Efektywna praca w biurze - podstawy

Przeczytaj także: Efektywne zarządzanie czasem a szkolenia

Nauczenie się mówienia "tak" czy "nie" jest równoznaczne z nauczeniem się sztuki negocjacji. Negocjacje to według definicji słownikowej - dyskusja prowadząca do zawarcia porozumienia. Negocjując, komunikujemy się, aby uzmysłowić sobie nawzajem, co będzie najlepsze dla obydwu stron. Nie ma tu miejsca na ślepe zgadzanie się czy odmawianie. Przypomnij sobie przypadek, kiedy ktoś powiedział ci "nie". Jakie czynniki zaważyły na tym, że wydało ci się to do przyjęcia? W jaki sposób było to zakomunikowane? Jakie warianty lub inne rozwiązania były przy tym zaprezentowane? Jakie powody zadecydowały o tym, że nie towarzyszyło ci uczucie złości lub zawodu? Branie pod uwagę każdego poglądu, dochodzenie do wzajemnych ustępstw i znajdywanie rozwiązań jest drogą negocjowania i osiągania porozumień z innymi.

Przypuśćmy, że twój zwierzchnik bezustannie zleca ci zadania, które tak naprawdę nie należą do zakresu twoich obowiązków, oraz które najprawdopodobniej spowodują, że nie będziesz w stanie wypełnić własnych zadań. Co więcej, postrzegasz owe czynności jako mające małe znaczenie dla waszej firmy. Jak powiesz "nie" własnemu szefowi?

Zamiast mówić "nie", trzeba po prostu wynegocjować warunki (a przynajmniej spróbować, nawet jeśli szef jest niezbyt rozsądny). Na początek poproś o więcej informacji. Wyjaśnij zakres i znaczenie zleconego zadania. Przedstaw zwierzchnikowi swoje priorytety oraz to jak je widzisz. Spytaj, czy naprawdę jesteś najlepszą lub jedyną osobą w całej firmie, która może przyjąć to zadanie. Na koniec, jeśli musisz się zgodzić, zaproponuj rozsądny dla ciebie - powtórzmy: rozsądny dla ciebie - termin wypełnienia tego dodatkowego zadania.

W wypadku każdej prośby ingerującej w czas pracy powinno się otwarcie negocjować sprawę stosowności zadania oraz terminu jego wykonania. W ten sposób w rzeczywistości nie mówisz "nie", a jedynie negocjujesz warunki, na które możesz przystać. Gdy masz już określone priorytety oraz zidentyfikowane przeszkody stojące na drodze do ich realizacji, negocjowanie staje się niezbędne do prawidłowego zarządzania czasem.

Krok drugi efektywnej pracy w biurze - konsoliduj

Jeśli kiedykolwiek się przeprowadzałeś, zdajesz sobie sprawę z faktu jak wiele rzeczy posiadasz - i że jest ich o wiele za dużo. Szacuje się, że przez większość czasu (około 80 procent) używamy jedynie około 20 procent tego co posiadamy. Dlaczego więc trzymamy te niewykorzystywane 80 procent? To proste - ponieważ myślimy, że może kiedyś będziemy tego potrzebować. Podobnie jest w życiu zawodowym: pozbywanie się informacji może być trudne, gdyż nie wiemy jak przydatne mogą się one okazać w przyszłości. Dlatego też mamy tendencję do trzymania wszystkiego. Jednak przechowywanie każdego fragmentu informacji z jakim się spotykamy utrudnia nam dostęp do danych, których naprawdę potrzebujemy. Dlatego więc jedną z głównych zasad organizowania jest konsolidowanie informacji, aby pozbyć się rzeczy niepotrzebnych i pogrupować dane, które chcemy zatrzymać.