W lepszej sytuacji (chociaż czasami może być to pułapka w przypadku wybrania złego doradcy) są beneficjenci którzy podpisali umowy z firmami doradczymi na przygotowanie projektu wraz z jego rozliczeniem i wdrożeniem. Z punktu przygotowania się do rozliczenia takiego projektu dla osoby , która uczestniczyła w procesie aplikacyjnym sytuacja wydaje się być prosta – osoba taka uczestniczyła przy konstruowaniu budżetu projektu, wskaźnikach produktu i rezultatów i innych ważnych zapisach z których projekt będzie rozliczany, więc z rozliczeniem powinna sobie poradzić bez problemu.

Pierwsze problemy jakie napotykają beneficjenci pojawiają się już na etapie podpisywania umowy o dofinansowanie. Po ogłoszeniu wyników konkursu o zakwalifikowaniu się naszego projektu do dofinansowania otrzymujemy pismo w którym wyszczególniona jest lista niezbędnych dokumentów i załączników do podpisania umowy o dofinansowanie. Ponieważ w większości instytucje zarządzające programami operacyjnymi uprościły (i bardzo słusznie) na początek listę załączników jakie trzeba dołączyć do wniosku o dofinansowanie, to właśnie na etapie przed podpisaniem umowy trzeba wszystkie te dokumenty dostarczyć.

Ważnym dokumentem, który trzeba załączyć jest potwierdzenie posiadania środków na realizację inwestycji. Przeważnie jest to promesa lub umowa kredytowa, wyciąg z rachunku bankowego, umowa pożyczki itp. Dodatkowo musimy załączyć aktualne zaświadczenie z ZUS i Urzędu Skarbowego o nie zaleganiu w opłacaniu składek i podatków oraz inne dokumenty jakie zobowiązaliśmy się we wniosku dostarczyć do podpisania umowy o dofinansowanie.

W szczególności jeżeli chodzi o promesy kredytowe lub leasingowe, termin ich ważności upływa po 3-6 miesiącach od wystawienia a ponieważ sam proces wyboru projektów do dofinansowania trwa długo(często przekracza ten okres) to następuje konieczność wystąpienia do banku po nowy dokument. Bank wydając nową promesę będzie ponownie weryfikował sytuację finansową firmy – a ten proces oczywiście w zależności od banku będzie również potrzebował odpowiedniego czasu na weryfikację. W tym miejscu należy zwrócić uwagę, że w piśmie jakie otrzymujemy od instytucji wdrażającej jest określony czas wynikający z procedur danego programu na dostarczenie dokumentów, którego nie możemy przekroczyć (zawsze jednak możemy wnioskować o jego wydłużenie).

W tym miejscu należałoby zwrócić uwagę beneficjentom którzy planują realizować swoje projekty, że środki pieniężne jakie powinien posiadać beneficjent na realizację projektu w zasadzie powinny pokryć większość wydatków - w niektórych przypadkach występuje konieczność zabezpieczenia 100% wydatków zgodnych z harmonogramem rzeczowo-finansowym. W szczególności dotyczy to projektów w których zostały zaplanowane krótkie okresy realizacji a w takich przypadkach nie ma szans na finansowanie dalszych zakupów ze środków pochodzących z refundacji ponieważ okres zwrotu części poniesionych wydatków po złożeniu prawidłowego wniosku o płatność wynosi przeważnie ponad dwa miesiące. Oczywiście instytucje wdrażające dopuściły również możliwość zaliczkowania projektów, więc w takim przypadku ilość środków jakie trzeba zaangażować proporcjonalnie do udzielonej zaliczki będzie mniejsza.

W tym miejscu należałoby uczulić również przedsiębiorców na ciągłe zmiany wytycznych programów oraz instrukcji do wniosków o płatność, które na bieżąco należy śledzić, ponieważ czasami te przepisy, które obowiązywały np. we wrześniu niekoniecznie będą obowiązywały w grudniu!