Jak zwiększyć swoją produktywność w pracy?

Przeczytaj także: Efektywna praca w biurze - podstawy

Wskazówka 3: Pilne niekonieczne znaczy ważne

Problem
Zdumiewająco łatwo mylimy pojęcia „pilne” i „ważne”. Co robimy, gdy dzwoni telefon? Rzecz jasna, odbieramy go. Uporczywie dzwoniący telefon wywołuje wrażenie niezwykle pilnego. Oczywiście powinniśmy go odebrać. Problem dotyczy dopiero tego, co następuje po odłożeniu słuchawki. Czy zdarzyło się wam kiedykolwiek odebrać telefon, a potem spędzić godzinę na załatwianiu pilnej, ale niezbyt istotnej sprawy – w dodatku dla kogoś innego?

Jeśli jakaś sprawa jest pilna, wcale nie musi być jednocześnie ważna. Mimo to sprawy pilne zwykle traktowane są priorytetowo, gdyż zdajemy sobie sprawę, że zostawiając je na później, możemy na przykład spóźnić się z ich wykonaniem.

Jeśli jednak pilne sprawy stale przeszkadzają ci w wykonywaniu ważnych zadań, zastanów się, jak zareaguje na to twój szef!

Rozwiązanie
Przede wszystkim próbuj po prostu nie poddawać się presji wywoływanej przez pilne sprawy. Dopisz je do listy zadań i nadaj im odpowiedni priorytet (wysoki, średni lub niski), kierując się zarówno ich pilnością, jak i ważnością. Postępuj tak ze wszystkimi pozycjami z listy, pamiętając, że:

• wysoki poziom pilności oznacza, że zadanie należy wykonać natychmiast;
• wysoki poziom ważności oznacza powiązanie zadania z zasadniczym celem, czyli to, że ma ono ważny wpływ na jego osiągnięcie.

Następnie przyjrzyj się liście zadań i zdecyduj, w jakiej kolejności powinny być wykonywane. Jak teraz spożytkujesz swój czas? Zadania o wysokim stopniu zarówno pilności, jak i ważności, należy wykonać natychmiast i poświęcić im należytą ilość czasu. Zadania pilne, ale mniej ważne należy wykonać jak najszybciej, ale nie poświęcając im zbyt wiele czasu. Takie rozróżnienie pomaga ustalić limity czasowe dla każdej pozycji z listy.

Wskazówka 4: Umieść listę zadań w swoim terminarzu

Problem
Listy zadań mogłyby być doskonałym rozwiązaniem, gdyby tylko nie wydłużały się szybciej, niż potrafimy zadania wykonywać. Jeden z naszych znajomych twierdzi, że należałoby takie listy spisywać na rolkach papieru toaletowego, ponieważ zadań wciąż przybywa. Zatrważająca perspektywa, ale należy mu przyznać trochę racji!

Większość ludzi robi na swój użytek listy spraw do załatwienia – w notesach, na kartkach A4, na kolorowych karteczkach do przyklejania itd. Jest to jednak dość niewygodne i można łatwo te zapiski zgubić. Wyobraźcie sobie osobę rozpaczliwie przerzucającą sterty papieru: „Gdzieś tu miałam taką karteczkę…”.

Rozwiązanie
Sugerujemy wpisywanie spraw do załatwienia, w tym wszelkich zaplanowanych spotkań, od razu do terminarza. Takie rozwiązanie ma dwie zalety:

1. Listę trudniej zawieruszyć (chyba że zgubisz cały terminarz).
2. Wpisując zadania z podziałem na konkretne daty, uzyskasz większą przejrzystość (zwykle zaglądamy do terminarza przynajmniej raz dziennie). Zwiększa się prawdopodobieństwo, że sprawy zostaną załatwione we właściwym terminie.

„A jeśli nie zrobię czegoś albo nie dokończę?” – mógłby zapytać któryś z czytelników. Wpisz tę sprawę na kolejny wolny dzień. Powielanie informacji jest irytujące, dlatego zyskujemy dodatkową wewnętrzną motywację do wykonania zadania, dzięki której nie będziemy przepisywać tego samego zadania w kółko.

Po wykonaniu zadania odznacz je haczykiem lub wykreśl. Sama ta czynność da ci poczucie zadowolenia, a jednocześnie przypomni, co zostało jeszcze do zrobienia w danym dniu.


Więcej wskazówek dotyczących m.in. efektywnego zarządzania czasem znajdziesz w książce Shirley i Johna Payne'ów pt. „Jak być dobrym menedżerem” (Wolters Kluwer Polska, Kraków 2009). Publikacja adresowana zarówno do początkujących menedżerów, jak i osób z dużym doświadczeniem zawodowym, zawiera ponad 100 cennych wskazówek dotyczących zarządzania. Wskazówki te pomogą ci doskonalić umiejętności i uniknąć problemów w pracy, z których możesz nawet nie zdawać sobie sprawy. Publikacja jest dostępna w wielu księgarniach internetowych m.in. w www.profinfo.pl.