Komunikacja w Office 365 bez tajemnic

Przeczytaj także: Office 365 kontra G Suite walczą o prymat w chmurach

Usługa Microsoft podnosi produktywność pracy, ale pod warunkiem, że użytkownicy nie omijają szerokim łukiem jej nowszych funkcji.

- Klienci dość często nie potrafią w pełni wykorzystać potencjału Office 365. Najczęściej pracują z Wordem, Excelem czy Power Pointem, a więc programami, z którymi są doskonale zaznajomieni. Naszą rolą jest edukacja użytkowników, co cały czas staramy się robić – mówi Konrad Nieboj z Senetic.

Spora liczba narzędzi służących do komunikacji i współpracy najlepiej oddaje złożoność Office 365. To nie tylko popularny Skype for Business czy Outlook, ale też OneDrive for Business, SharePoint, Office 365 Groups czy Yammer.

Ze względu na elastyczność narzędzi do współpracy, nie ma prostej zasady, która by jednoznacznie określała kiedy i w jakich okolicznościach sięgać po poszczególne programy. Wybór aplikacji do komunikacji i współpracy oferowanych przez Office 365 stał się tematem wielu prelekcji wygłaszanych podczas imprez branżowych. Wielu ekspertów uważa, że najskuteczniejszą metodą jest uwzględnienie trzech podejść bazujących na określonym przypadku, projekcie lub osobach.

Narzędzia dostosowane do określonego przypadku

To najprostsza z trzech omawianych metod. Aby ją zastosować, należy zidentyfikować rodzaj współpracy, a następnie wybrać odpowiednie narzędzie. Jeśli użytkownik chce z kimś porozmawiać, sięga po Skype for Business (wkrótce Microsoft Teams), a kiedy zamierza wymienić się dokumentami uruchamia Grupy Office 365 czy SharePointa. To też świetne miejsce do wymiany materiałów wideo, które można pogrupować w kanały i oglądać bezpośrednio przez przeglądarkę. Taka koncepcja ma jednak swoje słabe strony, ponieważ polega jedynie na przypisaniu funkcji do nazw produktów.

Realizacja projektu

W czasie realizacji projektu użytkownicy korzystają z różnego rodzaju aplikacji. Ich zastosowanie mają określać poszczególne etapy przedsięwzięcia. We wstępnej fazie, np. podczas burzy mózgów, najlepiej sprawdzą się Grupy Office 365, w których można bezpośrednio z Outlooka tworzyć wątki i opisywać projekt. Jednak wraz z postępem prac, kiedy uczestnicy śledzą plany i harmonogramy projektów warto wybrać aplikację "Zadania" w Grupie Office 365 bądź Plannera wyświetlającego w przystępnej formie etapy stworzonego projektu.

Personalizacja narzędzi

Trzecie podejście sprowadza się do dostosowania odpowiedniego narzędzia do członków zespołu. W mniejszej grupie bliskich współpracowników optymalnym rozwiązaniem wydaje się być Microsoft Teams, ale w przypadku szerszej grupy osób warto pomyśleć o Outlooku. We współpracy istotny jest jednak również ich wiek – starsze pokolenie ceni komunikację bezpośrednią, ewentualnie mailową, młodsze woli spotkania online i komunikatory internetowe (Skype).

Którą metodę współpracy zastosować?

Każde z trzech opisywanych podejść podkreśla wartość, jaką produkty Microsoftu wnoszą do pracy zespołowej. Warto się jednak zastanowić które z nich wybrać w codziennej współpracy. Czy dopasowywanie narzędzi do preferencji partnerów przy każdej próbie kontaktu jest praktyczne? Czy zespoły naprawdę zmienią narzędzia współpracy w połowie projektu? Czy realne jest wymaganie od użytkowników doboru narzędzi do potrzeby szybkiej reakcji?

- Odpowiedź na każdą z powyższych odpowiedzi brzmi „nie”. Praktyczniejszym rozwiązaniem jest powolne zaznajamianie użytkowników z narzędziami poprzez realizację ich podstawowych funkcjonalności. Taki proces musi mieć wsparcie w postaci wskazówek i szkoleń dotyczących ich wykorzystania – wyjaśnia Konrad Nieboj z Senetic. Większość organizacji korzysta z SharePointa do udostępniania dokumentów, Outlook służy do wysyłania i odbierania wiadomości, z kolei Yammer może służyć jako korporacyjna tablica ogłoszeń. - Najlepiej zacząć przygodę z komunikacją i współpracą w Office 365 od kilku narzędzi, które dobrze funkcjonują w organizacji. Wraz z upływem czasu można zachęcać poszczególnych pracowników do eksperymentowania np. z Microsoft Teams, aczkolwiek nie należy tego robić w skali globalnej – doradza ekspert z Senetic.

Wywieranie presji na pracownikach wprowadza nieład w nawet najbardziej zdyscyplinowanych organizacjach. Taka postawa ma niewiele wspólnego z promowaniem nowych technologii. Łatwo doszukać się tutaj analogii z zalewem informacji napływających z różnych stron. Niezależnie od zastosowanych metod doboru narzędzi, nadal nierozwiązany jest problem związany z przechowywaniem informacji w wielu repozytoriach. W rezultacie trudno jest je znaleźć, a tym bardziej połączyć, aby uzyskać spójny obraz.

- Wyjściem z kłopotliwej sytuacji może być agregacja danych pochodzących z różnych narzędzi w jednym repozytorium np. przechowywanie ważnych wiadomości w programie SharePoint. Takie rozwiązaniem coraz częściej staje się w wielu organizacjach standardową praktyką – tłumaczy Konrad Nieboj.

W nieodległej przyszłości dużym ułatwieniem dla użytkowników Office 365 powinna być nowa wersja Microsoft Graph API, która ma usprawnić proces agregacji informacji.

- To wiele wniesie do modelu dotychczasowej współpracy – podsumowuje specjalista z Senetic.