Pandemia zmienia oblicze biura. Czego oczekują najemcy?

Przeczytaj także: 7 trendów na rynku biurowym w 2021 roku

Aby zidentyfikować oczekiwane kierunki zmian w sektorze biurowym, zaczęliśmy od analizy nowych potrzeb. Przeprowadziliśmy dwie ankiety, których celem było poznanie oczekiwań pracowników biur i planów najemców.

Wyniki ankiety skierowanej do pracowników biur jednoznacznie wskazują, że pandemia przyspieszy rozpowszechnienie się elastycznego modelu pracy, ale jednocześnie potwierdzają, że biura pozostaną niezbędnym elementem modelu pracy. Niemal 80% spośród ponad 1.800 respondentów jest zdania, że po pandemii COVID-19 chciałoby pracować w modelu łączącym pracę zdalną z pracą z biura. Jedynie 9% ankietowanych wybrałoby pracę z domu, a 12% pozostałoby przy dotychczasowym modelu pracy wyłącznie w biurze.

Wobec takich wyników, chcieliśmy poznać plany najemców i przeprowadziliśmy ankietę, w której udział wzięło 225 firm posiadających łącznie 927 biur w Europie. Większość najemców potwierdza, że biura są niezbędne, ale powinna zmienić się ich funkcja, ponieważ ich pracownicy mają nowe oczekiwania wobec biura. Kluczowe wnioski płynące z tej ankiety to:

• 60% najemców jest przekonanych, że potrzebuje nowej strategii dotyczącej miejsca pracy,
• 40% przewiduje, że obłożenie biura będzie mniejsze i potrzebuje w biurze więcej miejsca do współpracy,
• 80% chce przywiązywać większą wagę do zdrowia i bezpieczeństwa pracowników,
• 41% rozważa włączenie do swojej strategii powierzchni elastycznych,
• 44% rozważa zwiększenie wykorzystania nowych technologii w miejscu pracy.

W rezultacie, należy oczekiwać, że część najemców wprowadzi w związku z tym nowe kryteria wyboru biur. Jednak wobec drugiej fali pandemii i oczekiwanego spowolnienia gospodarczego, aktualnie wśród najemców dominuje strategia „przeczekania i obserwowania jak zmieni się rynek”. Pierwsze symptomy zmieniającego się podejścia najemców w sektorze biurowym są już widoczne.

O ile wolumen transakcji najmu w pierwszej połowie roku napędzany był negocjacjami rozpoczętymi jeszcze przed pandemią, to obecne dane wyraźnie już pokazują ograniczenie aktywności najemców. W Warszawie w minionym kwartale zostało wynajęte najmniej powierzchni biurowej od dekady, natomiast w regionach najemcy wynajęli o 40% mniej powierzchni niż w analogicznym okresie przed rokiem.

Warto również spojrzeć na zmiany w strukturze transakcji najmu. Podczas gdy w ostatnich latach przeważały nowe umowy i umowy typu pre-let, w III kwartale 2020 połowa wynajętej powierzchni biurowej w największych miastach to renegocjacje wcześniejszych umów najmu, niejednokrotnie podpisane na relatywnie krótki okres.

Spadek aktywności najemców przełożył się na wzrost współczynnika pustostanów odnotowany w ciągu minionego pół roku. Od kwietnia do września 2020 roku oferta powierzchni niewynajętej w największych ośrodkach biznesowych w Polsce powiększyła się o 300.000 m2, a największy wpływ na wzrost pustostanów w ostatnich dwóch kwartałach miało oddanie do użytku dość dużej liczby nie w pełni skomercjalizowanych obiektów. W rezultacie, w większości największych miast współczynnik pustostanów przekroczył już 10%.

Warto jednocześnie podkreślić, że faktyczna oferta dostępnej powierzchni biurowej jest zdecydowanie szersza. Część firm rozważa zmianę modelu pracy, dlatego decydują się na zredukowanie aktualnie zajmowanej powierzchni biurowej i podnajęcie części swojego biura. Na koniec września 2020 roku w największych miastach w ramach podnajmu oferowane było już ponad 240.000 m2 biur, czyli niemal dwukrotnie więcej niż w poprzednim kwartale.

Co ważne, długi proces inwestycyjny nie pozwala deweloperom na elastyczną reakcję na nowe okoliczności rynkowe. W rezultacie, w sektorze biurowym nadal utrzymuje się wysoka aktywność deweloperów, a na etapie realizacji mamy ponad 1,6 mln m2 nowej powierzchni biurowej. Zgodnie z harmonogramami deweloperów, podaż powierzchni biurowej oczekiwana w 2020 i 2021 roku może być najwyższa od lat i przekroczyć 800.000 m2 rocznie, co z pewnością poskutkuje dalszym znaczącym wzrostem współczynnika pustostanów.

Właściciele budynków i deweloperzy stają przed coraz większymi wyzwaniami. Nowa sytuacja rynkowa zmieniająca się w wyniku pandemii COVID-19 i spowolnienia gospodarczego wymusza na właścicielach zarówno nowych, jak i istniejących budynków biurowych zmianę strategii wynajmu wobec obecnych i przyszłych najemców. Właściciel budynku, przygotowując się do procesu negocjacji czy renegocjacji umowy najmu, powinien być teraz nastawiony przede wszystkim na dialog z najemcą.

Jednocześnie, najemcy, wybierając nowe biuro czy przedłużając umowę najmu, muszą mieć pewność, że właściciel budynku w trosce o zdrowie pracowników najemcy, wprowadza w nieruchomości możliwe zmiany oraz ulepszenia wpływające na komfort i bezpieczeństwo pracy. Z przeprowadzonych przez nas analiz jednoznacznie wynika, że biurowce oferujące udogodnienia i usługi, które mają na celu promocję zdrowia i poprawę samopoczucia będą zdecydowanie wyżej cenione przez najemców.

Wobec zmian jakie rynek wymusza na właścicielach budynków, to biura z możliwością elastycznej aranżacji stają się najbardziej pożądanym rozwiązaniem, choć wiemy, że ich przygotowanie nie jest proste i dla wszystkich użytkowników jednakowe.

Nowa sytuacja rynkowa będzie skłaniała niektóre firmy do stosowania modelu hybrydowego, który zakłada łączenie długoterminowej umowy najmu biura z krótkoterminowym wynajmem przestrzeni coworkingowej oferując pracownikom możliwość pracy zdalnej. W rezultacie, biura coworkingowe, których operatorem jest właściciel budynku, mogą stać się atutem wyróżniającym budynek.

Na pewno oczekujemy również, że wpływ nowych technologii na zmieniające się środowisko pracy będzie zdecydowanie bardziej odczuwalny niż dotychczas. Do tej pory branża proptech koncentrowała się przede wszystkim na poszukiwaniu rozwiązań, które wpływają na podniesienie komfortu użytkowników, a jednocześnie obniżają koszty eksploatacji budynku. W obliczu pandemii COVID-19 i związanych z nią obostrzeń, zakres poszukiwanych funkcjonalności nieco się zmienił stawiając w centrum uwagi kwestie bezpieczeństwa użytkowników budynków.

To jedynie kilka przykładów kierunków zmian, których spodziewamy się w sektorze biurowym. Zmieniające się oczekiwania najemców z pewnością przyspieszą zmiany w podejściu właścicieli biurowców, ponieważ to właśnie rozwiązania pozytywnie wpływające na samopoczucie pracowników w budynku i elastyczność właściciela budynku wobec najemcy zadecydują o uzyskaniu przewagi konkurencyjnej biurowca.

Elżbieta Czerpak, Dyrektor Działu Badań Rynku,