Utrata danych: sektor MSP bez planu B

Przeczytaj także: Bibby MSP Index X 2013

- Od strony technologicznej można poczynić wiele działań, które pomogą przewidzieć najgorsze scenariusze. Do podstawowych zadań przeciwdziałających kryzysowi należy tworzenie kopii danych. Regularny, automatyczny back-up, wirtualizacja zasobów czy zapasowe centrum danych pozwalają na skuteczną ochronę w tym zakresie. Dotyczy to nie tylko danych znajdujących się na komputerach, czy urządzeniach biurowych w siedzibie firmy, ale także tych przechowywanych na tabletach, smartfonach czy laptopach. Jest to szczególnie ważne w przypadku, gdy pracownicy korzystają z własnych urządzeń w celach zawodowych w ramach trendu BYOD (ang. Bring Your Own Device). Należy także zapewnić pracownikom dostęp do danych z różnych urządzeń, co da im większą elastyczność pracy. Co ważne, każdy pracownik powinien mieć indywidualne uprawnienia dostępu, dzięki czemu wrażliwe informacje przetwarzać będą tylko osoby upoważnione – mówi Arkadiusz Chłopik, Office Marketing Manager, Xerox Polska.

Przedsiębiorstwa nie muszą posiadać w swoich strukturach informatyka, by stosować rozwiązania pozwalające na utrzymanie ciągłości biznesowej w czasie kryzysu. Mogą skorzystać z usług zewnętrznych dostawców, którzy posiadają w swoich ofertach zarówno standardowe, jak i dedykowane konkretnym firmom i sektorom rozwiązania. Należy przy tym zachować odpowiednie procedury bezpieczeństwa i dobierać sprawdzonych partnerów. Na przykład w momencie oddawania sprzętu do serwisu trzeba utworzyć kopię znajdujących się na nich danych. W przeciwnym wypadku należy liczyć się z ich utratą, ponieważ tego typu firmy nie zabezpieczają danych standardowo.

Firmy mogą też skorzystać z darmowych lub atrakcyjnych kosztowo rozwiązań dostępnych na rynku. Istnieje wiele programów antywirusowych typu open source. Przedsiębiorstwa mogą też zabezpieczać dane lokując je w darmowych repozytoriach w chmurze. Można mieć do nich dostęp także zdalnie, z telefonów i tabletów. Co więcej, na darmowych pocztach i serwerach znajdują się nieodpłatne zabezpieczania, które gwarantują bezpieczeństwo korespondencji. Małe i średnie przedsiębiorstwa mogą także korzystać z odpłatnych narzędzi, by zredukować zagrożenia nawet dla mienia, które nie znajduje się w siedzibie przedsiębiorstwa.

- Firmy powinny nie tylko identyfikować potencjalne zagrożenia, ale także stale monitorować obszary krytyczne. Dla przykładu zaawansowane narzędzia GPS w samochodach pozwalają pracodawcy na rozpoznanie osób niewłaściwie użytkujących pojazdy służbowe. Jest to działanie prewencyjne, pozwalające na uniknięcie nagłych problemów z logistyką i transportem firmy – mówi Kamil Jakacki, dyrektor ds. sprzedaży Cartrack Polska.

W razie wypadku, zaawansowane narzędzia GPS pozwalają na odtworzenie tego, co działo się z pojazdem nawet do pięciu lat wstecz. Jest to przydatne, by zdobyć dane dotyczące sprzedaży i lokalizacji klientów, które gromadzą tego typu systemy.

Istotne dla firm jest także przygotowanie pomieszczeń biurowych do eksploatacji, tak aby minimalizować skutki ewentualnych awarii energetycznych, spowodowanych dużym obciążeniem sieci, które zdarzają się w wielu sektorach.

- Deweloperzy dostosowują przestrzeń do najemców o nietypowych wymaganiach, np. firm z branży IT. Podczas spotkań koordynacyjnych i technicznych omawiają, w co powinni doposażyć budynek, by opowiedzieć na potrzeby klienta. Np. Skanska dla jednego z najemców przearanżowała kondygnację budynku na użytek laboratoriów. Znacząco podniosła podłogę, która posłużyła m.in. wentylacji szaf IT, wykonała specjalną, bardziej wydajną klimatyzację i w dużym stopniu zwiększyła zasilanie tej powierzchni – mówi Cezary Grzebalski, Lider projektu ds. elektrycznych, Skanska Property Poland.

Dla firm zabezpieczanie się przed krytycznymi sytuacjami ma wiele oczywistych korzyści, takich jak sprawne funkcjonowanie nawet w razie pożaru czy awarii systemów. Inne zalety stosowania recovery planów to oszczędności płynące z instalowania tylko tych rozwiązań, które mogą przydać się firmie w praktyce. Nie ponosi też ona kosztów związanych z odzyskiwaniem utraconych danych. Co więcej, może dać gwarancję klientom, że ich dane są zabezpieczane na wiele sposobów, co może stać się jej wyróżnikiem na rynku.