Archiwizacja dokumentów z WorkingDocLite

Przeczytaj także: Rynek usług zarządzania dokumentami w Polsce

WorkingDocLite uwzględnia również zarządzanie kosztami oraz kontrolę poufności z wykorzystaniem kart zbliżeniowych. Narzędzie oparte jest o Rzeczowy Wykaz Akt (RWA) i Instrukcję Kancelaryjną, które obowiązują w danym przedsiębiorstwie.

WorkingDocLite przetwarza ekwiwalenty wszystkich dokumentów, bez względu na formę w jakiej zostały utworzone lub otrzymane. Użytkownik ma możliwość korzystania z wielu funkcji, takich jak odbiór poczty, jej automatyczna rejestracja i umieszczenie treści dokumentu w systemie. Przetwarzanie wiadomości oraz ich nadawanie pocztą elektroniczną również realizowane jest bezpośrednio przez WorkingDocLite. Dzięki integracji z systemami zewnętrznymi, takimi jak: urządzenia dokumentowe, czy struktura katalogów Windows, rozwiązanie może stać się centralnym pulpitem pracy z dokumentami w firmie.

Oprogramowanie obsługuje obieg pism między poszczególnymi pracownikami i grupami roboczymi, rejestrując czynności realizowane przez każdą z osób. Dzięki temu, zwierzchnik ma możliwość sprawdzania, na jakim etapie przygotowania jest dany dokument. Historia zdarzeń związanych z obiegiem dokumentów przechowywana jest z zachowaniem dat, godzin, nazwisk osób przetwarzających treść danego pisma oraz innych wykonanych przez nich czynności. W systemie aktywna jest wersja aktualna, jednak w razie potrzeby, można wrócić do wcześniejszych kopii konkretnego dokumentu.

WorkingDocLite umożliwia instalację kilku instancji systemu w różnych lokalizacjach oraz zapewnia globalnie dostęp do całego repozytorium, przy wykorzystaniu wzajemnych relacji zaufania pomiędzy poszczególnymi instancjami. Aplikacja korzysta z technologii www, dzięki której użytkownicy mogą pracować w systemie będąc również poza biurem. Aby uzyskać dostęp do potrzebnych zasobów należy skorzystać z loginu. Jeśli użytkownik znajdujący się poza firmą będzie miał do dyspozycji jakieś urządzenie peryferyjne, uzyska możliwość zasilenia systemu dokumentami przetworzonymi z wersji papierowych.