Przyszłość polskiego e-Urzędu

Przeczytaj także: E-administracja w Polsce: korzyści i koszty

Zdaniem Dariusza Śliwowskiego, prezesa informatycznej firmy Newitech, która wdraża w urzędach system do zarządzania sprawami i obiegiem dokumentów NIL, jest niemal niemożliwe, by wszystkie urzędy zdążyły do końca roku z dostosowaniem własnych rozwiązań do wymogów prawnych. "Jedynie sprawny proces wdrożeniowy może zapewnić dotrzymanie takiego terminu. Wdrożenie systemu obiegu spraw i dokumentów wymaga wspólnej woli i obustronnej współpracy. O ile system NIL można szybko dostosować do specyfiki urzędu i relatywnie skrócić czas jego wdrażania, to ze strony Urzędu musi zostać wykonana praca, która spowoduje, że takie rozwiązanie będzie efektywnie wykorzystane. Tymczasem doświadczenie pokazuje, że sama obecność rozwiązania – także w biznesie – nie jest równoznaczna z jego efektywnym wykorzystaniem. Trzeba pamiętać, że na długość wdrożenia mają wpływ również wszystkie procedury przetargowe oraz szkolenie kadr" - twierdzi Dariusz Śliwowski.

Urzędy muszą również uporać się z problemem wewnętrznego oporu pracowników przed innowacjami, a także – może jest to nawet problem fundamentalny – z ograniczeniami budżetowymi, które uniemożliwiają inwestycję w infrastrukturę IT. Wreszcie nie sposób nie wspomnieć o różnorakich uwarunkowaniach politycznych, które mają czasem znaczny wpływ na tempo realizacji inwestycji w IT.

Plan e-Europe 2005 to nie jedyna nowelizacja, jaka narzuca urzędom weryfikacje rozwiązań informatycznych. Obecnie w Sejmie czeka na przyjęcie przygotowany przez Ministerstwo Nauki i Informatyzacji projekt Ustawy "o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne". Nowa Ustawa pomoże zrealizować postulaty unijne, które mówią o zastąpieniu administracji tradycyjnej elektroniczną, tak by możliwe było załatwienie każdej sprawy w Urzędzie za pośrednictwem systemów teleinformatycznych.

"Ustawa z dnia 18 września 2001r. o podpisie elektronicznym wprowadziła zmiany w kodeksie cywilnym, nadając art. 60 i 78§2 brzmienie pozwalające na złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej, opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Tak złożone oświadczenie jest równoważne formie pisemnej. Projekt Ustawy "o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne" zmienia również brzmienie § 1 art. 63 kpa, który w nowej wersji przewiduje możliwość wnoszenia podania (żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia) za pomocą poczty elektronicznej lub formularza umieszczonego na stronie internetowej urzędu. Oczywiste jest więc, że bez właściwej infrastruktury IT i rozwiązań ukierunkowanych na rejestrowanie, prowadzenie i rozstrzyganie spraw, spełnienie nowych wymogów nie będzie możliwe." – mówi Beata Duch-Kosiorek.

Administracja publiczna staje się dużym rynkiem dla systemów obiegu informacji i zarządzania sprawami. Wynika to nie tylko z liczby jednostek administracji, ale z wciąż niskiego poziomu informatyzacji w tym segmencie. Mówi Dariusz Śliwowski: "Stopień nasycenia urzędów informatyką jest niższy niż organizacji biznesowych o porównywalnej wielkości, natomiast zapotrzebowanie na efektywną obsługę relacji z klientem/obywatelem wyższe. Liczba klientów najmniejszego urzędu miasta wojewódzkiego jest większa od liczby klientów jakiegokolwiek przedsiębiorstwa, działającego na tym samym obszarze. Tymczasem wciąż wzrasta liczba aktywnych użytkowników komputera, Internetu i jego zasobów informacyjnych. Osoby, które na co dzień korzystają z usług e-commerce i e-banków – bądź co bądź podatnicy i wyborcy – coraz rzadziej akceptują rozziew pomiędzy różnicą jakości obsługi przez organizacje biznesowe i urzędy."

Warto również zwrócić uwagę na rodzące się zjawisko konkurowania samorządów terytorialnych w zakresie pozyskiwania kapitałów i szerokiego propagowania regionu. O inwestorów i inwestycje walczą nie tylko Polska i Słowacja (Kia), Polska i Czechy (Toyota), ale także samorządy, na terenie których miałaby pojawić się nowa fabryka czy rozwijać baza turystyczna. Infrastruktura, w tym informatyczna oraz otwartość lokalnych władz często czyni różnicę i sprzyja rozwojowi lokalnego biznesu.

Wdrożenie w urzędzie rozwiązań, które wspomagają zarządzanie obiegiem spraw, dokumentów i informacji nie jest oczywiście panaceum i nie zastąpi brakujących systemów zaplecza (zinformatyzowanych archiwów, rejestrów, narzędzi budżetowych), ale pomimo tego daje rewolucyjną jakościową zmianę: zapewnia mierzalność procesów, ich powtarzalność i podstawę do usprawnień zachodzących w Urzędzie procedur. "Systemy wspomagające zarządzanie procesami biznesowymi z perspektywy interesanta są często najbardziej widocznym, elementem informatycznym Urzędu" – dodaje Dariusz Śliwowski.

W Urzędzie Miasta i Gminy w Łomiankach wdrożono już system, który każdemu interesantowi nadaje numer ID, poprzez który można śledzić z poziomu przeglądarki internetowej stan załatwienia własnej sprawy prowadzonej w Urzędzie. Zdaniem Beaty Duch-Kosiorek idealny Urząd przyszłości to niewidzialny Urząd, taki w którym można załatwić szereg spraw nie wychodząc z domu. Pytanie – ile czasu zajmie nam realizacja takiej wizji?

"" - pełna wersja raportu do ściągnięcia