Wirtualne zarządzanie zyskuje zwolenników

Przeczytaj także: Środowisko pracy: podstawą elastyczność

Zarządzanie międzynarodowymi zespołami wirtualnymi wymaga od managerów rozwiniętych umiejętności międzyfunkcyjnych, czyli nabycia kompetencji z kilku dziedzin, m.in. finansów, sprzedaży, IT, ale i z zakresu zarządzania zasobami ludzkimi, m.in. w obszarze umiejętności coachingowych. Podstawą jest także wiedza dotycząca najnowszych technologii oraz umiejętność wykorzystywania narzędzi IT, stanowiących główny środek komunikacji pomiędzy członkami zespołu. Pracownicy rekrutowani do międzynarodowych zespołów wirtualnych oceniani są przede wszystkim pod kątem przede wszystkim posiadanej wiedzy eksperckiej, ale i kompetencji miękkich, takich jak: elastyczność, umiejętność działania w wielokulturowym otoczeniu, samodzielność, gotowość do ciągłej nauki i otwartość na zmiany. Zdaniem Żanety Leduchowskiej, członek zespołu wirtualnego musi również posiadać umiejętność efektywnego organizowania własnej pracy i działania pod presją czasu oraz rozbudowane umiejętności komunikacyjne. Do listy cech, jakie powinien posiadać menadżer zarządzający zespołem na odległość jest umiejętność motywowania siebie i innych. Dużym wyzwaniem dla menadżera jest również motywowanie zespołu rozproszonego po całym świecie. W takiej sytuacji trzeba współpracować z kadrą zarządzającą w danym regionie i mieć poparcie bezpośrednich przełożonych, którzy pomogą pracownikom na miejscu właściwie ustawić priorytety. Zdarza się bowiem, że zespół, pozbawiony bezpośredniego kontaktu z liderem, traktuje projekt zdalny drugorzędnie.

Managerowie HR w Globalnym Centrum Biznesowym Hewlett-Packard zwracają również uwagę, że efektywne prowadzenie projektów zależy w dużej mierze od wdrożenia odpowiednich systemów kontrolnych i motywacyjnych. Na wstępnym etapie, manager musi określić matrycę zadań, ustalić wspólny plan pracy, priorytety i terminy, a następnie egzekwować ich wykonywanie w czytelny i jednolity sposób. Ważne jest również uzgodnienie godzin, w których cały zespół jest dostępny oraz prowadzenie regularnych rozmów na linii pracownik-pracownik, manager-pracownik, a także podczas otwartego forum wymiany opinii w gronie wszystkich członków zespołu. Nie można zapominać, że wirtualizacja pracy bazuje na technologiach, a ewentualne problemy techniczne mogą blokować zaplanowany postęp prac. Dlatego na wstępnym etapie projektu warto zakładać ewentualne opóźnienia na poziomie 10-15% dodatkowego czasu pracy.

Zarządzanie na odległość umożliwia większe wykorzystanie potencjału intelektualnego organizacji, sprzyja zwiększaniu innowacyjności i rozszerzaniu zakresu aktywności biznesowej, a co za tym idzie – pozwala firmie być o krok przed działaniami konkurencji. Jak prognozują eksperci, w ciągu następnych kilku lat międzynarodowe firmy w coraz większym stopniu będą implementować model wirtualnych zespołów.

- Rozwój technologii ułatwiającej zarządzanie na odległość to wymóg biznesu – mówi Jacek Levernes, Wiceprezes Hewlett-Packard Global Business Services w regionie EMEA. - Zarówno technologia, jak i biznes dzieje się dzisiaj coraz szybciej i szybciej i coraz bardziej wydajnie. Jednak z drugiej strony, patrząc na liczbę podróży służbowych, osobisty kontakt jest w pewnych sytuacjach niezastąpiony. Miękkie aspekty współpracy nadal pozostają domeną kontaktu osobistego. Prawdziwa relacje i zaufanie jest znacznie trudniej zbudować na odległość nawet z wykorzystaniem zaawansowanych rozwiązań technologicznych – dodaje.

Zarządzanie „na odległość” jest narzędziem decydującym o szybkości reagowania na zmieniającą się sytuację rynkową, stopniu przystosowania strategii do aktualnej rzeczywistości biznesowej i może być istotnym źródłem uzyskania przewagi konkurencyjnej na rynku.