Modelowanie biznesowe czyli pilnowanie hochsztaplerów

Przeczytaj także: Procesy biznesowe ograniczają procesy decyzyjne

Proces biznesowy: spójny zespół działań, których celem jest osiągnięcie określonej wartości w postaci produktu. Do wytworzenia produktu wymagane są: zasoby, inne produkty lub półprodukty (surowce) oraz reguły (zasady) według których tworzony jest produkt. Produkt musi dać się opisać (zdefiniować) i być mierzalny.

Powyżej pokazano podstawową graficzną reprezentacje procesu na bazie definicji ICOM. Symbol ten wystarczy do wykonania kompletnej, poprawnej mapy procesów biznesowych. Jedną z prostych metod oceny wykonanej mapy procesów biznesowych jest sprawdzenie czy diagram zawiera symbole decyzyjne (z reguły są to romby z odnośnikami tak/nie). Jeżeli są to nie jest to model procesów! Diagramy ze ścieżkami decyzyjnymi to procedury a nie procesy. Cechą charakterystyczną procesu w biznesie jest jego obligatoryjność i jednoznaczność. Czyli jeżeli uznajemy, że dany proces w firmie jest to znaczy, że jest a przedmiotem dyskusji może być jego wewnętrzna organizacja.

Przykład
Wykonujemy model Urzędu. Załóżmy, że jednym z celów funkcjonowania tego Urzędu jest wydawanie decyzji o malowaniu trawy (Process). Na wejściu (Inputs) będzie prośba petenta (wraz z wymaganymi załącznikami) o wydanie decyzji a na wyjściu (Outputs) wydana decyzja. Sposób podejmowania decyzji określa procedura (!) i aktualny stan prawny (Control). Zasobem niezbędnym jest kompetentny pracownik (Resources). Decyzja jest zawsze, może zaś być pozytywna lub negatywna. Nie ma tu mowy o tym czy decyzja jest w ogóle wydawana bo JEST. Tak więc proces jest zawsze, jego wynik może być różny. Na poprawnej mapie procesów dla tego urzędu będzie więc między innymi symbol tego procesu ale żadnych "rombów".

Romby są cechą opisu przepływu pracy (procedur). Znamy je między innymi z dokumentacji procedur ISO. Często spotykane schematy, na których poziome pasy oznaczają zasoby a symbole podejmowane działania wraz z wariantami. To nie są procesy a procedury! (workflow). A to właśnie często oglądam na dziesiątkach stron kosztownych opracowań wielu zacnych liderów rynku IT i konsultingu nazywanych "model procesów biznesowych".

Jak zbudować pełny model firmy

Należy rozróżnić trzy główne elementy modelowania organizacji:

- model biznesowy
- mapa procesów biznesowych
- mapa przepływu pracy (procedury, worflow) dla poszczególnych procesów

Model biznesowy

Model biznesowy określa interakcje z otoczeniem rynkowym. Jest to zwięzły opis tego na czym i jak firma zarabia. Diagram powinien obrazować kluczowe podmioty na rynku biorące udział w tworzeniu wartości przez firmę, przepływy wartości i przepływy pieniędzy. Mówiąc inaczej powinien obrazować kto, co i komu "daje". Dotyczy to zarówno produktów i pieniędzy ale także przekazywanych informacji. Inaczej mówiąc model biznesowy musi obrazować pełny przepływ korzyści. Korzyścią dla sprzedającego jest zysk a korzyścią dla nabywcy jest pozyskana funkcjonalność lub inna cecha produktu (należy ją jasno określić). Jeżeli w tym obrocie pojawia się pośrednik lub inny podmiot mający wpływ na ten obieg należy go pokazać i opisać jego rolę. Np. model biznesowy producenta sprzętu sieciowego powinien zawierać poza dealerami także kanał informacyjny, którym przekazujemy specjalnie wykonane biblioteki symboli dla projektantów sieci, którzy niejako "naganiają" popyt na nasze produkty. Nie zapominajmy też, że obsługa serwisowa to także nasz produkt.