telefon komórkowy lub śledzeniu programu TVN24 na ekranie palmtopa. Może to nie będzie idealna komunikacja, ale będzie ... wszechobecna.

Zacznij od określenia treści głównego przekazu. Zestaw faktów i liczb to jeszcze nie wystąpienie. Załóżmy, że mówisz o antykoncentracyjnych ustawach w Mongolii. Twój podstawowy przekaz może brzmieć - Mongolia powinna wprowadzić nowe przepisy anykoncentracyjne, aby ożywić wymianę handlową z zagranicą. Następnie przedstaw w punktach fakty, dane statystyczne i przykłady, które popierają główną tezę. Teraz pomyśl o osobie lub sytuacji z życia, która doda waloru autentyczności temu, co mówisz. Na koniec dodaj opinie i komentarze osób trzecich. Autorami cytatów nie muszą być znakomici filozofowie. Możesz powoływać się na gazety, sondaże lub kolegów.

Po ułożeniu treści wypowiedzi czas na materiały wizualne. Żyjemy w świecie MTV. Dlatego wykorzystaj co najmniej dwa elementy z tej krótkiej listy: PowerPoint, video, dźwięk, tablica, rekwizyty, itp. Rekwizyt może służyć za puentę. Może wprowadzić trochę komizmu. Na szkoleniu dla agentów ubezpieczeniowych widziałem pomysł wykorzystania różnych kapeluszy do pokazania ról, w które musi wcielać się agent, aby przekonać klienta do wykupienia polisy. Był tam kapelusz kominiarza, czepek pielęgniarki, chełm policjanta, wojskowe kepi, cylinder prestidigitatora i wiele innych.

DWIE ZŁOTE ZASADY

Technologia ułatwia komunikację na szeroką skalę, ale jednocześnie zwiększa niebezpieczeństwo nieudanych prezentacji. W imieniu i dla dobra znudzonych słuchaczy przedstawiam dwie złote zasady, które pomogą lepiej komunikować się z audytorium:

1. Zasada 3-12 (3 punkty, 12 słów na jednym slajdzie)

Aplikacja Power Point firmy Microsoft jest bardzo pożytecznym narzędziem do tworzenia prezentacji. Niestety w rękach nowicjusza staje się narzędziem niebezpiecznym. Technologia pomaga utrzymać tempo i kierunek, ale nigdy nie zbuduje zaufania. Za dużo informacji umieszczonych na pojedynczym slajdzie i za dużo slajdów w trakcie jednej prezentacji to typowe objawy choroby "Śmiercionośna prezentacja" - choroby, na którą jeszcze nie wynaleziono lekarstwa.

Nie ryzykujesz dużo jeśli założysz, że Twoi słuchacze umieją czytać. Każdy punkt opisz w kilku słowach-hasłach. Ważne jest to co mówisz, a nie to co jest napisane. Slajdy tylko wzmacniają najważniejsze tezy Twojej prezentacji.

Jak to wygląda? Zamiast punktu, "- Firma odnotowała w roku 2003 wzrost przychodów w wysokości 29 procent w Niemczech, 18 procent w Holandii i 6 procent we Francji" napisz po prostu "- Wzrost" albo "- 29, 18, 6" albo jeszcze lepiej pokaż mapę Europy z odpowiednio umieszczonymi liczbami. Jeśli połączysz klarowny slajd z przekonującym przekazem i zajmującą anegdotą dlaczego firma ma najlepsze wyniki w Niemczech możesz liczyć na skuteczną komunikację.

W półgodzinnej prezentacji 10-12 slajdów to już tłok. Nie używaj tej samej animacji do każdego slajdu (Tak. Można przesadzić!). Nie musisz mieć slajdu do wszystkiego o czym mówisz. Szczegóły można umieścić na witrynie WWW lub w materiałach do rozdania po prezentacji. Zwięzłość takiego przekazu tworzy większe zaangażowanie słuchaczy i pozwala budować jasne komunikaty. A to przecież klucz do udanej prezentacji, nieprawdaż? Encyklopedyczna wiedza robi imponujące wrażenie, ale kto lubi czytać encyklopedię na slajdach? Przez pół godziny?

Rozważne korzystanie z możliwości technicznych Powerpointa jeszcze nie gwarantuje sukcesu. Nie ma udanej prezentacji bez publiczności. Tak dochodzimy do drugiej zasady.