Zarządzanie projektem - analiza słabych stron

Przeczytaj także: Zarządzanie projektami - najczęstsze problemy

2) Czy opracowano plan projektu?

Jeśli nie wiadomo, jaki był początkowy plan projektu, to wszyscy jesteście w tarapatach. Bez takiego planu nie ocenisz postępów i nie wykryjesz, wczesnych sygnałów ostrzegających o problemach. Praca w takich warunkach przypomina nawigowanie bez mapy. Nie da się określić położenia względem celu wędrówki i nie wiadomo, czy należy przyspieszyć, zmienić kierunek czy zrobić coś jeszcze innego.

3) Czy plan jest kompletny?

Niekompletny plan to również powód do zmartwień. Nie oznacza to, że każdą czynność należy rozpisać w najdrobniejszych szczegółach z trzyletnim wyprzedzeniem — takie postępowanie również nie wskazuje na nic dobrego. Niemniej w planie powinny być uwzględnione wszystkie najważniejsze zadania na najbliższy czas. Jeśli zauważysz w planie luki, wzmóż czujność i traktuj go z ograniczonym zaufaniem. Jeśli natrafisz na obszary projektu, które nie są uwzględnione w planie, postaraj się dociec, skąd się wzięły i jaki będzie ich wpływ na całe przedsięwzięcie.

4) Czy przebieg prac jest podporządkowany planowi?

Nawet najlepszy plan zda się na nic, jeśli członkowie zespołu będą ignorować jego założenia. Odchylenia od planu są dopuszczalne, jednak kompletny brak zgodności planu z faktycznie podejmowanymi działaniami jest bardzo niepokojącym sygnałem.

5) Czy plan uwzględnia pozostałe obowiązki członków zespołu?

Załóżmy, że plan jest kompletny, a twoi ludzie wykonują zadania zgodnie z nim. Ale czy starczy im czasu? W natłoku prac bardzo często wiele drobnych czynności jest odkładanych na później i wykonywanych nawet z wielomiesięcznym opóźnieniem.

Dotyczy to również zadań zdefiniowanych w ramach projektu. Każde z nich może być przypisane do określonego członka zespołu w sposób nie budzący wątpliwości, ale to jeszcze nie oznacza, że te zadania da się wykonać w wyznaczonym czasie. Jeśli nie znasz pozostałych obowiązków danej osoby, nie będziesz w stanie określić, kiedy wykona ona zadania założone w twoim projekcie. Określając terminy zakończenia poszczególnych etapów dużego projektu, nie możesz polegać na opiniach członków zespołu projektowego — to ty odpowiadasz za harmonogram przedsięwzięcia i za jego wykonanie. Jeśli zaczniesz kierować się poszczególnymi opiniami, będzie ci trudno podjąć jakąkolwiek racjonalną decyzję, ponieważ obok skraj¬nie optymistycznych sugestii i poglądów pojawiać się będą umiarkowane oraz wyjątkowo pesymistyczne prognozy.

To ty jesteś menedżerem projektu — powinieneś przejąć kontrolę nad ustalaniem harmonogramu wykonywanych czynności i dopasować go do planu przedsięwzięcia. Zadbaj o to, bo w razie zawalenia terminu to twoja głowa pójdzie pod topór!

Plan musi uwzględniać pozostałe zajęcia członków zespołu, takie jak: (1) inne projekty, (2) zarządzanie, (3) spotkania, (4) urlopy i święta, (5) szkolenia.

Zapytaj swoich podwładnych, czy poprzedni menedżer projektu uwzględnił dodatkowe obowiązki oraz zaplanowane urlopy członków zespołu. Jeśli nie, to znaczy, że harmonogram prac poszczególnych osób w projekcie ma się nijak do rzeczywistości.

6) Czy wierzysz, że plan projektu jest wykonalny?

To podchwytliwe pytanie warto zadać każdemu z członków zespołu. W odpowiedzi twoi ludzie prawdopodobnie zaczną dzielić się obawami i zauważonymi problemami, o których bali się wspomnieć wcześniej. Wysłuchaj ich, a zyskasz jaśniejszy obraz sytuacji i dowiesz się o ukrywanych wcześniej trudnościach z realizacją projektu.

Jeśli do tej pory nie udało ci się odkryć żadnych poważnych uchybień, to przedsięwzięcie najprawdopodobniej przebiega zgodnie z planem.