Organizowanie i prowadzenie zebrań
2010-11-26 13:44
Przeczytaj także: Budowanie relacji menedżer - pracownik
Na jednym z zebrań uporządkowała swoją wypowiedź, przedstawiła ją w postaci schematu z tego rozdziału i okazało się, że różnica jest ogromna. Niektóre problemy, choć wspominała o nich wielokrotnie, po raz pierwszy zostały zrozumiane przez obecnych na zebraniu mężczyzn. Jej wypowiedź była krótsza, brzmiała bardziej zdecydowanie i zawierała więcej konkretów. Stała się budzącym autorytet partnerem w dyskusjach, dostrzeżono jej kompetencje, brano pod uwagę zgłaszane opinie.
Jeśli uświadomisz innym, dlaczego zabierają głos i jakich informacji od nich oczekujesz, dasz im motywację do podzielenia się swoim zdaniem. Wyrównasz szanse małomównych osób na równorzędne traktowanie ich wypowiedzi, która dzięki narzuconej formie jest zrozumiała i łatwa w odbiorze dla innych.
Ostatnia ważna rzecz, o której powinieneś powiedzieć uczestnikom, to sposób podejmowania decyzji na zebraniu. Ważne, by uczestnicy jeszcze przed spotkaniem wiedzieli, w jaki sposób podejmowane będą ustalenia w kolejnych kwestiach:
- Czy decyduje większość z nich?
- Czy decyzja ma być zaakceptowanym przez wszystkich kompromisem?
- Czy ich głos jest doradczy, czy decyduje ekspert lub przełożony?
Dobre zebranie wymaga od ciebie podjęcie trzech kroków. Po pierwsze, wyczerpującego powiadomienia wszystkich zainteresowanych wraz z prośbą o przygotowanie kolejnych zagadnień.
Po drugie, zadbania o formę przekazywania informacji na zebraniu, tak by osoba zabierająca głos podzieliła się z innymi wszystkim co jest na dany temat istotne i aby wykorzystała jak najefektywniej przysługujący jej czas.
Po trzecie, już na zebraniu zadbaj o stworzenie planu konkretnych działań, podejmowanych po jego zakończeniu, wraz z przypisaniem poszczególnym osobom odpowiedzialności i wiążących terminów.
fot. mat. prasowe
Fragment pochodzi z ksiażki: „Przekonaj pracowników do dbania o jakość. Poradnik menedżerski dla pełnomocników, kierowników i szefów, którym zależy na jakości” Dorota Szymańska, Marcin Szymański. Autorzy publikacji proponują rozmowy i wywieranie wpływu przez skuteczną argumentację. Ważnym elementem kontaktów z załogą są zebrania. Tak organizowane, by po pierwsze – wszyscy zaproszeni przyszli, po drugie – byli przygotowani do rozmowy.
oprac. : Difin S.A.
Przeczytaj także
-
3 postawy pracodawcy, którymi dobija swoją firmę
-
Szef i pracownik jak rodzic i dziecko
-
Poradnik szefa: 5 zdań, których lepiej nie używać
-
8 cech szefa, których nie cierpią pracownicy
-
Dobry szef: asertywny czy koleżeński?
-
6 sposobów na zarządzanie nielubianymi pracownikami
-
10 powodów rezygnacji z pracy
-
Dobry szef nie kradnie sukcesów pracowników
-
Program adaptacyjny ułatwia start nowego pracownika