Audyt zewnętrzny projektów unijnych

Przeczytaj także: Audyt projektów unijnych

To nie jest kontrola

Usługi doradcze, ze względu na swój charakter, kierowane są raczej do beneficjenta, który w trakcie prowadzonego badania audytorskiego może liczyć na wsparcie i pomoc zespołu audytorskiego. Realizujący czynności doradcze audytorzy nie powinni jednak przejmować obowiązków beneficjenta, jak również w sposób radykalny przedstawiać swojego stanowiska – cały czas należy mieć bowiem na względzie, że prowadzone badanie nie jest kontrolą a audytor nie ma „narzędzi i mocy sprawczych” pozwalających na wyciąganie wniosków i konsekwencji względem badanego podmiotu. Jego czynności są jedynie pewnego rodzaju rekomendacją, wskazówką dla instytucji pośredniczącej i wdrażającej w zakresie czynności przedsięwziętych względem danego projektu i beneficjenta.

Mimo bowiem, że audytorzy powinni wykazać się starannością i umiejętnościami, należyta staranność zawodowa nie oznacza nieomylności zespołu audytorskiego, o czym należy pamiętać wdrażając zarekomendowane działania naprawcze. Innym zaś zagadnieniem, które należałoby tutaj wskazać jest fakt, iż tak naprawdę w dużej mierze to instytucja pośrednicząca i wdrażająca określa często zasady i reguły wdrażania projektu i współpracy z beneficjentem. Prowadząc zaś badanie audytorzy powinni skupić się na czynnościach realizowanych przez beneficjenta, nie zaś ocenie systemu wdrażania wskazanego przez właściwą instytucję.

Prowadzący czynności audytorzy powinni mieć zapewnione prawo wstępu do pomieszczeń u beneficjenta, oraz prawo wglądu do wszelkich dokumentów, informacji i danych oraz do innych materiałów związanych z realizacją badanego projektu, w tym utrwalonych na elektronicznych nośnikach danych, jak również do sporządzania ich kopii, odpisów, wyciągów, zestawień lub wydruków, z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej oraz zasad etyki audytorskiej i obowiązku poufności. Pracownicy beneficjenta powinni zaś udzielać informacji i wyjaśnień, a także sporządzać i potwierdzać kopie, odpisy, wyciągi lub zestawienia, o które poproszą audytorzy. Od audytorów zaś - zgodnie z międzynarodowymi standardami profesjonalnej praktyki audytu wewnętrznego - wymaga się, aby badanie było prowadzone przez zespół cechujący się prawością, obiektywizmem, poufnością i kompetencjami.

Audyt wskazuje na problemy

W wyniku zakończonych czynności audytorskich audytorzy przekazują sprawozdanie (wstępne) beneficjentowi projektu. Po otrzymaniu sprawozdania beneficjent może zgłosić na piśmie dodatkowe wyjaśnienia lub umotywowane zastrzeżenia do treści sprawozdania, w terminie określonym przez audytora, nie krótszym niż 7 dni kalendarzowych od dnia otrzymania sprawozdania. W przypadku otrzymania dodatkowych wyjaśnień lub umotywowanych zastrzeżeń do treści sprawozdania zespół audytorski dokonuje ich analizy i w miarę potrzeby podejmuje dodatkowe czynności wyjaśniające w tym zakresie, a w przypadku stwierdzenia w części albo w całości ich zasadności, zmienia lub uzupełnia treść sprawozdania. W przypadku nieuwzględnienia dodatkowych wyjaśnień lub umotywowanych zastrzeżeń do treści sprawozdania, w części albo w całości, audytor przekazuje na piśmie swoje stanowisko wraz z uzasadnieniem beneficjentowi.

Tak przygotowane sprawozdanie (końcowe) jest przekazywane przez beneficjenta do instytucji pośredniczącej i wdrażającej. W treści sprawozdania - poza informacjami oczywistymi, jak harmonogram, zakres badania, techniki, itp. - w szczególności znajdziemy ustalenie stanu faktycznego, określenie wielkości próby oraz metodologii jej doboru, wskazanie stwierdzonych problemów w trakcie realizacji projektu wraz ze wskazaniem ich wagi oraz czy jakikolwiek z tych problemów ma charakter systemowy, określenie oraz analizę przyczyn i skutków uchybień, uwagi i wnioski w sprawie usunięcia stwierdzonych uchybień, rekomendacje.