E-administracja w Polsce: perspektywy rozwoju

Przeczytaj także: E-administracja w Unii Europejskiej 2010

Raport ze spotkania pokazuje również, że obywatele nie widzą korzyści wynikających z e-administracji. Częsta jest niechęć, brak umiejętności cyfrowych i świadomości korzyści z posługiwania się rozwiązaniami e-administracji, w tym dokumentami w postaci elektronicznej. Podawano przykłady świadczące o braku zaufania interesantów do administracji elektronicznej: nawet ci, którzy chcą korzystać z takich form, często dzwonią i pytają, czy dokument elektroniczny dotarł do urzędu – mimo że otrzymali potwierdzenie. Oczywiście nikt nie chce czytać długich instrukcji wypełniania formularzy elektronicznych.

Bariery polegające na zbytnim skomplikowaniu dostępnych usług elektronicznych

Część uczestników debaty podkreślała, że to nieczytelne strony internetowe urzędów, nieergonomiczne systemy, skomplikowane formularze i instrukcje są głównym powodem niechęci obywateli do korzystania z elektronicznych usług instytucji publicznych. Jako kontrprzykład podawali elektroniczną bankowość, z której Polacy korzystają coraz chętniej.

Niedostosowanie organizacji, metod pracy i procedur administracji publicznej, przyzwyczajenie do dokumentu papierowego

Według debatujących, przejawem „papierologii stosowanej” jest wymagana w praktyce konieczność załączania licznych dokumentów i zaświadczeń, pomimo zakazu wyraźnie sformułowanego w art. 220 KPA. Nie pomaga nawet wprowadzenie oświadczeń obywateli i przedsiębiorców zamiast dostarczania przez nich zaświadczeń. W trakcie kontroli trzeba bowiem wykazać i udowodnić, że przyjmujący oświadczenie urzędnik od razu sprawdził jego wiarygodność. Jak udowodnić, że urzędnik sprawdził oświadczenie? Najlepiej mieć „papierową podkładkę”, więc na wszelki wypadek przyjmujący oświadczenia urzędnicy żądają dodatkowych dokumentów, potwierdzających ich prawdziwość.

Powszechne jest tworzenie dokumentacji papierowej tylko dla potrzeb kontroli. Chyba najbardziej wyrazistym przykładem niedostosowania administracji do rozwiązań elektronicznych oraz niechęci stosowania takich rozwiązań jest konieczność udokumentowania przy użyciu ton papieru wykorzystywania środków unijnych. Dzieje się tak mimo braku nakazów prawnych, bo po prostu ktoś tak określił wymagania. Biurokracja kocha papier, pieczątki i parafki, składane koniecznie na każdej stronie długopisem z niebieskim tuszem. Przy gromadzeniu dokumentacji do pozwoleń na budowę trzeba załączyć mapy, ale muszą to być oryginały z pieczątkami. Milczeniem zbywa się pytanie dociekliwych: w jaki sposób urzędnik bada autentyczność podpisu dokumentu podpisanego odręcznie i przysłanego pocztą?

Reguły współpracy między organami administracji publicznej nie są przygotowane do korzystania z e-administracji i i dokumentów elektronicznych. Brak jest współpracy i komunikacji między urzędami – urzędy działają „wyspowo”, „silosowo”, wykorzystując obywatela w roli biologicznego nośnika danych między urzędami.

Brak jest odpowiednich procedur dotyczących postępowania z dokumentami elektronicznymi, np. przy wymianie dokumentów między jednostkami administracji. Urzędy w komunikacji między sobą dają zły przykład: w wymianie informacji pomiędzy urzędami gmin lub miast a powiatem czy administracją centralną tworzone są stosy papierów. Gminy odczuwają nie tylko brak wsparcia, ale wręcz „papierową barierę” budowaną przez urzędy centralne. Jak można oczekiwać innego nastawienia od mieszkańców? Skoro 99% korespondencji i wniosków przychodzi w wersji papierowej, to odpowiedzi na nie oczekiwane są w tej samej postaci.