Efektywne zarządzanie czasem a szkolenia

Przeczytaj także: Zarządzanie czasem - dlaczego szkolenia nie działają?

Rozwój umiejętności to punkt wyjścia i dojścia

Mówiąc o zarządzaniu czasem myślimy często w kategoriach pojedynczej umiejętności. Jednak zarządzanie czasem jest efektem wykorzystania określonej kombinacji posiadanych umiejętności. Budowanie wizji, formułowanie celów, planowanie i ustalanie priorytetów, organizacja własnej aktywności w ciągu dnia, tygodnia, miesiąca - to tylko kilka z nich. Dla stałego podnoszenia efektywności przydatne jest także uczenie się, obserwacja skutków, analiza i określanie pożądanych zmian, ale także np. delegowanie, asertywność. Złożony efekt w postaci skutecznego zarządzania czasem wymaga pracy na wielu obszarach. Co ciekawe, nie oznacza to jednoczesnej pracy na wielu frontach. Takie myślenie sprzyja „nicniezmienianiu”. Przyglądając się temu jak do tej pory funkcjonowaliśmy w czasie, jak nim zarządzaliśmy, możemy odnaleźć określone wzorce, nawyki, emocje im towarzyszące oraz zidentyfikować sposób myślenia, przekonania na temat świata, innych ludzi i siebie. Idąc tą drogą można odnaleźć jedną, dwie kluczowe płaszczyzny, czy obszary, w których praca, jeżeli skoncentrujemy wysiłek przyniesie spektakularne zmiany.

Które obszary są kluczowe? U każdego inne. U jednych osób będzie to problem z podejmowaniem decyzji dotyczącej naczelnego wyboru: w co zaangażować swą energie kiedy alternatywy są równie atrakcyjne. To brak czy trudność w podejmowaniu decyzji w sytuacji tzw: konfliktu wewnętrznego dążenie – dążenie. Dla innych osób może to być trudność w sformułowaniu osobistej wizji i celów z niej wynikających. I nie chodzi o jakiekolwiek sformułowanie ale takie, które wydatnie zwiększa prawdopodobieństwo realizacji. Dla części osób kluczowy obszar to trudność w planowaniu. Dla jeszcze innych osób może to być nieumiejętność powiedzenia „nie”: współpracownikom, klientom, podwładnym etc. Dla jeszcze innych (tych osób jest statystycznie najwięcej) wyzwaniem kluczowym będzie jak chcieć i systematycznie, krok po kroku, realizować plan osiągania celów wypływających nawet z bardzo porywającej wizji.

Uczestniczący szkoleń, to nie są te osoby które z zarządzaniem czasem mają największe problemy. Kwestia motywacji do zmiany.

Bez wielkiego ryzyka postawiłbym tezę, że osoby uczestniczące w szkoleniach to nie jest ta grupa, która najbardziej potrzebuje lepszego zarządzania czasem. Ci z nas, którzy dobrze kontrolują czas, intuicyjnie stosują wypracowane przez siebie sposoby na “ujarzmienie” czasu. Uczą się tych sposobów z doświadczeń własnych, współpracowników, znajomych. Motywacja ich jest tak duża że... pojawiają się na szkoleniach, by jeszcze lepiej zarządzać czasem. Mają oczywiście niezwykle ważne dla skuteczności szkolenia przekonanie, że można kierować sobą w czasie, że to JA mogę to zrobić, że są na to sposoby a poznanie ich pozwoli zrealizować ten cel. Oczywiście Ci z nas, którzy należą do tej grupy korzystają ze szkoleń, ale dzieje się to w ograniczonym zakresie. W znakomitej większości przypadków nawet bez szkolenia całkiem nieźle radzilibyśmy sobie formułując osobistą wizję i cele swych dążeń, planując, ustalając priorytety i podejmując optymalne czasowo decyzje podczas realizacji planu. Szkolenie u tych osób wzmacnia coś w czym i tak są sprawni.

Ci, z nas którzy w mniejszym stopniu, niż by chcieli, panują nad swym czasem, pewnie mogliby skuteczniej nim zarządzać. Ale czy w ogóle zechcą pojawić się na takim szkoleniu? Nawet jeśli będą mieli wystarczającą motywację, jeśli... znajdą czas by na nim się pojawić, poznają metody zarządzania czasem, czy to wystarczy by lepiej zarządzali swym czasem? Czy będą mieli wolę do wprowadzania, często jak się okazuje w praktyce, dużych zmian w swym życiu? Nie, zwykle niestety nie. Klasyczne szkolenie dla tej grupy osób nie będzie skuteczne.

Zarządzanie czasem to także determinacja w formułowaniu i weryfikacji swej wizji, celów, a co szczególnie trudne dla niektórych osób planowanie oraz dzień, po dniu, miesiąc po miesiącu realizowanie tych planów. Motywacja jest jednym z bardziej niedocenianych czynników skutecznego zarządzania czasem. Bez pracy nad motywacją trudno oczekiwać efektów w postaci stosowania choćby i najbardziej sprawdzonych narzędzi i metod zarządzania czasem. Paradoksalnie na ten aspekt zarządzania czasem często nie wystarcza czasu na szkoleniach. Zamiast tego mamy przegląd metod bez pracy nad ich wdrożeniem. W efekcie wiemy, co moglibyśmy wykorzystać, ale nie wiemy jak.