Bazy danych wzajemnie udostępniane

ZAŁOŻENIA MODELU DZIAŁANIA

Działanie w modelu polegającym na wzajemnym udostępnieniu danych wymaga zrealizowania kilku koniecznych etapów. Pierwszy z nich to opracowanie założeń prawnych i biznesowych projektu z danym partnerem. Bardzo istotnym założeniem biznesowym jest to, że udostępnienie danych następuje na zasadzie barterowej. Z kosztów projektu dla partnerów wzajemnie usuwana jest istotna pozycja - "zakup bazy danych do akcji".

Po zaakceptowaniu przez strony założeń prawnych i biznesowych można przystąpić do podpisania formalnych dokumentów regulujących zakres współpracy w świetle przepisów o ochronie i przetwarzaniu danych.

Zalecanym elementem wstępnym w projekcie jest poddanie się przez partnerów formalnemu audytowi baz danych pod kątem możliwości ich wzajemnego udostępnienia. W audycie ważna jest analiza klauzul zgody na przetwarzanie danych osobowych, jakie podpisywali klienci danego partnera.
W praktyce należy wyróżnić cztery grupy stosowanych klauzul informacyjnych, w zależności od stopnia konkretyzacji przekazywanych podmiotowi danych osobowych informacji.

KLAUZULE DOPUSZCZAJĄCE PRZEKAZYWANIE DANYCH

Klauzula zezwalająca na przekazywanie danych podmiotom ze wskazanych kategorii
Najczęściej stosowaną w praktyce klauzulą informacyjną jest taka, która zawiera informację, iż dane osobowe mogą być przekazywane innym podmiotom, które określone zostają szerokimi kategoriami, np. firmy określonej branży, podmioty powiązane kapitałowo z administratorem danych osobowych etc. W tej sytuacji przekazywanie danych osobowych jest dopuszczalne, pod warunkiem możliwości zakwalifikowania odbiorcy danych osobowych do odpowiedniej kategorii odbiorców danych.

Klauzula bez wzmianki o przewidywanej osobie, które dane mogą zostać przekazane, ale z dopuszczeniem takiej możliwości
Drugim rozwiązaniem stosowanym w praktyce jest brak w klauzuli informacyjnej wzmianki o przewidywanych lub znanych administratorowi odbiorcach danych osobowych, z jednoczesnym jednak podaniem samej informacji o możliwości przekazywania danych osobowych osobom trzecim. Przekazywanie danych osobowych w tej sytuacji uznawane jest przez GIODO za dopuszczalne. Warunkiem koniecznym, który dodatkowo musi zostać spełniony, by przekazanie danych osobowych uznane zostało za dopuszczalne, jest zachowanie tożsamości celu przetwarzania danych osobowych. Oznacza to, iż dane po przekazaniu mogą być przetwarzane wyłącznie w takim celu, w jakim zostały zebrane, np. na cele marketingowe.

Klauzula, że dane nie będą przekazywane innym podmiotom
Kolejnym stosowanym w praktyce rozwiązaniem jest pozytywna informacja w treści klauzuli informacyjnej, iż dane osobowe nie będą przekazywane innym podmiotom. W tej sytuacji jakiekolwiek przekazywanie danych osobowych należy uznać za niedopuszczalne.

Klauzula wskazująca podmioty, którym dane mogą być przekazywane
Czwartą stosowaną w praktyce formą klauzuli informacyjnej jest pozytywne wskazanie podmiotów, którym dane osobowe mogą być przekazywane. Wskazanie to następuje przez podanie nazwy osoby prawnej. Przekazywanie danych osobowych innym podmiotom niż wymienione z nazwy w treści klauzuli informacyjnej jest - co do zasady - działaniem niedopuszczalnym w świetle przepisów ustawy.
Zrealizowanie audytu formalnoprawnego baz gwarantuje partnerom zgodność z przepisami ustawy działań komunikacyjnych do klientów.

SEGMENTACJA BAZ DANYCH

Wybierając model wzajemnego udostępniania baz danych, jako sposób na znalezienie nowych wartościowych źródeł klientów, daje możliwość dotarcia do ekskluzywnych grup klientów. I tak np. bank nawiązując współpracę w towarzystwem ubezpieczeniowym ma gwarancję, że oferuje produkt kredytowy klientowi, który udowodnił swą skłonność do systematycznego regulowania należności od lat opłacając składki ubezpieczeniowe. Kolejnym kryterium selekcji może być wartość umowy/obrotu z danym klientem, kwalifikująca go do segmentu niskiego, średniego lub VIP wg klasyfikacji właściciela bazy.

W przypadku baz liczących bardzo wiele rekordów, np., kilkaset tysięcy, ważnym etapem akcji może być wzajemna deduplikacja danych. Celem etapu deduplikacji jest wykluczenie z baz danych zbioru wspólnego, czyli osób będących jednocześnie klientem obu partnerskich instytucji.
W modelu współpracy polegającym na wzajemnym udostępnieniu danych mamy do czynienia z następującymi rodzajami baz:
- bazy wyjściowe: przekazane przez partnerów od akcji,
- bazy wynikowe: bazy powstałe na skutek deduplikacji baz wyjściowych, pozbawione tzw. części wspólnej, zawierającej dane klientów obu instytucji,
- bazy respondentów: bazy osób, które na skutek działań direct marketingowych do bazy partnera zainteresują się ofertą i wyrażą zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez firmę oferującą produkt/ usługę.