Efektywna praca w biurze - podstawy

Przeczytaj także: Efektywne zarządzanie czasem a szkolenia

Aby rozpocząć konsolidację, musisz oczyścić zasoby swoich danych - zarówno te na papierze, jak i dokumenty elektroniczne, materiały do czytania, wizytówki, e-maile - wszystko to czego nie potrzebujesz lub nie używasz. Ta czynność dla niektórych osób jest najtrudniejszą częścią organizowania biura. Może ona nawet powstrzymać cały proces porządkowania danych. Wielu ludzi obawia się zniszczyć informacje, które mogą się im lub ich znajomym później przydać. Nie pozwól, aby taka obawa stanęła ci na drodze porządkowania danych w biurze. Kluczem do przezwyciężenia tego problemu jest bliższe przyjrzenie się obawom i ocena czy są one uzasadnione.

W trakcie pracy nad eliminowaniem zbędnych informacji zastanów się, jak długo w przyszłości będziesz trzymał poszczególne rodzaje danych. Zacznij określać własne wytyczne dotyczące zachowywania dokumentów i użyj ich do utworzenia tabeli lub prostego arkusza kalkulacyjnego. W pierwszej kolumnie wypisz rodzaj danych/dokumentu, w drugiej - przypisz im długość czasu, na jaki, według ciebie, powinieneś je zachować. Zaglądaj do tego spisu i uaktualniaj go co roku, tak aby stanowił wygodny przewodnik użyteczny w przyszłości. Chociaż określenie tego, co powinieneś zachować, a czego się pozbyć, może wydać się łatwe, z pewnością będziesz mieć wątpliwości.

Sześć poniższych pytań pomoże ci ocenić czy informacja jest rzeczywiście potrzebna.

1. Czy ta informacja ma związek z twoimi bieżącymi działaniami lub projektem, nad którym właśnie pracujesz?
2. Czy jest to zapis z przeszłości, który może okazać się przydatny do przyszłych kontaktów lub projektów?
3. Czy wykorzystujesz tę informację regularnie?
4. Czy dana informacja jest wciąż aktualna?
5. Jeśli naprawdę potrzebujesz tego zapisu, to czy masz pewność, że nie uzyskasz go w żaden inny łatwy sposób, na przykład od znajomego, z twojej skrzynki e-mailowej, z twardego dysku, z internetu?
6. Czy przechowywania danych dokumentów wymaga prawo lub polityka twojej firmy?

Oprócz pozbywania się niepotrzebnych danych konsolidacja oznacza również zebranie i pogrupowanie danych, które zamierzasz zatrzymać. We wstępnej fazie organizowania dnia pracy pożądane jest uporządkowanie akt i dokumentów papierowych rozproszonych w twoim biurze. Najprościej jest rozpocząć tę czynność od przejrzenia i pogrupowania według rodzajów wszystkich informacji będących w formie papierowej.