Efektywna praca w biurze - podstawy

Przeczytaj także: Efektywne zarządzanie czasem a szkolenia

Wzorcowa ogólna struktura archiwizowania danych składa się z trzech lub czterech poziomów. Pierwszy poziom powinny stanowić główne kategorie danych. Mogą się one odnosić do schematu organizacyjnego firmy, działu, do zakresów twoich obowiązków czy projektów. Czasami główne kategorie są kombinacją wszystkich powyższych elementów. Po wypisaniu głównych kategorii musisz się zastanowić, w jaki sposób podzielić każdą z nich na podkategorie.

Poniżej przedstawione zostały przykłady metod wydzielania podkategorii w systemach archiwizacji informacji:

• tematycznie - dokumenty są podzielone według tematu lub dziedziny, podobnie do tematycznego podziału w bibliotece,
• alfabetycznie - dokumenty są uporządkowane alfabetycznie, mogą to być np. nazwy klientów, dostawców lub nazwiska pracowników,
• geograficznie - dokumenty są ułożone według miejsca, którego dotyczą, na przykład kontynentu, kraju, regionu, miasta,
• numerycznie - dokumenty są przechowywane w porządku numerycznym, może to być przypisany numer projektu, numer faktury, klienta, pracownika lub numer PESEL,
• chronologicznie - dokumenty są ułożone według dat: latami, kwartałami, miesiącami itd.

Określając metodę, według której chcesz utworzyć podkategorie, zastanów się, w jaki sposób chcesz odnajdywać poszczególne dane. Co nasuwa ci się na myśl jako pierwsze podczas szukania konkretnej informacji: nazwa, temat? Załóżmy na przykład, że jedna z twoich głównych kategorii nazywa się „klienci” i zawiera dane dotyczące kontrahentów. Gdy potrzebujesz informacji o klientach, najpierw możesz zidentyfikować ich poprzez miejsce, w którym mają siedzibę, następnie nazwę firmy, a potem poprzez rodzaj projektów lub usług, jakie dla nich wykonałeś. W tym wypadku twoją główną kategorią byliby „klienci”, drugi poziom struktury dzieliłby się na podstawie lokalizacji, na trzecim poziomie byłyby nazwiska lub nazwy firm, na czwartym - podział ze względu na nazwę projektu lub usługi. Podział na podkategorie, na który się zdecydujesz, będzie różny dla każdej z kategorii głównych.

Planując układ podkategorii, przyjrzyj się układowi archiwizacji danych elektronicznych i na papierze w swym biurze i w całej firmie. Spytaj kolegów z pracy jak oni zorganizowali podział na kategorie. Może ci to pomóc skonstruować taki system, o jakim wcześniej nie myślałeś. Korzystnie byłoby, gdyby twój system był zgodny ze strukturą przechowywania danych w całej firmie, a podkategorie odpowiadały tym wykorzystywanym przez resztę pracowników.

W większości wypadków usuwając dane, robisz to z powodu tego, że stają się nieaktualne. Dlatego też, gdy to możliwe i dopuszczalne, próbuj segregować dane w podkategorie również z uwzględnieniem lat. Pomoże ci to w przyszłości likwidować przeterminowane akta bardzo szybko bez konieczności przeglądania poszczególnych teczek i dokumentów. Takie działanie ułatwia również archiwizację danych elektronicznych.




Więcej informacji o zarządzaniu obowiązkami w ciągu dnia pracy (m.in. korzystaniu z planerów papierowych, zarządzania emailami i organizowaniu spotkań) znajdziesz w książce "Zorganizuj się! Jak usprawnić pracę w biurze" Karen J. McCorry (Gdańskie Wydawnictwo Psychologiczne, 2009). Książkę znajdziesz w księgarni www.gwp.pl - wpisz w pole wyszukiwarki tytuł. Wykorzystanie za zgodą Wydawcy.