Zarządzanie jakością: cechy dobrego audytora

Przeczytaj także: System zarządzania jakością: błędy przy wdrażaniu

Gdy zjawi się taki w firmie lub w dziale, jest przyjmowany z równie wielką sympatią jak awaria internetu lub generatora prądu. Atmosfera od razu robi się napięta, co automatycznie utrudnia mu pracę, co z kolei jeszcze bardziej napina atmosferę. Ludziom trudno zrozumieć jak ktoś tak niemiły może równocześnie być tak przydatny. Motywacyjne apele i edukacyjne maile na temat przydatności audytora z działu HR niewiele zmieniają. Co najwyżej nikt z pracowników nie ma już ochoty podkładać mu gumy do żucia na krzesło.

Prawda jest jednak zupełnie inna. Audytor o wysokiej reputacji na rynku ma kwalifikacje i doświadczenie o wiele większe niż ktokolwiek w twojej firmie, z CEO włącznie. Mądrzy badacze z obszaru psychologii opracowali bowiem zbiór cech osobowościowych, którymi powinien się charakteryzować audytor. Szanse na sukcesy w karierze audytorskiej ma więc osoba (źródło: „Zarządzanie jakością z przykładami”, A. Hamrol, Wydawnictwo Naukowe PWN, 2008):

• etyczna — prawa, prawdomówna, szczera, uczciwa i dyskretna,
• otwarta — chętna do rozważenia różnych pomysłów lub punktów widzenia,
• dyplomatyczna — taktowna w postępowaniu z ludźmi,
• percepcyjna — świadoma i zdolna do zrozumienia i przystosowania się do sytuacji,
• elastyczna — zdolna do przystosowania się do różnych sytuacji,
• wytrwała — ukierunkowana na osiąganie celów,
• zdecydowana — wyciągająca w porę wnioski logicznie uzasadnione i oparte na analizie,
• niezależna — działająca i funkcjonująca niezależnie i jednocześnie skutecznie współdziałający z innymi.

Poza cechami osobistymi audytor powinien dysponować odpowiednią wiedzą i doświadczeniem w zakresie zasad, procedur i technik audytowania. Nieobce powinny mu być zatem umiejętności:

• planowania i organizowania pracy,
• komunikowania się,
• zapobiegania konfliktom i rozwiązywania ich,
• dokonywania wyboru priorytetów i skupiania się na sprawach istotnych,
• zbierania informacji w wyniku rozmów, słuchania, obserwowania i przeglądania dokumentów oraz zapisów,
• weryfikowania zebranych informacji,
• wyciągania wniosków,
• stosowania technik pobierania próbek losowych,
• sporządzania zapisów z działań audytowych,
• przygotowania jasnego i zwięzłego raportu z audytu,
• zachowania poufności informacji.