W ramach tego procesu zasadność działań oceniana jest przez pryzmat następujących czynników:

• działania pozostałych stron sporu,
• standardy zachowania stron,
• style reprezentowane przez strony,
• percepcja oraz umiejętności stron,
• potrzeby i preferencje stron,
• determinacja stron,
• ilość informacji na temat konfliktu, jaką dysponuje negocjator,
• osobiste przymioty negocjatora,
• dostępne środki.

Podobnie jak negocjatorzy, również i mediatorzy mogą podejmować różne działania. W przypadku mediatora działaniem jest określona interwencja lub zastosowanie tzw. "technik oddziaływania", zorientowanych na osoby prowadzące spór. Mediator zachęca do podejmowania pozytywnych ruchów oraz powstrzymuje od stosowania posunięć negatywnych, związanych z problemami będącymi przedmiotem konfliktu. Mediator będący wyspecjalizowanym negocjatorem, podejmując działania, z zasady nie wywołuje bezpośrednio zmian u uczestników sporu tak, jak robią to same strony; działa raczej jako rodzaj katalizatora. Zmiany są łącznym skutkiem posunięć podejmowanych przez interwenienta oraz negocjujących (Bonner, 1959).

W trakcie negocjacji uczestnicy sporu stają przez szeregiem proceduralnych albo psychologicznych problemów "sytuacji krytycznych" (Cohen, Smith, 1972), z którymi muszą się zmierzyć lub które muszą pokonać, by dojść do porozumienia. Największe kategorie krytycznych sytuacji oraz najczęstszych problemów będą w dalszej części określane jako etapy lub fazy z uwagi, że są to zasadnicze progi, przez które strony muszą przejść, żeby dojść do porozumienia. Pewne etapy lub fazy są specyficzne wyłącznie dla procesu mediacji, inne dla negocjacji, lecz w większości przypadków są zbliżone.

W odpowiedzi na sytuacje krytyczne mediatorzy podejmują dwa typy interwencji: czynności i działania ogólne, czy niespecyficzne, oraz czynności i działania o charakterze specyficznym (Kochan, Jick, 1978).

Czynności i działania niespecyficzne to ogólne interwencje podejmowane przez mediatora w niemalże wszystkich sporach. Działania te stanowią reakcje na najobszerniejsze kategorie sytuacji krytycznych i odpowiadają poszczególnym stadiom mediacji. Są one powiązane z ogólnym schematem rozwoju i rozwiązywania konfliktu. Standardowe działania umożliwiają mediatorowi:

• uzyskanie możliwości udziału w dyskusji,
• wspieranie stron w doborze właściwego podejścia oraz przestrzeni rozwiązania konfliktu,
• zbieranie informacji i analizowanie konfliktu,
• zaprojektowanie planu mediacji,
• zainicjowanie koncyliacji,
• wsparcie stron w rozpoczęciu produktywnych negocjacji,
• określenie ważnych kwestii oraz stworzenie programu,
• określenie podstawowych interesów stron,
• wspomaganie stron przy wyłanianiu opcji,
• dążenie do ostatnich ustaleń, zawarcia porozumienia i zamknięcia sprawy,
• wspieranie przy tworzeniu planu implementacji i monitoringu.