Zarządzanie projektem - analiza słabych stron

Przeczytaj także: Zarządzanie projektami - najczęstsze problemy

Jak radzi Richard Jones w swojej książce „Zarządzanie projektami” (Wydawnictwo MT Biznes, 2009), aby wykryć poważne problemy w projekcie, trzeba przeanalizować jego dwa podstawowe aspekty. Po pierwsze, musisz sprawdzić, czy zespół zajmujący się przedsięwzięciem jest wystarczająco kompetentny, by prawidłowo ocenić bieżącą sytuację. Po drugie, jeśli twoi ludzie mają odpowiednią wiedzę i umiejętności, upewnij się, że przekazują ci swoje prawdziwe opinie na temat postępów i perspektyw związanych z projektem.

O ile to możliwe, w pierwszej kolejności porozmawiaj z menedżerem, którego projekt przejmujesz. Taka osoba może ci udzielić cennych informacji o ludziach w zespole projektowym, twoich przełożonych, klientach itp. Krótko mówiąc: zna dokładne współrzędne niebezpiecznych gór lodowych, na których projekt (a z nim i ty) może się wyłożyć.

Jeśli twój poprzednik zacznie wyliczać problemy tkwiące w projekcie, uzyskasz przynajmniej częściową odpowiedź na swoje pytanie — jest bardzo możliwe, że przedsięwzięcie zmierza w złym kierunku. Musisz poinformować o tym zarządzających firmą, a potem zebrać ich opinie i inne informacje, by podjąć świadomą decyzję czy przejmujesz odpowiedzialność za projekt, czy nie. Pamiętaj jednak, że poprzedni menedżer projektu mógł być zwyczajnie niekompetentny, a teraz stara się usprawiedliwić swój brak kwalifikacji, wyolbrzymiając wszelkie napotkane trudności. Jeśli twój poprzednik stwierdzi, że wszystko jest w porządku, przyjmij to za dobrą monetę, ale nie zaprzestawaj poszukiwań.

Teraz czas, żebyś zamienił kilka słów z twoim nowym zespołem projektowym. Ale pamiętaj: jest bardzo prawdopodobne, że usłyszysz dużo złych wieści.

Z doświadczenia wynika, że tego rodzaju rozmowy najlepiej przeprowadzać w sposób nieformalny. Zebranie członków zespołu w jednym pomieszczeniu w nadziei, że zwierzą się oni ze swych najgorszych obaw komuś, kogo dopiero poznali, byłoby naiwnością. Postaraj się pogawędzić z każdym z członków zespołu na osobności. Odpowiedź przecząca na którekolwiek z poniższych pytań może zwiastować poważny problem, dlatego słysząc ją, za wszelką cenę staraj się drążyć temat.

1) Czy panuje zgoda co do celu projektu?

Zadając to pytanie upewniasz się, że wszyscy członkowie zespołu podporządkowują swoją pracę tym samym wytycznym. Brak jednomyślności co do celu realizowanego przedsięwzięcia praktycznie uniemożliwia odniesienie sukcesu. Jeśli tylko część członków zespołu rozumie cel projektu, to znak, że powinieneś skrupulatnie przeanalizować sposób realizacji przedsięwzięcia. Jeśli nie wszyscy w zespole mają pełną wiedzę na temat projektu, to jeszcze nic strasznego, ale tylko pod warunkiem, że menedżer bierze na to poprawkę, koordynując prace zespołu.

Jeśli twój rozmówca nie potrafi określić głównych założeń projektu, zadaj mu następujące pytania dodatkowe:

• Jakie są cele projektu?
• Które z tych celów realizujesz przez swoją pracę?
• Jaki jest twój zakres obowiązków?

Bardzo szybko przekonasz się, że niektórzy pracownicy opierają się wyłącznie na poleceniach innych członków zespołu. W rezultacie nie widzą „szerszego kontekstu” przedsięwzięcia, ale to nie przeszkadza im w skutecznym wykonywaniu zadań. Takie zjawisko nie jest jeszcze powodem do paniki, ale warto upewnić się, czy przekazywane tą drogą polecenia służbowe są spójne z odgórnymi założeniami projektu.

Jeśli twoi podwładni nie są w stanie zdefiniować stojącego przed nimi celu (i nie widzisz żadnych innych dowodów jego istnienia), to zdecydowanie powinieneś zacząć się martwić.