Audyt zewnętrzny projektów unijnych

Przeczytaj także: Audyt projektów unijnych

Szukają (życzliwie) błędów systemowych

Warto byłoby jeszcze raz podkreślić, iż audyt zewnętrzny projektu nie jest formą kontroli przedsięwzięcia – nie szukamy tutaj kazuistycznych zaniedbań i nieprawidłowości, a raczej systemowych błędów, które po pierwsze powodują ryzyka dla realizacji projektu, a po drugie z wysokim prawdopodobieństwem będą się powtarzały ze względu na taką a nie inną praktykę beneficjenta. Można przyjąć, iż znalezienie błędu systemowego w danym obszarze, a następnie jego eliminacja, pozwoli na ograniczenie działania tego błędu i usunięcie go również w innych procesach realizowanych w ramach projektu.

W treści sprawozdania audytorzy często wskazują również zidentyfikowane ryzyka w realizacji przedsięwzięcia, które po zmaterializowaniu (wystąpieniu) mogłyby narazić beneficjenta na szkodę. Każdorazowo ryzyko ma określoną istotność według skali przyjętej przez audytorów. Najczęściej trójstopniowej – od ryzyka niskiego, przez umiarkowane do wysokiego. Istotność ryzyka – poza wskazaniem w jakim czasie należy podjąć działania naprawcze i wdrożyć rekomendacje audytorów – pozwalają również na przybliżenie ewentualnych konsekwencji, w tym finansowych w przypadku zmaterializowania ryzyka. Dla beneficjenta wskazanie ryzyk, czyli hipotetycznych możliwości wystąpienia zdarzenia mającego negatywny wpływ na realizację przedsięwzięcia oraz ich istotności jest ważną wskazówką dotyczącą tego, co jest największym zagrożeniem dla prowadzonych działań i które z rekomendacji w pierwszej kolejności należałoby wdrożyć, aby zapobiec ewentualnym problemom.

Badanie audytorskie, poza wskazanymi wyżej informacjami, powinno również pozwolić na usprawnienie procesów zarządzania ryzykiem w realizowanym projekcie. W ramach prowadzonych czynności warto, aby beneficjent od audytorów uzyskał informację zwrotną będącą swego rodzaju wsparciem w tworzeniu lub usprawnianiu procesów zarządzania ryzykiem, a także w utrzymaniu skutecznych mechanizmów kontrolnych w ramach realizowanego przedsięwzięcia, poprzez ocenę ich skuteczności i wydajności oraz wskazówki w zakresie ich udoskonalenia. Dzięki temu beneficjent otrzyma tzw. wartość dodaną będącą efektem prowadzonych czynności audytorskich – wskazówkę odnośnie wdrażania i zarządzania projektem unijnym, którą będzie mógł wykorzystać w ramach obecnie i w przyszłości realizowanych projektów.

Zrozumiały język

Międzynarodowe standardy profesjonalnej praktyki audytu wewnętrznego zachęcają audytorów również do przekazywania w sprawozdaniu informacji o „dobrej pracy audytowanego”, czyli prawidłowej realizacji przedsięwzięcia. Wspominając o treści sprawozdania z audytu zewnętrznego projektu współfinansowanego ze środków unijnych warto podkreślić, że wszelkie informacje – zgodnie z przywołanymi standardami - muszą być dokładne, obiektywne, jasne, zwięzłe, konstruktywne, kompletne oraz dostarczone na czas. Odzwierciedlające fakty, nie zaś przypuszczenia audytorów.

Sprawozdanie z audytu zewnętrznego powinno być logiczne i łatwe do zrozumienia, przygotowane w zrozumiałym dla beneficjenta oraz instytucji pośredniczącej i wdrażającej języku, w sposób zapewniający pełne zrozumienie treści przez zainteresowanych. Dokument powinien być zwięzły, audytorzy powinni unikać w treści sprawozdania niepotrzebnych treści, wywodów, informacji niemających znaczenia dla przeprowadzonego badania, ograniczając się jedynie do informacji będących podstawą ustaleń, wniosków i rekomendacji przedłożonych beneficjentowi. W przypadku uznania, że zalecenia i rekomendacje zawarte w sprawozdaniu są zasadne, beneficjent wyznacza osoby odpowiedzialne za ich wdrożenie oraz ustala sposób i termin ich realizacji, powiadamiając o tym audytora, co również z reguły zostaje odnotowane w końcowej wersji sprawozdania.