Efektywna praca w biurze - podstawy

Przeczytaj także: Efektywne zarządzanie czasem a szkolenia

Staramy się pracować dłużej i ciężej, w rezultacie doświadczamy uczucia wypalenia, depresji oraz choroby. Wszyscy mamy 24 godziny w ciągu doby - ani mniej, ani więcej. Co zdecydujemy się robić w przeciągu tych 24 godzin i jak je spędzimy, zależy wyłącznie od nas. Posiadamy również możliwość wyboru, jak zaplanujemy i spędzimy nasz dzień, tydzień, miesiąc czy rok oraz w jaki sposób pokierujemy swoimi codziennymi zadaniami. Gdy wybory zostaną już dokonane, następnym krokiem będzie poświęcenie się procesowi zarządzania i organizowania.

Krok pierwszy efektywnej pracy w biurze - wizja dnia

Pierwszym krokiem w organizacji idealnego, odpowiadającego nam dnia pracy jest określenie jego wyraźnej wizji. Możesz zmodyfikować swe życie w pracy tylko wtedy, gdy będziesz wiedział jakie ma ono być oraz co ma być w nim zmienione.

Aby skonkretyzować wizję tego dnia, odpowiedz na poniższe pytania:

1. Czego chcesz dokonać?
2. Ile godzin dziennie chcesz pracować?
3. Z jakimi osobami (zarówno z wewnątrz, jak i z zewnątrz) chcesz współpracować?
4. Ile niezakłóconego czasu w ciągu dnia chcesz mieć?
5. Ile czasu poświęcisz na pocztę elektroniczną i rozmowy telefoniczne?
6. Jakie inne aspekty uczynią twój dzień pracy idealnym?
7. Jak będziesz się czuć pod koniec tego dnia?

Wiadomo, że dzień pracy zaplanowany na papierze a dzień pracy realnie przepracowany to dwie różne rzeczy. Problem tkwi w tym, że rezygnujemy z działań zaplanowanych na rzecz działań, które na bieżąco się pojawiają i domagają podjęcia jakichś działań. Kluczem do zachowania spokoju i planu dnia jest mówienie "nie".

Ustalenie jakim rzeczom, działaniom oraz ludziom możesz powiedzieć "tak" jest konieczne, jeśli chcesz, aby twoje działania w pracy koncentrowały się na ustalonych przez ciebie priorytetach. Prawdopodobnie częściej niż chcesz mówisz "tak", choć w rzeczywistości myślisz "nie". Dlaczego? Zgodnie z zasadami współpracy zespołowej mówienie "nie" jest wykluczone. W dodatku miło jest powiedzieć "tak", gdy chodzi o pomoc innym. Czasem trudno jest odmówić, szczególnie gdy mamy do czynienia z szefem, kolegą lub klientem, lecz czas, jakim dysponujesz w pracy, jest ograniczony.