Czy automatyzacja to jedyna droga do cyfrowej transformacji?

Przeczytaj także: Przyszłość, nadzieje i zagrożenia oczami CEO

Ponad połowa firm widzi korzyści z transformacji

Wprawdzie firmy już od kilku lat zdają sobie sprawę, że przeprowadzenie transformacji cyfrowej jest właściwie niezbędne dla utrzymania pozycji rynkowej i dalszego rozwoju, to jednak na działania w tym zakresie większość z nich zdecydowała się dopiero przed rokiem. Badania przeprowadzone przez Gartnera dowodzą, że w minionym roku transformację cyfrową rozpoczęło w swoich przedsiębiorstwach 42 proc. dyrektorów zarządzających. 56 proc. tej grupy przyznaje, że wdrożenie już zaczęło przynosić pierwsze korzyści. Z prognoz IDC wynika z kolei, że na przestrzeni dwóch kolejnych lat procesy transformacyjne toczyć się będą w co najmniej 60 proc. firm.

- Jeśli przejście procesu transformacji przynosi firmie korzyści, to znaczy, że został on prawidłowo przeprowadzony. Dobrze wykonana transformacja cyfrowa charakteryzuje się pięcioma cechami. Wśród nich znajdują się: skoncentrowanie na kliencie, zarządzanie talentami, mierzalność, kompleksowość, R&D. Priorytetowo traktujemy doświadczenia naszych klientów - mówi Ruslan Korniichuk, Senior ITS Consultant w Capgemini.

Konsultant przywołuje znane słowa Henry’ego Forda, założyciela Ford Motor Company, który powiedział, że gdyby na początku swojej kariery przedsiębiorcy zapytał klientów, czego chcą, wszyscy byliby zgodni: chcemy szybszych koni. “Więc ich nie pytałem” - mawiał Ford. Korniichuk nie zgadza się z tym podejściem. Jego zdaniem warto słuchać feedbacku od klientów i na tej podstawie szukać możliwości wdrożenia usprawnień.

Z drugiej strony niezwykle ważne jest inwestowanie w talenty. Sukces firmy to przede wszystkim sukces jej ludzi. Tym bardziej że transformacja cyfrowa może zlikwidować czyjeś miejsce pracy. Jeśli będziemy rozwijali talenty naszych pracowników, będą oni wysoko kwalifikowani. A takim specjalistom bezrobocie związane z postępującą automatyzacją nie grozi, uważa Korniichuk.

Jak dobrze wydać 12 miliardów dolarów

Wydatki na tzw. Business Process Automation (BPA) rosną w skali globalnej. Przewiduje się, że w 2021 roku osiągną poziom 12,7 miliarda dolarów. O szybkim tempie rozwoju procesów transformacyjnych choćby w skali europejskiej może również świadczyć stopień zaawansowania prac badawczo-rozwojowych, który doskonale obrazuje rosnąca liczba wniosków patentowych spływających do Europejskiego Urzędu Patentowego od początku trwającej obecnie tzw. czwartej rewolucji przemysłowej. Wzrost ten obrazuje wykres.

Niestety, pieniądze przeznaczane na wdrażanie procesów automatyzacyjnych nie zawsze wydawane są w najlepszy z możliwych sposobów. W jaki sposób upewnić się, że transformacja cyfrowa przebiega z korzyścią dla firmy? Przede wszystkim przedsiębiorstwo powinno zdecydować, czy znajduje się we właściwej fazie rozwoju, by rozpocząć proces automatyzacji.

- Sprawdzanie obecnego stanu firmy pomoże zrozumieć, kiedy warto podchodzić do transformacji cyfrowej, a kiedy nie. Taka analiza sytuacji firmy przed transformacją pozwoli też zmierzyć jej wyniki. To konieczne, by mówić o dobrze przeprowadzonym procesie automatyzacji - uważa Ruslan Korniichuk.

Zdaniem Korniichuka również to, że pracownicy przedsiębiorstwa, w którym przeprowadzono transformację, mają mniej rutynowej, powtarzalnej pracy, świadczy o sukcesie wdrożenia. Ponadto do transformacji cyfrowej przedsiębiorstwo powinno podejść w sposób kompleksowy i uwzględnić czynnik ludzki - jeśli firma wprowadza automatyzację w zakresie odbioru zwolnień lekarskich pracowników, ale zaznacza, że nie dotyczy to na przykład osób zatrudnionych w dziale HR, to nie będą oni zachwyceni.

Czynnikiem decydującym o tym, czy proces przyniósł korzyści, jest też poczucie zmian w przedsiębiorstwie. I choć trudno go zmierzyć, często jest to czynnik kluczowy, który decyduje o tym, czy klient firm takich jak Capgemini, które przeprowadzają procesy transformacyjne w przedsiębiorstwach, jest z wyniku procesu zadowolony.
Korniichuk wspomina jeden z procesów automatyzacyjnych, przy których pracował. Dotyczył on automatycznego generowania raportów w firmie będącej klientem Capgemini. Ręczne opracowanie raportu zajmowało pracownikowi dwie godziny i było nudne, powtarzalne i monotonne. Dodatkowo po jego przygotowaniu kolejne dwie osoby musiały zapoznać się z dokumentem przed jego wysłaniem do klienta. Jeśli raport nie trafił do niego na czas, budziło to poirytowanie. Niestety, nawet kilka osób, które brały udział w procesie opracowywania raportu, nie było w stanie zagwarantować, że wszystko zawsze pójdzie zgodnie z planem.

- Problem z generowaniem raportów pojawia się również wtedy, gdy trzeba wygenerować ich bardzo wiele. Jedna osoba jest w stanie opracować w ciągu 8 godzin pracy dwa, może trzy takie dokumenty. Nie więcej. Roboty robią to o wiele szybciej - zauważa Korniichuk.

W wyniku wdrożenia automatyzacji firma zyskała zadowolenia pracownika, który mógł skupić się na bardziej kreatywnych aspektach swojej pracy oraz klienta, który zawsze otrzymuje dobrze przygotowany raport na czas. Nawet jeśli trzeba będzie przygotować tysiąc raportów, nie wpłynie to na jakość procesu.

Coraz więcej procesów da się zautomatyzować

Automatyzacja może przynieść firmie wiele korzyści i być najlepszą drogą do transformacji cyfrowej. Ale nie musi. Nie wszystkie procesy bowiem należy automatyzować.

- Pomocna jest priorytetyzacja i stosowanie metodyki Scrum, która zakłada podział całego procesu wdrożeniowego na kilka mniejszych i stopniowe ich realizowanie. Takie podejście pozwoli zidentyfikować obszary działalności firmy, które nie powinny podlegać automatyzacji, bo mogłoby to sprzyjać pogłębieniu ich braku wydajności lub po prostu nie przynosić żadnej korzyści przedsiębiorstwu. Największy priorytet powinny otrzymać te procesy, których automatyzacja przyniesie klientowi najwięcej korzyści. Przy ocenie nie należy kierować się chęcią zredukowania czasu pracy osób zatrudnionych w firmie i uwalniania etatów, lecz oceną korzyści biznesowych - uważa Ruslan Korniichuk.

Liczba procesów, które nie podlegają automatyzacji, maleje z każdym rokiem. Ma to związek z rozwojem rozwiązań technologicznych. Można dziś z sukcesem automatyzować procesy związane z rutynową powtarzalną pracą, w których nie ma kreatywnego, twórczego komponentu. Zdaniem ekspertów Gartnera w 2018 roku popularna będzie będą analityka siły roboczej, wirtualni asystenci osobiści w głośnikach bezprzewodowych i CPaaS (ang. communications platform as a service).To też pokazuje, że priorytetem staje się klient i pracownik.

Nie tylko automatyzacja

Automatyzacja procesów to jednak tylko jeden z wielu elementów transformacji cyfrowej, którą - szerzej - należy rozumieć jako wdrożenie systemów informatycznych w przedsiębiorstwie, takich jak systemy zarządzanie relacją z klientem - CRM (ang. Customer Relationship Management), planowania zasobów przedsiębiorstwa - ERP (ang. Enterprise Resource Planning) czy zarządzania firmą - BPM (Business Process Management). Automatyzacja tymczasem skupia się jedynie na zminimalizowaniu udziału człowieka w pewnych procesach realizowanych przez przedsiębiorstwo.

- Jeśli firma chce jedynie usprawnić jakiś proces, to skorzysta z rozwiązań technologicznych i na przykład zamiast zwykłej tablicy z markerami stworzy konto na Trello. Wykorzysta narzędzie w celu ułatwienia pracy. Z automatyzacją będziemy mieli do czynienia wtedy, gdy wszystkie zadania zostaną spisane z tradycyjnej tablicy, posegregowane, a następnie stworzone zostanie oprogramowanie, które wykona je zamiast człowieka, niezależnie od tego, czy chodzi o wysyłanie mailingów czy tworzenie comiesięcznych raportów z wynikami sprzedażowymi w Excelu - tłumaczy Ruslan Korniichuk.