Polskie przedsiębiorstwa coraz bardziej dojrzałe zakupowo

Przeczytaj także: Globalni konsumenci a kanały sprzedaży

Świadomość wyzwań i oczekiwań jest wysoka, rośnie potrzeba usprawnień

Największy dystans do wiodących praktyk zaobserwowano w ramach zakresów wsparcia procesu zakupowego dedykowanymi narzędziami IT. Aż 62% badanych organizacji zakupowych wskazało, że stosują narzędzie na potrzeby elektronicznego składania zamówień, natomiast 58% organizacji realizuje w ten sposób aukcje elektroniczne, a 47% prowadzi agregację zapotrzebowań, wspierając funkcje planistyczne. Powyższe zakresy stanowią podstawę funkcjonowania narzędzi zakupowych. Pełniejsze pokrycie procesu zakupowego, realizowane przez ok. 40% badanych, oznacza m.in. uwzględnienie w zakresie wsparcia narzędziowego procesu wyboru dostawcy (RFx), a także jego oceny i proces komunikacji.

Informatyzacja procesu zakupowego, zgodnie z wytycznymi Dyrektyw UE, powinna stanowić jeden z głównych kierunków rozwoju szczególnie dla jednostek objętych reżimem Prawa Zamówień Publicznych. Jak wynika z założeń planowanej nowelizacji ustawy, proces zakupowy w coraz szerszym zakresie będzie wspierany dedykowanymi rozwiązaniami systemowymi, np. poprzez wdrożenie elektronicznej komunikacji między wykonawcą i zamawiającym, składanie ofert i wniosków w postępowaniu poprzez profil nabywcy, czy elektroniczną platformę zamówień publicznych – podkreśla Katarzyna Cichoń, executive consultant w dziale usług doradczych w KPMG w Polsce.

Innym z głównych wyzwań jest budowanie właściwego postrzegania roli zakupów i sposobów, w jaki funkcja zakupowa może przyczyniać się do budowania wartości dodanej dla organizacji. Wyniki badania wskazują na potencjalne powiązanie tak stawianej tezy z faktem, że ponad 25% organizacji zakupowych nie prowadzi pomiaru efektywności funkcji zakupowej. Wiele organizacji, które prowadzi analizy efektywności procesu zakupowego, raportuje natomiast w przeważającej mierze tylko sprawność operacyjną, tj. terminowość dostaw czy skalę uzyskiwanych oszczędności. Ok. 30% organizacji prowadzących pomiary raportuje je tylko na wewnętrzne potrzeby funkcji zakupów. Potrzebna jest współodpowiedzialność obszaru zakupów za wynik całej organizacji i komunikowanie realizowanego przez zakupy wkładu do szerokiego grona interesariuszy.

Zgodnie z wynikami globalnego badania KPMG (‘Harnessing the Power of Procurement’), zaledwie 27% zarządzających spółkami postrzega zakupy jako źródło wartości dodanej dla organizacji, a tylko 40% interesariuszy wspólnie z funkcją zakupową angażuje się w realizację celów biznesowych – mówi Jan Karasek, partner w dziale usług doradczych w KPMG w Polsce – i dodaje – Dla budowania wartości dodanej konieczne jest wspólne uzgadnianie wskaźników podkreślających powiązanie działań jednostki zakupowej z celami i strategią całej organizacji oraz monitorowanie i komunikowanie ich wewnątrz oraz poza funkcję zakupów.

Głównym kierunkiem rozwoju organizacji zakupowych w Polsce jest rozszerzenie podejmowanych inicjatyw o cele jakościowe, podkreślające budowanie wartości dodanej dla organizacji

Podjęte przez organizacje w ostatnich latach inicjatywy skupiały się wokół efektywności kosztowej i centralizacji zarządzania obszarem. Kierunkami rozwoju pozostaje wdrożenie strategicznych elementów procesu zakupowego, prowadzenie dedykowanych programów szkoleniowych, zwiększenie wykorzystania funkcjonalności narzędzi zakupowych oraz pomiar i komunikowanie wartości dodanej generowanej przez funkcję zakupów – Value of Procurement.

W strategicznym podejściu do zakupów, zgodnym z koncepcją Value of Procurement, obserwuje się dążenie do pełnej realizacji synergii wynikających ze współpracy obszaru zakupów z innymi funkcjami biznesowymi. Funkcja zakupów powinna więc odchodzić od biernej realizacji składanych zamówień na rzecz analizy szerokiego zakresu informacji, prognozowania trendów oraz wspierania decyzji biznesowych – dodaje Jan Karasek, partner w dziale usług doradczych w KPMG w Polsce.

Ważnym jest, aby funkcję zakupową postrzegać nie z perspektywy ceny, a raczej kosztu całkowitego, uwzględniającego cykl życia produktu, kosztu jego utrzymania, jak również uwzględniając koszty społeczne, aspekty środowiskowe i walory jakościowe. Mierząc wartość generowaną przez zakupy strategiczne nie można zatem ograniczać się wyłącznie do monitorowania uzyskiwanych redukcji kosztów. Potrzebne jest uwzględnienie realizacji celów jakościowych, efektów aktywnego zarządzania popytem, pracy nad specyfikacją zamówień oraz składanych zapotrzebowań, a nade wszystko współpraca strategiczna i partnerska realizacja celów biznesowych w organizacji.

Informacje o badaniu

Celem badania KPMG w Polsce, którego wyniki zostały przedstawione w raporcie pt. „Key Procurement Challenges – wyzwania i kierunki rozwoju organizacji zakupowych w Polsce”, był przegląd trendów dotyczących działania zespołów zakupowych w firmach w Polsce oraz określenie kierunku ich rozwoju. W jego wyniku możliwa była identyfikacja ich mocnych stron, obszarów wymagających poprawy oraz określenie kluczowych wyzwań, z którymi się mierzą. Badaniem objęta została grupa ponad 100 organizacji zakupowych. Badanie zostało przeprowadzone w miesiącach sierpień - wrzesień 2015 roku metodą kwestionariusza on-line i wywiadów pogłębionych z przedstawicielami wybranych organizacji – dyrektorami i kierownikami obszaru zakupów. Do oceny i benchmarkingu poziomu dojrzałości organizacji zakupowych zostały zastosowane elementy metodyki Procurement Maturity Assessement (PMA) KPMG, która zakłada 11 obszarów merytorycznych i ponad 500 szczegółowych pytań weryfikujących zaawansowanie jednostki i ewentualne luki do uzupełnienia wraz z oczekiwanym efektem finansowym wdrożenia zmian. Dobór próby był celowy, a jej zakres obejmował największe polskie organizacje ze wszystkich sektorów gospodarki, z których 46% zadeklarowało w ostatnim roku wartość wydatków zakupowych na poziomie przekraczającym 500 mln PLN. Pełna treść raportu dostępna na stronie kpmg.pl.