Rynek usług zarządzania dokumentami w Polsce

Przeczytaj także: Zarządzanie dokumentami a wyniki finansowe firm

Usługi skanowania i OCR dokumentacji cieszą się większą popularnością – wykorzystuje je aż 64 proc. badanych firm, z czego najwięcej – 75 proc. - to firmy telekomunikacyjne. Elektroniczne repozytoria dokumentów są używane przez dwie na pięć firm i również największą popularnością cieszą się wśród firm z sektora telekomunikacyjnego (69 proc.).

Bardziej złożone usługi związane z zarządzaniem dokumentem klienta są stosowane w Polsce stosunkowo rzadko. Wynika to zazwyczaj ze słabej świadomości rynku odnośnie tych usług. Równocześnie firmy deklarują jednak zainteresowanie nimi.

Outsourcing zarządzania dokumentami łączący się zwykle z ich zamianą na formę elektroniczną. Daje to szansę na znaczne oszczędności, jak też wzrost wydajności. Osiągane jest to poprzez stosowanie nowych technologii przy tworzeniu i przetwarzaniu dokumentów.

Amerykańskie statystyki wskazują, że liczba papierowych dokumentów podwaja się co 3,5 roku, a każdego dnia wykonywanych jest miliard odbitek kserograficznych. Jeden dokument jest kopiowany średnio 19 razy.

Digitalizacja dokumentów oznacza także znaczne oszczędności przestrzeni biurowej. Z badań wynika, że przeciętne biuro składa się w jednej trzeciej z przestrzeni dla ludzi, w jednej trzeciej z przejść i w jednej trzeciej z powierzchni używanej do składowania i przechowywania. Trzeba pamiętać, że koszt przechowywania to nie tylko zajmowane przez dokumenty miejsce, ale również koszt materiałów wykorzystywanych do ich wytworzenia.

Jeśli chodzi o elektroniczny obieg dokumentów (czyli jeden z procesów BPM), korzysta z niego w Polsce zaledwie 16 proc. dużych firm co wynika ze słabej znajomości tego typu rozwiązań (55 proc. firm nie potrafi wymienić żadnej dostępnej na rynku technologii). Wśród firm, które już z niego korzystają, najczęściej jest on stosowany w działaniach związanych z obsługą klienta (82 proc. firm).

Odrębnym przypadkiem są zewnętrzne usługi contact centre, które również wiążą się z obsługą klientów i z gromadzeniem dokumentacji klienckiej w formie danych głosowych (nagrania rozmów) oraz plików elektronicznych (zapisy czatów, wiadomości SMS i e-mail). Korzysta z nich co trzecia duża firma (32 proc.), przy czym najwięcej jest wśród nich firm telekomunikacyjnych (81 proc.).

Z badań wynika, że firmy są również świadome wybranych zalet powierzenia zarządzania dokumentami firmie zewnętrznej. 50 proc. badanych twierdzi, że outsourcing wiąże się ze zredukowaniem wydatków firm. Jednak zaledwie 10 proc. firm ma świadomość, że dzięki wydzieleniu na zewnątrz procesów niewiążących się z podstawową działalnością biznesową firmy, ma dostęp do najnowocześniejszych technologii oraz że procesy te są realizowane w sposób bardziej efektywny i lepszy jakościowo. Aż 17 proc. badanych nie potrafi wymienić żadnych korzyści związanych z outsourcingiem zarządzania dokumentami.

Outsourcing zarządzania dokumentami budzi jeszcze na polskim rynku wiele obaw. Badani wskazują głównie, że gwarancje bezpieczeństwa i poufności nie będą wystarczające (68 proc. respondentów). Kolejne obawy wiążą się z terminowością realizacji zleceń (14 proc. odpowiedzi) oraz jakością wykonania usługi (11 proc. odpowiedzi).