Prezentacje handlowe: Power Point - częste błędy

Przeczytaj także: Sztuka prezentacji, czyli jak dotrzeć do odbiorcy?

7. Prezentacja ma zastąpić całą komunikację.

Kolejnym grzechem prezentujących jest przyjmowanie założenia, że liczy się to, co jest zawarte w prezentacji, a cała reszta jest dodatkiem. Prezentujący godzinami przygotowują prezentację, która zarówno w warstwie treści i w formie, bywa optymalna: slajd ma co najwyżej kilka haseł, zamiast tabel są wykresy, liczba użytych kolorów jest świadomie ograniczona, wielkość liter jest dobrana pod kątem wielkości miejsca, gdzie będzie prezentowana. Jednocześnie efekt mozolnej pracy jest znoszony jakością, przebiegiem i sposobem prezentowania. Większość z nas wie, że finalnie w komunikacji, przekaz niewerbalny dominuje nad werbalnym. Dominacja jest znacząca i to, że „zawrzemy” w prezentacji to, co najważniejsze, nie oznacza automatycznie, że dotrze to do naszych odbiorców. Komunikacja to wszystko, co robimy i nie robimy, podczas prezentowania. „Wszystko jest komunikacją” - dowodzą badania, codzienne doświadczenie oraz guru porozumiewania się i wpływu. Tym niemniej wielokrotnie mam wrażenie, że wg wielu handlowców slajdy mają „powiedzieć” wszystko, dzięki czemu samo spotkanie z klientem jest jedynie możliwością przekazania tego, co chcemy. Dlaczego tak często ograniczamy sobie możliwość wpływu na klienta? Dlaczego, mimo powszechnej świadomości znaczenia komunikacji niewerbalnej, pozwalamy sobie na taką nonszalancję?

8. „Chowanie się” za prezentacją.

W przypadku jednych jest to chowanie się za laptopa – siadanie za nim i nie odchodzenie od niego (trzeba w końcu przesuwać slajdy – jak mawiają). W ekstremalnych przypadkach jest to stanie tyłem do klienta a przodem do wyświetlanych slajdów. Częściej jest to stawanie bokiem, czy przodem do klienta, ale twarzą zwróconą w stronę monitora (oczywiście, by widzieć slajdy). Niezależnie od tego, w jaki sposób prezentujący „chowa się” za prezentacją, gdy tego typu objawy stają się wzorcem prowadzenia prezentacji, a nie chwilowym zachowaniem, oznacza to zerwanie kontaktu z klientem i ogranicza możliwość wpływania na klienta. Oczywiście, jeżeli klienci są bardzo zainteresowani, nie będzie im to przeszkadzać. Jednak, jeżeli będą choć odrobinę mniej zaangażowani, a zwłaszcza, gdy nie „kupili nas” jako dostawców, przez na przykład brak dobrego rozpoczęcia wówczas każdego typu „chowanie się” zmniejsza diametralnie możliwość naszego oddziaływania. Wymienione wyżej wzorce „chowania” są najczęściej nieświadome, nawykowe.

Często zobaczenie samego siebie w nagraniu próbki prezentacji wystarcza, by uchwycić dominujący, nam właściwy, sposób zrywania kontaktu i dokonać świadomej zmiany. I nie można liczyć że klienci nam powiedzą jakie nawyki im przeszkadzają w odbiorze. Oni będą podejmować niechciane przez nas decyzje lub nie podejmować żadnych. Trudno z takich zachowań wnioskować co im przeszkadza. Nawet oni często nie są świadomi tego co im przeszkadza, nie potrafią tego nazwać tylko reagują – niekupując! Sposobem na eliminacje naszego nawykowego „chowania się” jest jego zaobserwowanie na nagraniu lub informacja zwrotna od współpracowników uzyskana np. podczas szkoleń.

9. Moje górą, czyli walka o kontrolę przebiegu spotkania.

Bardzo często handlowcy prowadzący prezentacje walczą z klientami o to, jak przebiegnie prezentacja. Czy zrealizują prezentacje wg swojego scenariusza, czy też ulegną klientom. Nieobce im są obawy, że prezentacja się nie uda. Jeżeli spytać, co to znaczy, że się nie uda, słychać często odpowiedź, że przebiegnie nie tak, jak zakładałem, nie tak jak przewidziałem. A bardziej konkretnie: że nie zgodnie z kolejnością slajdów jakie przygotowali, że utracą kontrolę nad jej przebiegiem. W opinii uczestników szkoleń, zadając pytania, kontrolę nad przebiegiem prezentacji przejmują klienci. Wówczas stają się tzw. trudnymi klientami, trudnymi odbiorcami – jak mawiają. Swą prezentację widzą jako bój z będącym na uprzywilejowanej pozycji partnerem – klientem. Ten lęk przed utratą kontroli, z jego przejawem: obawą przed pytaniami, skutkuje zachowaniami mającymi uniemożliwić przejęcie kontroli nad przebiegiem spotkania.