Aktualizacja i rozwój serwisu WWW

Przeczytaj także: Jak zostać webmasterem?

Internet jest bardzo dynamicznym medium, dlatego zaniedbany i nie rozwijany serwis WWW szybko popada w niełaskę grupy docelowej, dla której został stworzony. Z tego powodu istotne jest, aby analogicznie do tradycyjnego produktu również serwis internetowy był ulepszany i modyfikowany, co zaowocuje przedłużeniem cyklu jego życia.

ZESPÓŁ ROBOCZY

W celu zapewnienia sprawnej aktualizacji i rozwoju witryny WWW niezbędne jest powołanie zespołu roboczego, który będzie odpowiedzialny za bieżącą, systematyczną opiekę nad serwisem internetowym. O tym, że nie jest to zadanie banalne, mogą świadczyć przykłady wielu firm i instytucji, które nie radzą sobie z aktualizacją swoich serwisów WWW. Zazwyczaj trudność polega na tym, że aktualizacja serwisu jest kolejnym obowiązkiem, który "dorzuca się" specjaliście ds. marketingu do listy bieżących zadań. Z racji tego, że rzadko jest to zadanie o statucie "pilne", łatwo o zaniedbania. Istnieje kilka możliwych rozwiązań tego problemu. Na pewno warto zwrócić uwagę na dwa, które sprawdzają się najlepiej stosowane równolegle. Po pierwsze, umieszczanie informacji na witrynie internetowej powinno być sformalizowane za pomocą instrukcji lub procedury. Nie chodzi tu o tworzenie długich i zagmatwanych dokumentów, a o to, aby w jak najprostszy sposób usystematyzować przepływ informacji z miejsc, gdzie powstają informacje, do osób odpowiedzialnych za ich zbieranie, weryfikację i publikację. W procedurze warto zawrzeć terminy, jakie może zająć każdy kolejny etap przygotowania informacji - przykładowe "trzy dni" są o wiele łatwiejsze do wyobrażenia niż enigmatyczne "niezwłocznie". Drugim z pomysłów jest organizowanie krótkich, cotygodniowych spotkań zespołu roboczego, który zbierze, omówi i podejmie decyzję odnośnie do publikacji istotnych wydarzeń z ostatniego tygodnia życia firmy.

W CZYM MOŻE POMÓC AGENCJA?

Praktyką najczęściej spotykaną wśród firm posiadających własny serwis WWW jest przekazanie wszystkich obowiązków wynikających z utrzymania witryny do agencji interaktywnej. Prawie zawsze jest to agencja, która była wcześniej odpowiedzialna za stworzenie serwisu. Jest to o tyle wygodne, że wystarczy przesłać tam e-mail z opisem planowanych zmian oraz nowe teksty, nie martwiąc się jednocześnie o wiele drobnych, ale uciążliwych problemów, takich jak np. znalezienie odpowiednich grafik do zilustrowania tekstu. Innym rozwiązaniem jest aktualizacja witryny wewnętrznie przy wsparciu ze strony działu IT. Na takie rozwiązanie mogą pozwolić sobie bogate firmy, które są w stanie ponieść koszt zatrudnienia i utrzymania wewnątrz firmy pracowników posiadających odpowiednie kompetencje niezbędne do obsługi i aktualizacji witryny. Czasami firmy decydują się na wdrożenie systemu zarządzania treścią (CMS - Content Management System), dzięki któremu aktualizacja może zostać wykonywana przez jednego lub wielu pracowników, którzy nie muszą posiadać specjalistycznej wiedzy z zakresu języka HTML. Należy mieć świadomość, że nawet sprawne posługiwanie się narzędziem klasy CMS przez pracownika firmy nie pozwala na wprowadzenie wszystkich istotnych aktualizacji i modyfikacji. Zaawansowane konfiguracje narzędzia CMS lub rozbudowa serwisu są zlecane agencjom interaktywnym i nie ma w tym nic nadzwyczajnego.

Budżet, jaki należy zabezpieczyć na obsługę i rozwój serwisu w zależności od zakresu umowy zawartej pomiędzy zleceniodawcą a agencją, wynosi przeważnie od kilku do kilkunastu tysięcy złotych miesięcznie. Zakres umowy jest zależny od intensywności aktualizacji i planów rozwoju witryny. Podpisując umowę na współpracę powdrożeniową należy zwrócić szczególną uwagę na czas reakcji na zgłoszenia aktualizacji, awarii czy dostęp do pomocy technicznej.

AKTUALIZACJA I ARCHIWIZACJA

Niezaprzeczalnie internet jest najszybszym medium informacyjnym, które dodatkowo nadaje się, jak żadne inne, do magazynowania informacji. Z tego to powodu informacje dostępne na witrynach internetowych powinny być dostarczane do sieci w pierwszej kolejności.
Następnie, gdy stracą status nowości, powinny być przechowywane w archiwum (gdy mowa o informacjach prasowych) lub w opisach niewytwarzanych już produktów (np. specyfikacje, sterowniki, schematy etc.). Użytkownik serwisu WWW spodziewa się odnaleęć na nim nową zawartość i jeżeli rzuci mu się w oczy brak bieżących informacji, zacznie powątpiewać, wcale niebezpodstawnie, w aktualność wszystkich zamieszczonych treści (np. specyfikacji produktów czy sytuacji finansowej firmy). Gdy rotacja informacji zawartych na witrynie jest znikoma, to utrzymanie lojalnego i powracającego internauty staje się niemożliwe.