Zarządzanie projektem - analiza słabych stron

Przeczytaj także: Zarządzanie projektami - najczęstsze problemy

7) Czy kluczowe terminy cząstkowe są wykonalne i wzajemnie spójne?

Zwróć uwagę na daty wyznaczające zakończenie projektu oraz jego kluczowe etapy. Powinny być one realistyczne i zgodne z zewnętrznymi oraz wewnętrznymi ograniczeniami nałożonymi na projekt takimi jak:

• zobowiązania wynikające z podpisanego kontraktu (np. umowy z klientem),
• daty przekazania prac do innych działów (np. przesłania projektów do działu produkcji),
• warunki rynkowe (np. produkt ma być gotowy przed określonym wydarzeniem — świętami Bożego Narodzenia, igrzyskami olimpijskimi itp.).

8) Czy prace zlecane na zewnątrz będą ukończone na czas?

Czy elementy planu projektu, wykonywane w ramach innych projektów lub w innych firmach, zostaną ukończone zgodnie z ustalonymi terminami? Uzgadniaj to na bieżąco z menedżerami odpowiedzialnymi za te części twojego projektu, nad którymi nie masz bezpośredniej kontroli.

9) Czy plan projektu jest ogólnie logiczny?

Każdy budowlaniec wie, że plan zakładający ułożenie dachu przed wybudowaniem ścian zawiera poważny błąd logiczny. Przeglądając plan projektu, zwróć więc uwagę czy nie zawiera on oczywistych błędów uniemożliwiających realizację głównych celów. W razie wątpliwości pytaj pracowników odpowiedzialnych za dany element przedsięwzięcia. Z pewnością nie będziesz w stanie wyłapać wszystkich niedociągnięć, ale na pewno zauważysz przynajmniej kilka, dzięki czemu członkowie twojego zespołu będą wiedzieć, że kontrolujesz sytuację.

10) Czy podział zasobów jest realistyczny?

To, czy da się dotrzymać zaplanowanych terminów, byłeś w stanie ocenić w oparciu o rozmowy z członkami zespołu projektowego. Jeśli plan wykorzystania zasobów zakłada, że pierwsze działanie zostało zaplanowane na najbliższy poniedziałek i zajmie ono 56 roboczogodzin. Założenie, że pracownik całą swoją ośmiogodzinną dniówkę poświęci na realizację projektu, jest nierealne. Tak więc stworzenie planu, który zakłada 56-godzinny dzień pracy, to czysty obłęd. Członkowie zespołu nie będą w stanie wywiązać się z terminów, z czego wynikną ogromne opóźnienia. Co ciekawe, nikomu nie chciało się tego planu zweryfikować. Po uwzględnieniu prawdziwej dostępności zasobów — czyli członków zespołu — szacowany czas realizacji przedsięwzięcia wydłużył się o 700 procent, przed przeprowadzeniem jakiejkolwiek optymalizacji. Tak oto jednym pytaniem można ustalić, że nad projektem wisi wielka czarna chmura.

Przeanalizuj plan wykorzystania zasobów. Znajdź osoby i grupy ludzi, w odniesieniu do których zakłada się nierealnie wysokie obciążenie pracą. Takie dane można prezentować graficznie, za pomocą wykorzystywanego w firmie oprogramowania do zarządzania projektami.

Opisane powyżej 10 pytań pomoże ci sumiennie zanalizować projekt, który od tej pory będzie twoim projektem. Dzięki nim możesz czuć się o wiele pewniej, ponieważ gdzie czają się krokodyle.




Więcej praktycznych wskazówek pomocnych w zorganizowaniu, zaplanowaniu i realizacji projektów w dowolnej firmie z dowolnej branży podanych bez owijania w bawełnę znajdziesz w książce „Zarządzanie projektami” Richarda Jonesa (Wydawnictwo MT Biznes, 2009). Książka należy do serii „Biznesola — Nowe kierunki w biznesie”. Znajdziesz ją w księgarni www.mtbiznes.pl, wpisując w pole wyszukiwarki tytuł. Wykorzystanie za zgodą Wydawcy.