Zarządzanie projektami - najczęstsze problemy

Przeczytaj także: Zarządzanie projektami: jak i po co zidentyfikować role projektowe?

Problem 1: Brak wypracowanych i zaakceptowanych zasad zarządzania projektami

Problem dość prozaiczny i relatywnie prosty do zaadresowania, ale jednak często występujący. Jeśli nie mamy opracowanego materiału nazwanego ogólnie „Podręcznikiem zarządzania projektami”, osoby zatrudnione w organizacji nie wiedzą jakie są oczekiwania jeśli chodzi o zarządzanie projektami. Trudno zrobić kolejny krok ponieważ w takim przypadku ludzie zarządzają projektami tak jak najlepiej potrafią. Brak jest ogólnofirmowych standardów i to rodzi szereg problemów, najczęściej natury komunikacyjnej oraz braku spełniania oczekiwań, które po prostu nie są zdefiniowane. Ostatnio rozmawialiśmy z bardzo dużą polską grupą kapitałową, która oprócz systemu oczekiwała wypracowania wspólnych zasada zarządzania projektami ponieważ każda spółka pracowała „po swojemu„ i to powodowało zauważalne, często dotkliwe problemy.

Problem 2: Niewystarczające kompetencje oraz brak dobrego Biura Zarządzania Projektami (PMO)

Tak jak matematyki czy fizyki zarządzania projektami trzeba się nauczyć. Jednak w wielu firmach kierownikami projektów są osoby, które mają jakieś praktyczne doświadczenia w zarządzaniu projektami to często są „samoukami”. Firmy powinny dokładać starań, aby edukować pracowników z obszaru zarządzania projektami. To samo dotyczy sponsorów projektów oraz członków komitetów sterujących. Kolejny problem to słabo umocowane PMO oraz niezdefiniowane oczekiwania wobec niego. Częstym problemem jest to, że gdy w organizacji pojawia się PMO, ludzie zakładają, że to ono będzie już w pełni zarządzało projektami. Nic bardziej mylnego – PMO ma rolę wspierającą a nie wyręczania ludzi z tzw. obszaru „biznesu” w zarządzaniu projektami.

Problem 3: Nieprzemyślane decyzje o uruchamianiu kolejnych projektów, brak planowania i raportowania projektów

Firmy podejmują często niewystarczająco dobrze przemyślane decyzje o uruchamianiu kolejnych projektów. Często spotykana jest sytuacja kiedy pomimo tego, że pracownicy komunikują, iż więcej pracy projektowej nie dadzą rady udźwignąć to zapadają decyzję że firma będzie realizować kolejny i kolejny projekt. Usłyszałem zupełnie niedawno od Pani Dyrektor PMO z dużej organizacji w Polsce, że kiedy sygnalizowała Zarządowi firmy, że może lepiej poczekać z uruchomieniem nowego projektu, bo ludzie są mocno przeciążeni pracą usłyszała – „musielibyśmy zobaczyć dowód, że faktycznie tak jest”. Aby pokazać taki dowód musimy mieć dobre narzędzie wspierające zarządzanie projektami z modułem zarządzania zasobami projektowymi. Wówczas taki dowód, jak na ilustracjach poniżej byłby dostępny i łatwo można by było podejmować obiektywne i bardziej korzystne strategicznie decyzje.

Problem 4: Brak dedykowanych narzędzi wspierających zarządzanie projektami

Wiele firm pracuje z narzędziami, które same opracowały w oparciu o pakiet narzędzi MS Office. Nie ma w tym nic złego. Ale jeśli organizacja rośnie, potrzeby są coraz większe to takie narzędzia stają się niewystarczające. Trudno jest samemu zrobić narzędzie, które miałoby dobre funkcje pozwalające efektywnie zarządzać zasobami na projektach. Trudno też zrobić skuteczne narzędzia pozwalające na jednoczesną pracę całego zespołu projektowego. Nie jest łatwe także zrobić narzędzie, które dawałoby bieżący dostęp dla PMO i kadry zarządzającej firmy do informacji o tym w jakim stopniu posuwa się realizacja poszczególnych projektów w firmie. Przytoczę w tym miejscu jeden praktyczny przykład: wiele firm przygotowuje cykliczne raporty o statusach realizowanych projektów. Najczęściej wygląda to tak, że pracownicy PMO wspólnie z kierownikami projektów opisują status projektów na predefiniowanych slajdach programu Power Point. Następnie w PMO jest to konsolidowane i przesyłane do wybranych osób z kierownictwa firmy. Jest to dość pracochłonny proces, ukazujący często wybiórcze efekty, który może być zaprojektowany w dobrym systemie IT i przez to będzie dużo bardziej efektywny. Poniższa ilustracja pokazuje ekran dedykowany zarządowi, który na bieżąco ma dostęp do informacji o statusie realizowanych projektów. Taki ekran jest zwieńczeniem przebiegu automatycznego procesu przeglądów projektowych.

Mam nadzieję, że opisane w niniejszym artykule problemy pomogą Państwu stopniowo je wyeliminować i lepiej zarządzać projektami.

Włodzimierz Makowski, Członek Zarządu