Zarządzanie wiedzą w przedsiębiorstwie

Przeczytaj także: Konkurencyjność branży w wymiarze lokalnym

Procesem tym mogą zajmować się zarówno wyspecjalizowane podmioty, jak i wyznaczeni pracownicy spółki, czy też każdy z pracowników we własnym zakresie. Należy pamiętać że na chwilę obecną brak jest pełnej możliwości zastąpienia w tym względzie pracy ludzkiej poprzez zautomatyzowany system informatyczny. Zarządzanie informacją to proces, który w dużej mierze skupia się na rozwoju systemów informacyjnych, nie są one jednak na tyle dojrzałe by samodzielnie funkcjonować. Systemy te w obecnym stadium rozwoju są w stanie gromadzić i przetwarzać duże ilości danych, jednak nie są jeszcze w stanie skutecznie analizować informacji oraz prowadzić do najważniejszego etapu zarządzania wiedzą jakim jest tworzenie na bazie dostępnych danych bardziej efektywnych procesów i wzorców.

Innym, szerszym rodzajem definiowania zarządzania wiedzą jest definiowanie tego procesu jako zarządzania ludźmi i ich rozwojem. Jest to co prawda obszar bliski zarządzaniu zasobami ludzkimi, ale nie odnoszący się to takich obszarów jak dział rekrutacji i kadr. Rolą zarządzania wiedzą jest tu nie tylko gromadzenie, przekazywanie i przetwarzanie informacji ale także stałe podnoszenie kompetencji pracowników poprzez szkolenia ukierunkowane zarówno na główne obszary pracy operacyjnej, jak i te o szerokim zakresie, zwiększające interdyscyplinarność i elastyczność pracownika.

W praktyce firmy skoncentrowane na zarządzaniu wiedzą często tworzą bazy danych za pomocą technologii informatycznych, do których łatwy dostęp mają pracownicy zarówno w siedzibie spółki, jak i za pośrednictwem zdalnych kanałów. W bazach tych gromadzone są między innymi dane z dotychczas wykonywanych projektów wraz z procedurami ich wykonywania oraz szablony stosowanych w spółce dokumentów. Często bazy te wykraczają jednak poza te podstawowe obszary i stają się kompendium wiedzy dla pracownika oraz forum służącym do komentowania dotychczas stosowanych metod, procedur i materiałów dzięki czemu możliwe staje się doskonalenie przyjętych schematów oraz ich rozwój.

Dzięki temu osoba zatrudniona w spółce, która ma do wykonania projekt, ma ułatwione zadanie gdyż posiada do wglądu gotowy schemat postępowania oraz może skorzystać z doświadczeń innych pracowników. Skraca to czas pracy nad projektami, jak również sprzyja utrzymaniu przyjętych w spółce standardów i przyczynia się do powstania materiałów, które ze względu na wysoki stopień jednorodności mogą być z powodzeniem wykorzystywane przy okazji innych projektów.

Jako element tworzonych w spółce baz danych często implementowane są również moduły odpowiadające za zarządzanie przepływem informacji zarówno wewnątrz organizacji jak i w odniesieniu do jej klientów i innych interesariuszy. Często do bazy danych implementowane są również elementy odpowiedzialne za zabezpieczenie danych i dostępu do nich. W efekcie wielokrotnie powstaje wysoce zaawansowany system, na który oprócz systemu informatycznego składają się procedury i kodeks zachowań, które wspólnie tworzą narzędzie zarządzania wiedzą i komunikacji wewnętrznej oraz zewnętrznej.