Efektywna praca

Przeczytaj także: Jak zwiększyć swoją produktywność w pracy?

Czy ostatni raport o trendach jest na lewej czy na prawej półce. A może masz go w teczce? Notatka od szefa? A gdzie są bilety na koncert do filharmonii, które obiecałeś klientowi?

Jeśli nie wiesz o co pytam to znak, że masz problem z najczęściej spotykanym zjawiskiem, czyli bałaganem na biurku. Kiedy wchodzę do biura agencji PR jeden rzut oka wystarczy, żeby zorientować się kto ma ten problem. Komputer włączony? OK. Aplikacje biurowe uruchomione? OK. A biurko? Ktoś przed chwilą opróżniał zawartość szafy?

Czas najwyższy, żeby sobie uświadomić, że biurko to miejsce pracy, a nie składowisko papierów, kanapek i gadżetów. Zaśmiecone biurko sprawia wrażenie, że nie panujesz na tym co robisz.

Na biurku powinny znajdować się tylko rzeczy niezbędne do wykonania pracy zaplanowanej na konkretny dzień.

Dlatego:

1. Usuń z biurka wszystkie niepotrzebne przedmioty - to nie wystawa ani miejsce na ekspozycję firmowych gadżetów.
2. Jeśli są na nim dokumenty, których już nie używasz, ale warto je archiwizować zapisz je od razu na dysku i umieść w łatwym do odnalezienia katalogu. Biurko to nie szafa.
3. Patrz na biurka jak na centrum komunikacji i nadzoru - miejsce, z którego masz wgląd we wszystkie części Twojej organizacji/wydziału i które umożliwia efektywną komunikację w obydwie strony.

To Twój czas

Zarządzanie czasem dla praktyka public relations - mówiąc w skrócie - to zarządzanie sobą samym. Zapomnij o innych. Sam decyduj jak wykorzystasz swój kapitał godzin.

Większość z nas poświęca za dużo czasu na rzeczy, które nie są najważniejsze dla naszej pracy, rodziny i przyjaciół.

Dlatego:

1. Poświęć trochę czasu na planowanie i organizację. Godzina spędzona na planowaniu dnia pozwoli Ci zaoszczędzić od 3 do 4 godzin. Organizuj pracę tak, że rozumiesz do czego zmierzasz. Przed pójściem do domu przygotuj plan pracy na dzień następny. Przejrzyj dokumenty. Do kogo będziesz dzwonić? O co będziesz pytać? Ile czasu uda Ci się zaoszczędzić jeśli jutro rano wykonasz kilka telefonów zanim koledzy zdążą zaparzyć kawę?

2. Wyznacz cele. Cele pokazują kierunek Twoich działań. Cele muszą być konkretne, mierzalne, realistyczne i osiągalne. Optymalne cele zmuszają Ciebie do naciągnięcia mięśni, ale ich nie zrywają.

3. Ustal priorytety. Zgodnie z zasadą włoskiego ekonomisty Alfreda Pareto 80 procent zysków pochodzi z 20 procent działań. Sedno w ustaleniu tych cennych 20 procent. Kiedy już wyłuskasz te 20 procent, zastanów się jak najlepiej je wykorzystać.

4. Przygotuj listę zadań. Niektórzy ludzie nie wyobrażają sobie pracy bez aktualnej listy zadań. Może to być lista przygotowywana z dnia na dzień albo dłuższa lista aktualizowana zgodnie z potrzebami. Znakomicie sprawdzają się kalendarze pracy w komputerowych pakietach biurowych. Pilne zadania mają krótkotrwałe skutki. Ważne zadania charakteryzują długotrwałe implikacje związane z Twoimi celami. Wyznaczenie terminów zakończenia projektów uwolni Ciebie od stresu *to_już jutro_?*.