Zarządzanie przedsiębiorstwem: gra do wspólnej bramki

Przeczytaj także: Zarządzanie łańcuchem dostaw - zintegrowane doskonalenie wyników

Z taką sytuacją zetknąłem się kilkanaście lat temu w jednej z firm. Dział sprzedaży zmieniał swoje plany sprzedaży na poszczególne SKU (stock keeping unit) raz w tygodniu, dział produkcji produkował asortyment według swojego doświadczenia (długie szarże, kolejność produkcji bez ustaleń z działem jakości, długi czas zmiany asortymentu), dział zakupy starał się dopasowywać swoimi działaniami w miarę możliwości do planu produkcji, magazyn był wypełniony ponad 90%, a dział finansów punktował rosnące zapasy i straty wynikające z braku realizowania celów. Wskaźnik realizacji zamówień wynosił w granicach 85%-90%. Każdy z działów realizował swoje indywidualne cele i nie interesował się sytuacją innych działów.

Istotą problemu było ciągłe gaszenie pożarów, które wybuchały jeden po drugim. Sytuacja taka miała oczywiście swoich bohaterów, którzy oczekiwali na nagrody za ugaszenie pożaru. Z doświadczenia wiemy jednak, że często bywa tak, że ten, kto gasi pożar, jest jego sprawcą. W opisywanym przykładzie sytuacja wymagała podjęcia natychmiastowej zmiany, a raczej przemiany zachowań, aby firma mogła wejść na ścieżkę wzrostu. Zarząd był przekonany, że zmiany powinny nastąpić i to jak najszybciej. Jednym z narzędzi, które miało pomóc, było wdrożenie S&OP (Sales and Operations Planning).

Ewolucja S&OP do IBP

Historia S&OP zaczyna się w latach 70-tych ubiegłego wieku.

Ewolucja S&OP w stronę IBP - Integrated Bussiness Planning (zintegrowanego zarządzania biznesem) jest procesem naturalnym dziejącym się wraz rozwojem technologii informatycznych powiązanych z zarządzaniem łańcuchem dostaw (np. ERP, EDI, VMI). Kluczem w tym procesie jest integracja procesów związanych z klientem wewnętrznym (np. prognoza sprzedaży, plan produkcji, planowanie finansowe) oraz procesów związanych z klientami zewnętrznymi firmy (np. sieci handlowe, banki, etc).

Trzeba pamiętać, że żaden system (np. S&OP, IBP) nie jest magicznym panaceum na wzrost zaangażowania pracowników w firmie i stworzenie organizacji, w której wszystkie działy współpracują ze sobą w sposób idealny. Zintegrowane zarządzanie biznesem jest raczej narzędziem, sposobem i techniką, która pozwala na burzenie tzw. „murów” i myślenia silosowego pomiędzy działami: sprzedaży, marketingiem, logistyką, produkcją, zakupami, finansami, jakości czy utrzymania ruchu.

Od czego zacząć

Wdrożenie IBP rozpoczyna się od zaangażowania i przekonania zarządu o tym, że taka współpraca po prostu się opłaca. Na owoce wdrożenia tego systemu trzeba jednak poczekać ok 7-12 miesięcy.

Podstawą wdrożenia IBP jest opracowanie i zakomunikowanie pracownikom strategii firmy.

W wielu przypadkach strategie są wypracowywane przez wiele lat w organizacji, a proces ich tworzenia i budowania pochłania wiele zasobów i wysiłków pracujących tam ludzi, często jest też tak, że tylko członkowie zarządu znają strategię firmy.

Budowanie strategii powinno mieć zasięg ogólnofirmowy. Rozmowa na temat strategii musi oscylować pomiędzy perswazją i szukaniem poparcia dla niej a stawianiem pytań i poszukiwaniem rzeczywistych opinii pracowników. Większość niepowodzeń ma swoje źródło w tym, że kierownictwo określa nowy kierunek rozwoju i rozpoczyna realizację programu zmian bez wcześniejszego upewnienia się, co myślą na ten temat inne wpływowe osoby w firmie.

Słowo „strategia” pochodzi z j. greckiego i składa się z dwóch członów stratos i agein. Stratos oznaczało armię, agein – przywództwo. Tak więc strate-gos nazywano kogoś, kto przewodził armii i tworzył koncepcję walk.

Koncepcja walki zakłada długofalowe działania. Strategia w odniesieniu do organizacji jest złożonym procesem reagowania na zmiany wewnętrzne i zewnętrzne w stosunku do podmiotu prowadzącego strategię, kształtowana w imię wartości, które podmiot strategii uważa za istotne. Strategia jest więc złożonym rodzajem działania, zawierającego w sobie pierwiastek zarządczy i realizacyjny. Realizacja strategii firmy może odbywać się poprzez wdrożenie takiego narzędzia, jakim jest IBP. Przed wdrożeniem IBP należy sobie odpowiedzieć na pytanie, co to tak naprawdę jest IBP i czym się różni od S&OP?