Podróże służbowe: jeździmy na podbój rynków

Przeczytaj także: Delegacja w MSP. Standard czy rzadkość?

Biznesowa podróż opłacona gotówką

Wyjazdy służbowe najczęściej zdarzają się w średnich firmach. Prawie 70 proc. z nich organizuje je co najmniej kilka razy w miesiącu, w tym co trzecia średnio raz na tydzień. Podróże służbowe najczęściej zdarzają się w branży handlowej i produkcyjnej. Warto odnotować, że aż jedna trzecia przedstawicieli mikrofirm wyjeżdża nawet raz w tygodniu, ale największy odsetek (40 proc.) rzadziej niż raz na miesiąc.

- Biorąc pod uwagę dużą częstotliwość wyjazdów, zwłaszcza w firmach średnich, może dziwić, że aż 80 proc. MŚP opłaca je gotówką, choć istnieją wygodniejsze formy płatności, jak karta służbowa, pozwalające ograniczyć biurokrację i zaoszczędzić czas – mówi Katarzyna Fatyga.

Najczęściej pracownicy pobierają gotówkę w formie zaliczki – w taki sposób podróże rozlicza 45 proc. firm. Nieco rzadziej delegowany pokrywa wydatki z własnych środków, które następnie refunduje pracodawca (35 proc.) Kartą służbową za podróż płaci 10 proc. przedsiębiorstw – najczęściej małe i średnie - w ten sposób jest opłacana około jedna piąta wjazdów firm tej wielkości.

- Mikrofirmy nie nauczyły się jeszcze posługiwać kartami firmowymi. Ich przedstawiciele najczęściej pokrywają koszty podróży z własnych pieniędzy, a później je rozliczają – mówi Katarzyna Fatyga.

Kartą służbową za podróże płaci 40 proc. firm handlowych i 29 proc. firm produkcyjno-przemysłowych.

W służbową podróż własnym autem

Biznesowe wyjazdy MŚP trwają średnio do dwóch dni. Długość wyjazdów nie zależy od branży, w której działa firma, ale koreluje z wielkością przedsiębiorstw – w małych i średnich firmach średni czas podróży służbowej jest dłuższy (dwa dni) niż w mikrofirmach, w których wyjazdy trwają zwykle jeden dzień.

Przedstawiciele MŚP w podróż służbową jadą najczęściej samochodem firmowym. Z takiego środka transportu korzysta 55 proc. przedsiębiorstw (40 proc. mikrofim, 50 proc. małych 65 proc. średnich). Aż w jednej piątej firm pracownicy w delegację jadą prywatnym samochodem. Ten środek transportu jest najczęściej wykorzystywany w mikroprzedsiębiorstwach (35 proc.).

Stosunkowo rzadko przedsiębiorcy w biznesową podróż udają się pociągiem (15 proc.) a jeszcze rzadziej samolotem (5 proc.). Z transportu lotniczego korzysta 10 proc. średnich i małych firm.

Ponad połowa firm zatrudnia osobę odpowiedzialną za organizację służbowych wyjazdów. Jednak w co trzeciej firmie jest to jedno z wielu należących do niej zadań. Aż w 45 proc. firm każdy pracownik organizuje swój wyjazd samodzielnie.

- Coraz więcej przedsiębiorstw korzysta z systemowych narzędzi do optymalizacji i samodzielnej rezerwacji podróży służbowej, czyli tzw. self booking tool. Potrafią one filtrować oferty i wybierać dla firm optymalne warianty podróży biznesowej. Najlepszym sposobem na uproszczenie procesu podróży służbowych jest implementacja takich narzędzi systemowych w firmach i wyznaczenie jednej osoby do zarządzania tym obszarem działalności. Dopełnieniem całości może być zastosowanie ujednoliconego instrumentu do finansowania podróży – mówi Katarzyna Fatyga.