Organizowanie i prowadzenie zebrań

Przeczytaj także: Budowanie relacji menedżer - pracownik

Precyzowanie zagadnienia/problemu.

1. Co się stało/może się stać? Czego dotyczy zagadnienie/problem? Mamy nadwyżkę stanów magazynowych na dużą skalę. Negatywne konsekwencje w postaci braku powierzchni magazynowej, zamrożonych pieniędzy.
2. Kiedy zaobserwowano problem, jak długo trwa? Prawidłowe stany magazynowe utrzymywały się do lutego, potem sukcesywnie wzrastały o 100 000 miesięcznie. Szczególny wzrost przypada na poprzedni miesiąc.
3. Gdzie występuje, w jakiej sytuacji? (lokalizacja, warunki, zakres występowania) Nadwyżki występują w magazynach na wszystkich zakładach, największe w asortymentach: skóry, szkieletów ze sklejki.
4. Dane wskazujące jak poważny dla firmy jest problem/jak istotne jest wyjaśnienie zagadnienia (ilu dotyczy osób, jakie powoduje koszty itp.).

• Zapasy ponad ustalone limity wynoszą 800 000.
• Koszty magazynowania zwiększonej liczby elementów.
• Koszty nieprzydatnych już materiałów ze względu na zmiany w ofertach handlowych.
• Płatności dostawcom – utrata naszej płynności, przekroczone limity kupieckie: u dostawcy X, Y, Z.

Jeżeli wypowiedź uczestnika zebrania ogranicza się tylko do opisu tego co się stało (punkt 1), dopytaj konsekwentnie o brakujące trzy pozostałe punkty. W ten sposób wszyscy na zebraniu w krótkim czasie mają względnie pełen obraz sytuacji i mogą proponować swoim zdaniem najlepsze rozwiązania. A jak? Oczywiście wyczerpująco, według kolejnego schematu, który znajdziesz poniżej:

Przedstawianie swojego pomysłu na rozwiązanie problemu/sposobu postępowania, do którego trzeba przekonać innych

1. Czy w ogóle powinno się zareagować i jeśli tak, to w jaki sposób?
   
   Nadwyżki są tak poważne, że wymagają natychmiastowych działań, dokładnego zinwentaryzowania, oceny stanów, w jakim się znajdują poszczególne partie zapasów, zaplanowanej ich rotacji do końca roku. Na przyszłość – wdrożenie w firmie komputerowego systemu zarządzającego zapasami i wiążącego zapasy z zamówieniami klientów.
2. Szacowane środki/koszty ewentualnego działania?
   
   Działania związane z bieżącą likwidacją zapasów – 3 dni inwentaryzacji przy pełnej obecności pracowników magazynu, dodatkowe godziny szacowane na X, koszty Y. Program komputerowy + wdrożenie orientacyjnie kwota: X – do Y w zależności od zaawansowania, producenta itp.
3. Szacowany czas realizacji?
   
   Inwentaryzacja – 3 dni. Plan rotacji elementów – 4 dni. Przywrócenie stanów magazynowych do normalnego poziomu – 3 miesiące. Wdrożenie programu – 4 miesiące.
4. Prognozowany efekt lub mierniki poprawy.
   
   Stany magazynowe na stałym poziomie. Lepsza płynność finansowa.
5. Prognozowany skutek braku działań.
   Narastające zapasy. Utrata dostawcy X z powodu płatności. Koszty utylizacji zbędnych lub zniszczonych elementów. Dalsze pogorszenie płynności finansowej.

Dlaczego schematy przedstawiania informacji są lepsze od żywiołowej dyskusji? Takie sposoby wymiany zdań mają sporo zalet:

• uczestnikom zebrania łatwiej zebrać myśli i rzeczowo przedstawić to, co mają do powiedzenia,
• uczestnikom zebrania łatwiej opanować emocje i skupić się na faktach i konkretach,
• uczestnikom zebrania łatwiej obiektywnie porównać propozycje lub punkt widzenia problemu kilku osób,
• zebranie przebiega sprawniej i w oparciu o konkrety,
• łatwiej podjąć rozstrzygające decyzje.

W jednej z firm zebrania operacyjne odbywały się w grupie siedmiu mężczyzn i jednej kobiety. Była ona bardzo zaangażowana w pracę. Niestety na zebraniach emocje działały przeciwko niej, nie pozwalały na rzeczowe dyskusje. Poruszała wiele wątków w jednym zdaniu, co powodowało, że główny sens wypowiedzi gubił się. Inni uważali słuchanie jej za stratę czasu. Jej ostrzeżenia brzmiały histerycznie, niekonkretnie. Zamknęła się w sobie i nie odzywała wcale na zebraniach.