Zarządzanie czasem - dlaczego szkolenia nie działają?

Przeczytaj także: Efektywne zarządzanie czasem a szkolenia

Być może o nieefektywnym zarządzaniu czasem można mówić tylko z perspektywy pracodawcy, współpracowników, zespołu którym kieruję... . Być może o nieefektywności możemy mówić jedynie z punktu widzenia wykorzystania zasobów firmy dla realizacji określonych celów... jej celów, a nie naszych. Być może. Niezależnie do tego, uciekając od tak jednostronnego spojrzenia, powiedzieć można, że w rzeczywistości każdy z nas traci określone, często ukryte korzyści braku lepszego zarządzania czasem. Jakie to są korzyści?

Może to być wielość czy częstotliwość kontaktów towarzyskich, wizerunek przepracowanego, zawalonego robotą, bardzo zajętego a może nawet oddanego pracownika. Mogą to być czas na innego rodzaju zajęcia osobiste w czasie przeznaczonym na prace. Może to być dziesiątki innych korzyści. Jakich? Sami sobie Państwo odpowiedzcie, jakie korzyści moglibyście utracić zmieniając styl funkcjonowania. By je zdefiniować trzeba czasem krótszej, czasem dłuższej, chwili refleksji. Korzyści, o których mówię, mogą być różnego rodzaju. Część z nich jest wymiennych na inne i wówczas łatwo o zmianę, ale części nie tak łatwo zastąpić. Identyfikując, je podczas zmiany stylu życia możemy poszukać nowego sposobu na ich osiąganie. Ale łatwo sobie wyobrazić jak opornie będzie następować zmiana, ile prób trzeba podejmować, jeżeli zawczasu nie zidentyfikuje się tych korzyści.

Każdy z nas postępuje w sposób zapewniający mu optymalną dietę przykrości i przyjemności, którą czerpiemy z tego co robimy i jak robimy. Dieta ta jest oczywiście indywidualnie skomponowana. Wspólnym dla wszystkich ludzi jest dążenie do tego by była co najmniej lekka przewaga przyjemności. Funkcjonując w określony sposób, organizując swój czas świadomie lub nie, w sposób mniej lub bardziej planowany stale robimy rachunek zysków i strat. Dzieje się to najczęściej automatycznie, nieświadomie. Wynik tego bilansu decyduje o tym, czy wprowadzamy zmiany w swe życie, czy też nie. Możemy nawet walczyć o zachowanie status quo. O to by nawet jeśli coś się zmienia, nic się nie zmieniło. Do trwałej zmiany dochodzi wówczas, gdy swoją dietę przykrości i przyjemności zmodyfikujemy, znajdując zastępniki dla traconych korzyści lub znajdując zupełnie nowe korzyści, które subiektywnie będą bardziej znaczące od tych traconych.

Jeśli nie wiesz dokąd zmierzasz każda droga tam prowadzi. Waga misji roli i celów.

To czy szkolenie z zarządzania czasem sprzyjać będzie Twojej większej efektywności, zależy w dużej mierze od tego, czy wiesz jaka jest misja Twojej roli w firmie, jakie są cele strategiczne, jaka jest misja Twego stanowiska. Rolą każdego pracownika jest realizacja nie tylko bieżących celów i zadań na danym stanowisku, ale także tworzenie wartości dodanej dla firmy. Odnosząc się do nomenklatury Eisenhowera pierwsze wyznacza to co jest pilne do wykonania w miejscu pracy. Jasność strategi firmy, posiadanie wizji, indywidualnej misji stanowiska, roli jaką się pełni czy kluczowych celów pozwala określić rzeczy ważne. Najważniejszą korzyścią z posiadania misji, roli i celów jest fakt, że umożliwia nam łatwo podejmować decyzje najmocniej związane z zarządzaniem czasem: co robić, a czego nie robić w danym miesiącu, tygodniu, dniu, godzinie, danej chwili ... Misja określa także, co należy do zakresu działań innych osób, czego nie można delegować a co z definicji należy do zakresu obowiązków innych osób. Jeżeli misja jest dla mnie zrozumiała i akceptuję ją, wówczas łatwo o określenie celów długoterminowych, strategicznych i związanie z nimi celów, krótkoterminowych, operacyjnych. Znajomość misji roli pozwala także definiować cele w kategoriach zapewniających ich realizacje: określonych w czasie, nastawionych na rezultaty (te związane z tworzeniem wartości dodanej), precyzyjnych (określające jakość i ilość Twojego wkładu zapewniającego sukces w ich realizacji). Cele powinny być także pozytywne, ekologiczne i wymierne (by wiedzieć po czym poznamy, że udało się je zrealizować z sukcesem).

Istotnym jest także uwzględnienie i zbadanie jak moje osobiste cele mają się do tych firmowych. Czy są zbieżne, czy są rozbieżne a może w konflikcie? Co wówczas zrobić, by wysiłek wkładany w realizację osobistych służył realizacji celów firmowych?