Zarządzanie jakością w firmie

Przeczytaj także: Zarządzanie jakością: rozwój i znaczenie

Rozmowa z pracownikami – przykłady

Korzyści, o jakich możesz powiedzieć pracownikom, przedstawiając zmiany/wdrożenie/doskonalenie systemu jakości:

• większe bezpieczeństwo pracy,
• jasno sformułowane obowiązki,
• sprawniejsza, szybsza praca,
• pewność, że postępuje się dobrze,
• zrozumiała, jasna droga postępowania,
• obiektywna ocena standardów/stanowisk,
• uzyskanie dowodów w przypadku popełniania błędów itp.

Zasada druga – Metody

Dorośli w większości bardzo nie lubią być zaskakiwani. Chcą wiedzieć co ich czeka, dlatego powiedz, co będzie się działo w firmie i uprzedź ich obawy. Wyjaśnij, w zrozumiały sposób, etapy wdrażania zmian i kolejne działania.

• Podaj harmonogram wdrożenia/kroki postępowania.
• Wyjaśnij, jakiego zaangażowania oczekujesz od pracowników/ przełożonego. Kiedy i w jakie działania powinni się włączyć na etapie wdrażania i później, gdy nowy system już będzie funkcjonował.
• Podaj informacje o auditach zewnętrznych i wewnętrznych, szkoleniach.
• Dobrze jest też ustalić z szefem i wyjaśnić pracownikom ich odpowiedzialność i uprawnienia w systemie zarządzania na etapie projektowania, nadzoru i doskonalenia.
• Wskaż pracownikom osobę kontaktową, odpowiedzialną za udzielanie informacji, jej e-mail i telefon. Ustal zasady współpracy i zadawania pytań.
• Określ z szefem zasady finansowania twoich działań. Przedyskutuj szacowane koszty projektu. Pamiętaj, że wdrożenie systemu zarządzania to nie tylko koszt szkoleń i doradztwa. Do kosztów na tym etapie należy zaliczyć również czas pracy pracowników zaangażowanych w projekt. Pamiętaj, że kiedy zgłaszasz zapotrzebowanie na danego pracownika odrywasz go od bieżącej pracy. Jego szef tego naprawdę nie lubi.

Dobrze opracowany i przedstawiony sposób działania pozwoli ci udowodnić, że jesteś przygotowanym do zadania fachowcem. Nie chodzi tutaj o używanie niezrozumiałego żargonu, ale o pokazanie rozmówcom, że zaplanowałeś wszystkie kroki i panujesz nad sytuacją. To wzbudza zaufanie współpracowników.

Obawę przed nowym zadaniem skutecznie zmniejsza jasna instrukcja postępowania, wyjaśniająca kolejne kroki.

Zasada trzecia – Oczekiwania

Znasz swoją firmę, ludzi, ich reakcje. Dlatego zastanów się, jakie ich zachowania mogą ci ułatwić lub utrudnić realizację wyznaczanych zadań. Jeśli już wiesz, czego oczekujesz od przełożonych i pracowników, powiedz o tym wprost. Nie zakładaj, że się sami domyślą, bo w sytuacji problemowej możesz usłyszeć:

• ze strony szefa: „nie wiedziałem, że tego oczekujesz”, „pierwsze słyszę, że się na to zgodziłem”, „trzeba było mnie uprzedzić” itd.,
• a ze strony pracowników – „nie wiedziałem, że to takie ważne”, „nie mówiłeś o tym wcześniej”, „nie wiedziałem, że nie wolno” itd.

Precyzyjnie przekaż na czym ci zależy:

1. Jakich nowych zachowań będziesz oczekiwał od pracowników/ szefa?
2. O zaprzestanie jakich zachowań prosisz?

WAŻNE!
W zrozumiały sposób wskaż konkretne zachowania. Pod takimi ogólnikami, jak: „zaangażowanie”, „odpowiedzialność”, „wsparcie” każdy zrozumie coś innego. Jedna osoba uzna się za zaangażowaną, gdy zostanie kilkakrotnie w pracy po godzinach, inna, gdy wychodzi nawet przed czasem, ale osiągnie zamierzony efekt. Jak widzisz, nieprecyzyjne określanie swoich oczekiwań może powodować zamieszanie.

• ZAANGAŻOWANIE . Zamień słowa: „potrzebuję Waszego zaangażowania” na „potrzebuję, abyście poświęcili 2 godziny tygodniowo na pracę nad systemem jakości”.
• ODPOWIEDZIALNOŚĆ . Zamiast powiedzieć „zachowujcie się odpowiedzialnie” wymień: „oczekuję od was terminowej realizacji zadań, stosowania się do procedur i natychmiastowego zgłaszania błędów”.
• WSPARCIE . W rozmowie z szefem zastąp słowo „wsparcie” prośbą o „uczestnictwo w najważniejszych zebraniach”, „zgodę na wydatki na…”.